Ставим задачи и принимаем результат

К счастью, шансы на правильное выполнение задачи можно увеличить. Для этого, ставя задачу, стоит соблюдать несколько принципов.

Эти принципы — основа, без которой вообще нельзя утверждать, что задача существует. В уроке мы подробнее поговорим о каждом из них.

Сформулировать задачу — значит понятно рассказать, что нужно, и дать все материалы и контекст.

Начнем с постановки понятной задачи. Чтобы сделать задачу максимально понятной, можно ставить ее по SMART — об этом методе мы уже говорили во втором уроке, когда учились формулировать цели на испытательный срок.

Шаг 1. Делаем задачу specific — конкретной. Конкретно — это субъективное представление, и иногда то, что звучит конкретно для вас, может звучать неконкретно для того, кому задача ставится.

Мы никогда не можем быть уверены, что другой человек на 100% в контексте наших задач. У каждого сотрудника обычно несколько параллельных проектов, и если кто-то просит что-то «протестировать» или «подготовить к печати», это может в лучшем случае привести к списку дополнительных вопросов, а в худшем — к лишней работе, если задачу поймут неверно.

Поэтому формулируйте задачу максимально конкретно.

Например, эти задачи звучат конкретно:

• подготовить к печати буклет версии 1.3;
• составить шорт-лист локаций для съемки;
• протестировать сборку приложения.

А эти — не конкретно:

• подготовить к печати — что именно готовим к печати и какую версию?
• составить список локаций — каких, для чего?
• протестировать — что протестировать?

Шаг 2. Делаем задачу measurable — измеримой. По каким критериям будет понятно, что задача выполнена? Возможно, это звучит немного странно, но измеримость — не всегда очевидная вещь. Иногда это буквально «сделано/не сделано». Иногда — проценты роста или падения, их конкретное число. А иногда что-то другое.

Главное здесь — ответить на вопрос «Как я пойму, что задача выполнена?». Поэтому «Вырастить продажи» — неизмеримая задача, а «Придумать три концепции спецпроекта и презентовать их клиенту» — измеримая.

Шаг 3. Делаем задачу achievable — достижимой. Если поставить недостижимую задачу, то мало шансов, что ее выполнят. Это еще одна очевидная мысль, которую легко упустить.

Это касается не только сроков, но и сути задачи. Бывает, что задача кажется понятной и достижимой заказчику, но совершенно недостижимой — исполнителю.

Бывают случаи, когда задача действительно сложная или у нее короткий срок, но очень важно ее выполнить. Тогда лучший вариант — переформулировать задачу самостоятельно или подумать вместе с коллегой, как можно добиться результата с такими ограничениями.

Шаг 4. Делаем задачу relevant — значимой. Исполнителю должно быть понятно, зачем вообще выполнять эту задачу, в чем ее значимость для клиента, проекта и бизнеса. Если человек не понимает, зачем ему что-то делать, он может сделать что-то не то.

В этих примерах значимость сформулирована ясно:

• «Чтобы буклет был готов к выставке 10 сентября, нужно…»;
• «Чтобы увеличить количество подписчиков, мы хотим попробовать…»;
• «Чтобы провести все оплаты в срок, давай…».

А тут непонятно, зачем что-то делать:

• «Сделай, пожалуйста…»;
• «Мне нужно, чтобы…»;
• «Вася сказал, что…».

Шаг 5. Делаем задачу time-bound — ограниченной во времени. Задача без срока не будет выполнена никогда — факт.

Сравните две задачи:

• ❌ «На следующей неделе нужно заказать коробки». Задача неприоритетная — закажем на той неделе или в начале следующей. Какая разница, это же коробки.
• ✅ «Нужно заказать коробки в офис с доставкой до 22-го числа, потому что 25-го переезд». Это приоритетная задача — без коробок офис не переедет, дату переезда передвигать нельзя.

Чтобы можно было завершить задачу, нужно сформулировать дедлайн. Идеально, если вы объясните, почему срок именно такой — так исполнителю проще понять важность и приоритизировать свои задачи.

Вы можете сами не знать, какой срок приемлем для исполнителя. В таком случае коллега сам скажет, что не может сделать что-то к предложенному сроку — тогда придется передоговориться и вместе найти решение.

Нет ограничения по времени:

• ❌ «Хорошо бы успеть в этом квартале» — хорошо бы или нужно? А когда закрываем квартал? Что именно считается его концом?
• ❌ «Когда у тебя найдется время» — а вдруг не найдется?
• ❌ «В середине недели» — во вторник вечером? Или в четверг? Или ровно в 12:00 в среду?

Есть ограничение по времени:

• ✅ «Нужно отправить до 12:00 в четверг».
• ✅ «Сдаем проект 25 сентября. Твоя часть нужна до 10 сентября, потому что потом я буду согласовывать ее с другими отделами».
• ✅ «Скинь, пожалуйста, завтра до конца рабочего дня».

Когда задача сформулирована, пора собрать вместе все материалы для ее решения — или сказать исполнителю, где их найти. Объем информации зависит от задачи, но чаще всего это:

• документы — юридические, технические;
• имена и контакты людей, с которыми нужно пообщаться для решения задачи;
• референсы — примеры и антипримеры;
• план проекта и связанные задачи — чтобы исполнитель понимал, как его задача влияет на весь проект.

Еще больше идей для таких материалов вы можете найти в нашем списке.

Вы можете сохранить наш чек-лист в формате PDF на свое устройство, а также отправить PDF-файл в телеграм-сообщении.

В некоторых случаях материалы критически важны, и без них могут начаться сложности.

Если же нужно, чтобы исполнитель сам нашел какие-то данные, это может быть частью задачи.

Без четко назначенного исполнителя ответственность за задачу размывается, и нельзя быть уверенным, что ее выполнят.

Например, организатору мероприятия нужно, чтобы на площадку из офиса привезли две забытых сумки. Организатор пишет в чат:

В этом случае организатор отметил слишком много людей — каждый может подумать, что другой выполнит задачу, и в итоге сумки не привезет никто.

Лучше было бы отправить такое сообщение:

Так организатор четко дает понять, что и от кого ждет. Ответственность не размывается.

Бывает, что одной задачей должны заниматься несколько человек. В таком случае возможны три сценария.

Вы отвечаете за общую задачу и ставите отдельные разным исполнителям. Представьте, что вам нужно обновить дизайн сайта и форму обратной связи, чтобы увеличить количество покупателей. Для этого нужно три исполнителя — дизайнер, разработчик, тестировщик. Всем придется поставить отдельные задачи со своей зоной ответственности. А за общую задачу «обновить дизайн и форму» отвечаете вы.

Вы ставите задачу одному человеку, который может привлекать других исполнителей. Вместо поиска трех исполнителей вы можете поставить задачу менеджеру из стороннего агентства. В таком случае уже его задача — решить, как он ее выполнит и каких исполнителей привлечет.

Вы не знаете, кого назначить исполнителем, и спрашиваете об этом коллег. Это может быть руководитель, специалист из отдела кадров или более опытный коллега. Еще можно спросить того, кто, по вашему мнению, может выполнить задачу. Для этого стоит описать ее и уточнить, к тому ли человеку вы обратились:

Когда выбрали исполнителя, пора выбрать и тон общения. Вы можете опираться на несколько вводных:

• знакомы ли вы или только начали сотрудничать;
• перед вами начальник или просто коллега;
• как принято общаться в вашей компании, какая у вас корпоративная культура.

Тон общения может колебаться между двумя полюсами. Первый — прямая постановка задачи. Она уместна, если есть договоренность, что человек делает именно эту работу. Такие прямые указания подходят для постановки задачи в рамках одного проекта или стандартных действий:

Второй полюс — просьба о помощи. Она уместна, если это нестандартное поведение или запрос:

Даже самые ответственные исполнители иногда забывают про задачи или делают в первую очередь другое. Чтобы убедиться, что задачу сделают, полезно взять на себя контроль прогресса.

Проконтролировать — значит помочь исполнителю выполнить задачу так, как нужно вам. Контроль начинается в момент постановки задачи, продолжается во время работы над задачей и заканчивается приемом результата.

Уровень внимания, с которым заказчик контролирует задачу, может зависеть от многих факторов:

• важности и срочности — если от этой задачи многое зависит, то стоит уделять ей больше внимания;
• новизны — чем нетипичнее задача, тем больше доработок и внимания она потребует. Для типовых задач требуется меньше контроля;
• исполнителя — вы можете знать, что этот конкретный человек всегда все делает на день раньше срока, и не уточнять, все ли нормально. Но если вы знаете, что специалист стесняется задавать вопросы, то можете узнать, как продвигаются дела и нужна ли помощь;
• ажиотажа на работе — в напряженные периоды, например перед Новым годом, может требоваться больше контроля, потому что у всех горят сроки и заканчиваются проекты.

Разберем две ситуации, в которых степень контроля отличается.

1️⃣ Вам нужно оплатить счет в четверг. Задача понятная, типовая. Поэтому достаточно:

• описать задачу в чате с бухгалтером;
• уточнить, нет ли вопросов и оплатят ли в четверг;
• если в бухгалтерии процессы отлажены, то не напоминать. Если нет, в среду можно уточнить, запланирован ли платеж.

2️⃣ Вы отвечаете за новогодний корпоратив и наняли ведущего. Корпоратив должен быть в вашем корпоративном стиле, с моментами из жизни коллектива за год и без конкурсов с ручками и шариками. Задача нетипичная, так что нужно:

• описать требования и ограничения к задаче;
• обсудить задачу с ведущим лично;
• ответить на вопросы;
• попросить сделать черновик программы;
• посмотреть его заранее;
• заложить время на обратную связь и доработки.

Теперь разберем, как именно можно проконтролировать задачу.

Первое и главное — письменнно зафиксировать задачу. Если задачу не записали — значит, про нее уже забыли.

Формула «зафиксировать письменно + предложить обсудить» — выигрышная. Если обсуждение не нужно, то и славно. А если нужно — вы как бы открываете дверь для диалога с коллегой. В зависимости от вашей компании, можно отправить сообщение в чате, письмо по почте или завести задачу в трекере.

Рассмотрим три варианта фиксации для разных ситуаций.

📝 Письменно, без обсуждения — вариант для стандартной задачи. Если задача небольшая, понятная, стандартная, достаточно письменно ее сформулировать.

Пример задачи: прислать нужный файл, провести оплату, взять задачу в тестирование, сверстать страницу.

📝🗣 Письменно, с обсуждением — вариант для новой задачи. Если неочевидно, как делать задачу, или нужны новые детали, полезно встретиться и проговорить их.

Пример задачи: запустить новую рекламную кампанию, написать ТЗ для новой функции в приложении.

🗣📝 Сначала обсуждение, потом задача — когда нужно что-то сделать, но вы сами пока не знаете, что и как. Бывают случаи, когда задача — сформулировать задачу.

Пример задачи: абсолютно новый для компании проект.

Задачу, в которой что-то может измениться по ходу работы, полезно разбить на более мелкие шаги. Это поможет настроить рабочий ритм и обезопасить всех участников на случай изменений.

Допустим, вам нужен контракт с клиентом. Вы просите юриста подготовить документ, но понимаете, что могут возникнуть вопросы в некоторых пунктах. Вы предлагаете:

Так у вас появляется промежуточная точка, когда можно проверить, в верном ли направлении движетесь.

Хороший способ напомнить о задаче — заранее запланировать напоминание. Этот метод помогает при небольших и несрочных задачах, особенно если результат очень нужен вам, но не является приоритетом для исполнителя.

Если вы видите, что срок задачи подходит, но чувствуете или буквально видите, что движения по ней нет, полезно напомнить коллеге. Главное — не уйти в микроменеджмент, когда заказчик пытается контролировать каждый шаг исполнителя.

Между полезным напоминанием и микроменджментом тонкая грань, которую легко перейти. Разница в том, что при рабочем напоминании заказчик уважает время исполнителя и доверяет ему в работе. А при микроменеджменте — требует постоянной отчетности и не дает свободы. Сравните несколько ситуаций.

Вот так делать не стоит:

• ❌ «Привет, как дела?» — непонятно, делами правда интересуются, или это попытка скрыть рабочий вопрос? Такое может раздражать, особенно если это стандартный способ уточнять статус по проекту.
• ❌ «Привет! Жду макет. В пятницу кампания начинается. Ты еще не начинал? Может, сегодня начнешь? Давай вместе сегодня посмотрим? Скинул зум», — слишком много контроля, исполнитель может подумать, что ему не доверяют.
• ❌ «Привет. Как обсуждали на встрече, пришлите, пожалуйста, вводные», — заказчик слишком формально напомнил о задаче. Может быть, исполнитель уже забыл, что с ним обсуждали и почему это важно. Было бы полезно уточнить детали.

А вот так делать можно — есть контекст, дедлайн и напоминание о причинах срочности:

• ✅ «Привет. Напоминаю про задачу Х (ссылка) — ждем к 14-му числу, чтобы я успел посмотреть до отпуска. Дай знать, все ли ок? Если есть вопросы, свисти».
• ✅ «Привет. На встрече в пятницу договорились, что ты пришлешь примеры прошлых рекламных кампаний, доступ к метрике и технические ограничения. Без этих данных мы не можем двигаться по задаче — пришлешь, пожалуйста, до среды, как обсуждали? Тогда мы успеем вернуться с первым вариантом через неделю, как и планировали».

Урок почти закончен, напоследок предлагаем выполнить два задания.

Ура, задача готова! Теперь нужно принять результат:

1. Проверить все элементы задачи на соответствие ТЗ — все ли так, как планировалось: форматы файлов, имена, содержание.
2. Убедиться, что у вас есть нужный уровень доступа. Если это файл, скачать его на рабочий диск.
3. Если есть отклонения от изначальной задачи, согласиться с ними или отправить на доработку.
4. Письменно принять результат — обычно простого «ок» в чате или отметки «готово» в трекере достаточно.
5. Поблагодарить исполнителя — он старался и, скорее всего, у него все получилось.
6. Дать или запланировать обратную связь. Положительное лучше говорить публично, а критику и рекомендации оставить на будущее для личного разговора. Как давать и получать обратную связь, мы подробно расскажем в шестом уроке.

Вы можете сохранить наш чек-лист в формате PDF на свое устройство, а также отправить PDF-файл в телеграм-сообщении.

1. Поставить задачу — тоже задача. Чем качественнее вы ее сформулируете и чем больше нужных материалов дадите исполнителю, тем выше шансы получить именно то, что нужно.
2. Рабочие задачи можно формулировать по методу SMART.
3. У задачи должен быть ответственный исполнитель. Без него ответственность размывается.
4. Задачу стоит зафиксировать письменно, а затем аккуратно контролировать процесс выполнения. Осторожно: не провалитесь в микроменеджмент.
5. Не забывайте принять задачу — подтвердить, что все ок, сказать спасибо исполнителю и по необходимости поделиться обратной связью.

В этом и предыдущем уроке курса мы разобрались, как ставить и выполнять задачи. Дальше расскажем, как давать и получать обратную связь по результатам работы.