Созваниваемся и встречаемся

Тем, кто участвует во встречах, но не организует их самостоятельно, мы можем дать несколько советов для каждого этапа.

Подготовка к встрече. На этом этапе стоит узнать несколько вещей:

• цель и повестку. Это поможет определить, нужно ли вообще вам участвовать во встрече. Если есть вопросы для вас, подумайте о них заранее. Возможно, нужно подготовить какие-то ответы или материалы;
• вашу роль на встрече. Вы принимаете решение? Вы участник дискуссии? Вы должны послушать других? Задайте эти вопросы организатору встречи, начальнику или старшему коллеге и поймете, к чему готовиться.

На встрече. Чтобы встреча прошла хорошо, тоже нужно подготовиться:

• придите заранее, минут за пять-семь до начала. Заходить на онлайн-встречу можно минута в минуту, лучше не опаздывать;
• если встреча дистанционная, включите камеру и выключите микрофон. Можно держать оба девайса по умолчанию выключенными — это даст драгоценные секунды, если вы опаздываете, но уже подключились и бежите к рабочему столу.

После встречи. Стоит посмотреть отчет по итогам — особенно если вы должны что-то сделать. Или же оперативно описать договоренности в чате.

Возможно, вы не участник, а организатор встречи. В таком случае дело требует больше подготовки и времени.

Организовать встречу можно в три шага:

1. Подготовить ее.
2. Провести.
3. Написать отчет по итогам.

Первым делом, как в любой коммуникации на работе, определяем цель. Если не сформулировать ее заранее, можно оказаться в ситуации, когда встреча есть, а смысла в ней нет. Поэтому цель — главное, что нужно, чтобы научиться планировать и проводить встречи. Все остальное — инструменты.

Чтобы определить цель, достаточно ответить на вопрос, зачем эта встреча нужна. Ответы могут быть разными, например:

• согласовать концепцию сайта с руководителем, выбрав одно из двух направлений;
• собрать обратную связь по проекту;
• объяснить ТЗ участникам нового проекта;
• разрешить конфликт с партнером и передоговориться о новых условиях работы;
• помочь новому сотруднику разобраться в процессах команды.

Во втором уроке мы уже разбирали, что такое методология SMART и как ставить по ней цели — можно обратиться к той же схеме.

Дальше мы будем на примере одного кейса показывать, как провести встречу.

Представим специалиста по персоналу Алину. Сначала расскажем, с какой проблемой при организации встречи она могла бы столкнуться. А потом — как она ее избежала, применяя советы из урока.

Когда цель сформулирована, ее можно и нужно превратить в повестку — она же план встречи, адженда или агенда на офисном жаргоне.

Повестка — это ответы на вопросы, но в форме плана. На каждый из этих вопросов нужно ответить себе, а затем представить эту информацию в удобном для коллег виде:

• В чем цель встречи?
• Когда и где она пройдет?
• Кто приглашен?
• Какие вопросы обсуждаем?
• Сколько времени встреча займет?
• Кто докладывает, кто задает вопросы?
• От кого ожидают ответы?
• Какой должен быть результат встречи?

В зависимости от масштаба встречи и традиций внутри компании, повестку можно сформулировать в пару предложений или в документ на несколько страниц на бланке компании. Чаще всего повестка помещается в описание встречи в календаре.

Если нужен образец повестки, можете взять наш шаблон. Если образец для вас слишком подробный или там чего-то нет, смело адаптируйте под себя — убирайте лишнее, добавляйте нужное.

На встречу нужно кого-то пригласить. Если сразу хочется добавить всех-всех причастных — возможно, это перебор.

Всех участников любого проекта можно поделить по матрице ответственности RACI — Responsible, Accountable, Consulted, Informed. Она помогает понять, кто за что отвечает в конкретной задаче, и распределить членов команды по четырем категориям:

1. Responsible — ответственный за работу, тот, кто выполняет задачу. В примере Алины — офис-менеджеры других городов.
2. Accountable — ответственный за результат. Тот, кто его согласует.
3. Consulted — консультирующий, помогающий. Тот, кто дает рекомендации и советы, но за результат не отвечает.
4. Informed — проинформированный. Тот, кого нужно держать в курсе о процессе и результате.

Иногда роли смешиваются, но обычно вполне можно определить, кто отвечает за результат, а кто за выполнение задачи.

На встречах, как правило, нужны первые три типа членов команды:

• ответственные за работу — для обсуждения текущих вопросов;
• ответственный за результат — для принятия решений, обратной связи;
• консультирующий — для советов.

А вот проинформировать в большинстве случаев можно письменно.

Это не значит, что нужно всегда звать всех в этих категориях: идти нужно от цели. Если цель — сбор обратной связи, то ответственный за результат и консультирующие нужны вам в первую очередь. Если это текущая встреча по проекту, где вы обсуждаете процесс, то будет достаточно тех, кто отвечает за работу.

Идеальное количество активных участников встречи — до четырех-пяти человек. Большему количеству людей будет сложно участвовать в диалоге, они, скорее всего, будут молча слушать.

Десятки человек стоит приглашать, если ваша цель — эмоционально воздействовать на них, а не дать высказаться. Например, вы хотите рассказать о новой стратегии компании или презентовать продукт.

Идеально, когда вы планируете встречу заранее — тогда у вас есть роскошь выбирать более удобное время.

Вот на что мы советуем ориентироваться при выборе времени.

📆 Календари коллег. Проверьте, когда они свободны. Если общих слотов нет, предложите переместить какую-нибудь задачу в расписании или разбить встречу на две.

Если календари недоступны или в компании их нет, предложите время для встречи в чате или письмом. В чатах для этого можно использовать голосование. Важно задать вопрос так, чтобы люди сразу выбрали все подходящие слоты, а не один. Или указать в настройках, что можно голосовать за несколько вариантов.

🕙 Часовые пояса. Уточните, кто откуда подключается на созвон, если коллеги живут далеко друг от друга. Так вы не поставите встречу на полночь по Дубаю.

👥 Формат — лично или виртуально. В зависимости от вашего режима работы может быть важно встретиться лично или на созвоне.

📋 Собственный план на день, неделю, проект. Не забывайте про то, что нужно вам, — ваше расписание и планы важны так же, как планы коллег.

🪑 Доступность переговорок. Просто убедитесь, что вам будет где встретиться. Если можете, забронируйте дополнительные 10—15 минут в выбранной переговорке, чтобы подготовить комнату.

А вот что делать не стоит.

❌ Ставить встречу на 09:00 и раньше, особенно в понедельник. Рано утром большинство предпочитает разбираться с личными рабочими задачами, планировать день и вообще начинать жить эту жизнь. Поэтому встреча рано утром, скорее всего, будет менее продуктивна, чем на пару часов позже.

❌ Ставить встречу на вечер, особенно в пятницу. Причины те же, только наоборот — вечером у большинства есть какие-то планы, личная жизнь. Да и в целом люди устали. Снова будет не очень продуктивно.

❌ Ставить встречу, которая пересекается с другими встречами. Конечно, иногда просто нет других слотов, кроме пересекающихся. Тогда стоит обсудить с коллегой, может ли он что-то придумать, прежде чем отправлять ему приглашение.

❌ Ставить встречу сразу перед или после другой. Люди просто опоздают на вашу или другую встречу. Поэтому позаботьтесь о коллегах — сделайте небольшой перерыв.

Не стоит по умолчанию ставить встречу на 40—60 минут. Короткие встречи обычно эффективнее и дешевле для всех, после них не нужно полчаса пить чай, вспоминая, что было до. А регулярные встречи дольше часа говорят о том, что в компании нет культуры встреч.

Вместо этого лучше учитывать, что именно вы будете обсуждать.

⏳ 15 минут для одной небольшой темы. Например:

• рассказать отделу закупок про свой запрос;
• получить совет по переговорам с партнерами;
• предложить и согласовать локацию для съемки.

⏳ 30 минут для пары небольших вопросов или одного среднего по важности и объему:

• обсудить и зафиксировать список задач по рекламной кампании;
• решить, кто выполняет эту задачу, а кто — другую.

⏳ 45 минут для важного разговора на одну тему или серии мелких вопросов:

• скорректировать план рекламной кампании;
• синхронизироваться с командой раз в неделю.

⏳ 60 минут для важного вопроса с кучей неизвестных и разными людьми:

• провести первую встречу для съемки рекламного ролика;
• поучаствовать в ретро по итогам проекта.

Это время, за которое люди не успеют вымотаться и будут эффективны. 60 минут находятся уже на границе этой зоны.

Повестка готова, время выбрано — пора пригласить коллег. В разных командах бывает разная культура планирования: где-то встречи ставят прямо в календарь, а где-то принято сначала выбрать время и дату в почте или чате, а потом уже ставить в календаре.

На наш взгляд, оптимальный вариант такой:

• если до встречи несколько дней или даже неделя — запланировать ее прямо в календаре. Там можно заранее выбрать время, добавить повестку и все, что нужно;
• если это очень важная встреча, например ключевая презентация, или она с участием важных заказчиков и начальников, можно пригласить всех за две-три недели. Так вы избежите ситуаций, когда кто-то ушел в отпуск, а вы не знали;
• если вы ведете большой проект, то есть смысл поставить регулярные встречи раз в одну-две недели или запланировать важные заранее;
• если встреча срочная, на сегодня-завтра — написать или сказать коллегам лично, что сейчас им придет приглашение, и кратко описать важность и срочность вопроса. Почта и календарь плохо подходят для ситуаций, когда что-то происходит прямо сейчас.

Когда готовите приглашение, не забудьте добавить:

• всех участников;
• повестку;
• адрес или переговорку — если актуально;
• ссылку на видеовстречу — если актуально;
• ссылки на нужные документы.

Подготовьте пространство — виртуальное или реальное.

Если встречаетесь виртуально:

• проверьте, что ссылка на встречу работает;
• выключите уведомления всех мессенджеров — чтобы случайное сообщение не отвлекало вас или участников;
• приберитесь на рабочем столе. Во-первых, это просто прилично. Во-вторых, если у вас там свидетельства, которые не нужно показывать, например документ «Новая смета с завышением», это может стать проблемой;
• откройте нужные вкладки и программы и закройте ненужные;
• уберите электронные сигареты — не стоит курить во время встречи;
• для встреч дольше 30 минут приготовьте себе воду или чай;
• организуйте хороший свет и фон — всегда удобнее и приятнее говорить с человеком, которого хорошо видно. Чистая стена подойдет для задника — ее может заменить заблюренный фон. Для хорошего света сядьте напротив окна;
• проверьте камеру, наушники, микрофон, демонстрацию экрана.

Если ваша встреча проходит и виртуально, и в переговорке, придется также проверить оборудование переговорной комнаты. А еще посмотрите:

• всем ли хватает стульев и столов;
• комфортная ли температура;
• работает ли свет;
• есть ли на столах бумага, карандаши, вода. Если разговор предстоит долгий, возможно, стоит организовать чай и кофе;
• кого куда посадить;
• нет ли встреч впритык в этой комнате — возможно, стоит подстраховаться и сказать коллегам перед вами, что комната нужна ровно на столько-то.

Собрали чек-лист, который поможет подготовиться к любой встрече. Его можно сохранить как PDF или отправить себе в телеграме и воспользоваться, когда будет нужно.

Если вы организуете встречу, значит, скорее всего, вы ее ведете от начала до конца по пунктам повестки и отвечаете за качество. Может звучать страшно, но, во-первых, у встреч почти всегда одна и та же структура, и мы ее вам дадим. А во-вторых, после нескольких проведенных встреч это станет просто привычкой.

Стандартный план встречи примерно такой:

• начало — 5—10% времени;
• основная часть — 80—85%;
• завершение — 5%;
• запас на «мне только спросить» — 5%.

Начало — важная часть встречи. В этот момент все подключаются, знакомятся и настраиваются на работу.

Чтобы избежать проблем Алины, стоит в начале встречи сделать несколько вещей:

• убедиться, что все друг друга видят и слышат. Если нужно показывать свой экран и файлы — проверить, что все работает;
• познакомиться — если это первая встреча. Обычно первым представляется ведущий встречи, он же знакомит коллег;
• поболтать о мелочах, пока все собираются, то есть устроить смол-ток;
• объявить о начале встречи, озвучить цель и план;
• напомнить предыдущие договоренности, если они были.

В начале встречи перед организатором часто стоят два вопроса. Ответим на них.

Стоит ли неформально разговаривать перед встречей? Две-три минуты смол-тока перед встречей могут быть полезны:

• вы займете время, пока все приходят или подключаются;
• вы познакомитесь, если еще не успели;
• вы «разобьете лед» и будете чувствовать себя комфортнее друг с другом. Такое общение снимает напряжение и настраивает всех коллег на диалог.

Стоит учитывать, принято ли вообще говорить на незначительные темы на деловых встречах в вашей компании. В некоторых компаниях, которые позиционируют себя как очень серьезные, люди просто не привыкли неформально разговаривать. Или же бывает так, что несколько человек общаются перед встречей, а другие молчат в силу своего характера или фокусирования только на деловых разговорах.

Если вы решили завести смол-ток, вот как это сделать:

• инициируйте диалог, если вы организатор встречи. Остальные участники могут отмолчаться — из-за стеснения или по другой причине;
• задайте конкретный вопрос: какая у кого погода, чем занимались на выходных, какой фильм смотрели последним;
• обозначьте правила: например, каждый отвечает по очереди, кто ответил — называет имя другого человека и передает слово ему.

Все с выключенными камерами, что делать? Включать ли камеру на онлайн-встречах, зависит от корпоративной культуры в компании и конкретно в вашей команде. Кроме того, на это влияет формат:

• на больших встречах, где обычно выступает несколько человек, камера для слушателей необязательна;
• на более камерной встрече для команды уместно ее включить.

Если вам все же нужно попросить коллег включить камеры, вот как это сделать:

• прямо попросить: «Пожалуйста, включите камеры — это поможет более качественному обсуждению»;
• скрыто попросить: «Пока все собираются, есть время включить и проверить камеры и микрофоны. Меня видно, слышно?» — в таком подходе камера как бы подразумевается, поэтому отказать сложнее;
• заранее попросить тимлида или другого старшего на встрече включить камеру и предложить остальным сделать то же самое. Подходит, если очень стесняетесь;
• сослаться на культуру компании: «На таких созвонах у нас принято включать камеры, так что я включаю свою»;
• попросить отдел кадров или руководителя сделать включенную камеру стандартом коммуникации в команде. Подходит, если остальные способы не работают.

Не советуем использовать манипулятивный путь: «Ой, никого не вижу — как будто бы баг, или камеры выключены, не знаете?» — скорее всего, не сработает или сработает один раз.

У основной части встречи может быть разная структура — это зависит от типа встречи.

Примеры структур:

• презентация + вопросы или обсуждение;
• совещание;
• дискуссия;
• последовательное обсуждение запланированных вопросов.

Если у вас презентация и обсуждение, заложенное на них время может быть разным, в зависимости от темы. Мы рекомендуем закладывать на обсуждение и вопросы как минимум столько же времени, сколько и на презентацию.

Во время встречи можно делать пометки — пригодится после, чтобы написать отчет по итогам и использовать в работе. Записывать можно в блокнот или заметки на телефоне или компьютере.

Для очень важных встреч иногда берут стенографиста — человека, который ведет протокол. Сегодня вместо стенографиста используют запись встречи с расшифровкой искусственным интеллектом — в таком случае не забудьте сказать о записи участникам.

Бывает, что встреча уходит не туда. Например, вы презентовали дизайн мероприятия, а заказчик начинает задавать вопросы про мобильное приложение. Здесь совет только один — смотрите по ситуации. Это ваша встреча, вы на ней главный и вполне можете сказать, какой вопрос важнее. В описанной ситуации можно:

• предложить отложить новый вопрос и придерживаться повестки. Совет подходит, если вопрос не меняет дела и менее важен, чем ваша повестка;
• предложить сфокусироваться на новом вопросе. Подходит, если новый вопрос важнее для дела, чем ваш.

Если вдруг не можете выбрать, какой вопрос важнее, или его задал тот, кто, скорее всего, лучше знает, можно прямо спросить, стоит ли заняться новым вопросом.

В конце встречи рекомендуем коротко обозначить результаты и дальнейшие шаги. Это нужно для ясного завершения без недопонимания.

Если встреча затянулась, а заканчивать ее нужно, есть только один способ это сделать — сказать прямо, что это проблема, и предложить, как из нее выйти. Это не самый комфортный ход, но только он и работает:

Кстати, точно так же можно уходить со встречи, на которой вы оказались не нужны:

Отчет, он же фоллоу-ап, протокол или минутка, — документ, в котором зафиксированы все договоренности, достигнутые на встрече.

В идеале написать и отправить отчет стоит как можно скорее, например в течение часа после встречи. Можно позже — в течение дня. Потом договоренности начинают забываться.

Цель отчета — письменная фиксация, которая видна и понятна всем. Память подводит, люди понимают одно и то же по-разному, и может оказаться, что устная договоренность видится кем-то из коллег иначе. А к тексту можно вернуться, чтобы себя перепроверить или что-то вспомнить.

Структура отчета может быть такой:

1. Название и дата встречи.
2. Участники.
3. Цель.
4. Основные обсуждения: тема раз, тема два.
5. Решения и договоренности.
6. Вопросы и уточнения.
7. Следующие шаги.
8. Приложения — если обсуждали материалы.

Урок почти закончен. Напоследок — небольшое задание.

1. Эффективная встреча — дорогой, но полезный инструмент. Он подходит для принятия решений, долгих или эмоциональных обсуждений.
2. Проанализируйте свой календарь: какие встречи можно убрать, сократить или добавить? В этом поможет наш алгоритм.
3. Если вы участник, лучше заранее узнать цель и повестку, свою роль на встрече. А потом прийти на нее за пару минут до начала.
4. Если вы организатор встречи, нужно спланировать и провести ее, а потом написать отчет по итогам.
5. При подготовке встречи главное — сформулировать ее цель. Дальше нужно составить повестку, выбрать коллег и время, пригласить участников. Возможно, вам пригодятся шаблон повестки из раздела про организацию встречи и чек-лист по подготовке.
6. Если вы модератор встречи, стоит всех познакомить и убедиться, все ли друг друга видят. А потом озвучить план встречи и идти по нему.
7. После встречи стоит написать отчет по итогам — лучше в течение часа, но можно и до конца рабочего дня.

В следующем уроке обсудим, как вести переговоры, чтобы чувствовать себя уверенно и добиваться своего.