Как написать докладную

В сознании большинства людей фраза «Я напишу на вас докладную» звучит как предвестник наказания.

Но на самом деле докладная, или докладная записка, — это один из инструментов, который помогает решать рабочие проблемы. Расскажу, как им правильно пользоваться, чтобы работа была эффективнее.

Докладная — это письменное обращение к руководителю. В нем сотрудник сообщает о событиях, требующих принятия решения. Приведу пример.

Виды докладных записок. Их пишут о трудовых отношениях, внутренних процессах, чтобы решать или не решать вопросы. С этой классификацией в лучшем случае знаком делопроизводитель, и то не всегда.

Иногда люди путаются в том, что докладные бывают внутренние и внешние, но это не совсем корректно. Докладные можно писать только внутри одной компании. Не получится отправить докладную клиенту или деловому партнеру — это уже другой документ, например претензия.

В реальной жизни сотрудники присваивают документам заголовки, которые считают нужным. Например, докладной запиской могут озаглавить объяснительную, потому что есть мнение, что, если писать объяснение, работника накажут обязательно, а если докладную — нет.

Чем докладная отличается от объяснительной записки. Объектом — о ком пишут. Объяснительную записку, как и докладную, тоже пишет работник — руководителю. Но в объяснительной он говорит только о своих действиях и их причинах, например:

Докладная всегда о другом человеке. И причины его действий указывать необязательно, хотя можно:

Чем докладная отличается от служебной записки. Служебная записка может быть адресована не только руководству. Обычно ее используют в деловой переписке между сотрудниками одного уровня — допустим, между двумя начальниками отделов или служб.

В законах про докладную записку ничего нет. Небольшое упоминание есть в общероссийском классификаторе управленческой документации и в перечне типовых управленческих архивных документов  . Требований к содержанию записки в нем нет — только сроки хранения в зависимости от ситуации.

Как и что писать в докладной, перечень тоже не объясняет — правила утверждают сами организации или ведомства. Но чаще они руководствуются традициями делопроизводства и принципом «всегда так делали».

Есть документы с другим названием, но похожей сутью, что и у докладной. Например, рапорт — доклад от подчиненного командиру, — его используют в МВД, Минобороны, ФСБ и других ведомствах. В таких случаях правила написания и порядок подачи документа устанавливают сами органы.

Докладную всегда пишут руководителю. Например, сотрудник — начальнику цеха, руководителю службы безопасности или генеральному директору.

Отправитель докладной — всегда подчиненный. Но вот попросить написать такую записку может и руководство.

Основная задача докладной — решить проблему. Если проблемы нет, записка не нужна. Разберемся, в каких ситуациях и зачем обычно пишут докладные.

На сотрудников, которые мешают работе или ничего не делают: например, о том, что человек вместо работы с клиентами пьет чай. В этом случае отправитель для решения проблемы может предложить привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Об отсутствии сотрудника на рабочем месте — отправитель может попросить о проведении служебной проверки, чтобы повлиять на работника.

О невыполнении должностных обязанностей — например, о том, что план на месяц отдел не выполнил по вине сотрудника. Отправитель может предложить руководству перевести работника на другое место — если, по его мнению, это решит вопрос.

О некорректном поведении сотрудника — о том, что он хамит коллегам или клиентам. В этом случае можно предложить провести с ним беседу.

О появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения — в такой ситуации предлагают направить работника на медицинское освидетельствование, потому что сразу уволить его нельзя.

О нарушении трудовой дисциплины — например, об опозданиях и прогулах. В этом случае можно предложить провести служебную проверку, чтобы выяснить причины и решить, что с этим делать. О том, как правильно уволить сотрудника по инициативе работодателя, мы писали в отдельной статье.

О премировании — когда работодателю предлагают премировать сотрудника за то, что он сам решил проблему. В этом случае докладную обычно отправляет руководитель. Например, он может написать: «В связи с тем, что старший смены Иванов А. И. выполнил работы досрочно, прошу его премировать».

Как я уже сказал, единых правил оформления нет, их устанавливает организация. Если правила не установили приказом или распоряжением, записку можно написать в свободной форме.

Структура докладной обычно такая:

1. Получатель — указывают должность начальника, его фамилию, имя и отчество.
2. Описание ситуации, которую подчиненный не может решить.
3. Решение проблемы. Этот раздел необязательный, человек может просто не знать, что делать, и тогда решение принимает руководитель.
4. Адресант — человек, который подает записку. Обычно достаточно фамилии, имени, отчества и должности.
5. Дата составления докладной — число, месяц, год.

Чтобы составить докладную записку на все случаи жизни, можно воспользоваться нашим образцом или скачать шаблон для самостоятельного заполнения.

Бывают ситуации, когда работник пишет докладную, чтобы решить проблему, но в итоге только путает руководство и усугубляет ситуацию. Ниже — несколько наиболее распространенных ошибок и советы, как их избежать.

Длинный и сложный текст, который порой только запутывает. Вместо этого стоит писать коротко и понятно. Оптимальный объем докладной — два-три абзаца.

Детали, которые не относятся к делу. Например, могут написать, что человек не пришел на работу, потому что не уважает начальство, хотя на самом деле автор записки не знает, в чем дело. Если по итогам докладной проведут служебную проверку, причины все равно установят. Пишите только то, что имеет отношение к делу.

Невыполнимые просьбы к руководству. Например, нет такой меры дисциплинарного взыскания — выгнать с позором, да и уволить можно не за каждое нарушение. Если не уверены, что в отношении коллеги можно применить взыскание, которое вы хотите, оставьте выбор за руководителем и просто попросите его принять меры.

Ошибки в тексте. Перед подачей докладной проверьте текст на ошибки. Хоть совет может звучать очевидно, лучше перестраховаться: помарки и зачеркивания только затянут работу с документом.

Регистрация докладной — не строго определенный процесс, он зависит от правил компании. Их могут закрепить внутренними нормативными документами, например положением о порядке написания и подачи докладных. Но иногда достаточно и устного распоряжения, например писать от руки и подавать лично, отправлять по электронной почте или через систему электронного документооборота.

Устное и письменное распоряжения руководства равнозначны, и сотрудники должны их выполнять.

Некоторые работники считают, что, раз докладная на коллегу написана, руководитель обязан что-то предпринять. Но это не так. Например, распитие спиртного на рабочем месте — основание для увольнения. Но это не обязанность, а право руководителя, и человек может им не воспользоваться.

Даже если кроме докладной есть акт медосвидетельствования, заключение служебной проверки, все оформлено по трудовому кодексу, руководитель вправе простить сотрудника.

Сама по себе докладная не угроза. Последствия не обязательно связаны с наказанием.

Например, сотрудник пишет докладную о том, как ускорить доставку краски к малярам, чтобы быстрее завершить работу. В этом случае наказание никому не грозит. Но не факт, что начальство отреагирует.

Если сотрудник пишет докладную о том, что коллега систематически опаздывает на работу, могут быть последствия, но только если служебная проверка подтвердит нарушения и докажет вину.

Сроки хранения установлены только для докладных, которые пишут в государственных органах, органах местного самоуправления и организаций. Например, крупный бизнес — общество с ограниченной ответственностью — обязан соблюдать эти требования, а индивидуальный предприниматель — нет  .

Обычно докладные хранят три года или пять лет  . Например, поручения руководства и докладные записки по их выполнению хранят пять лет. А докладные об обеспечении рабочих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком, лечебно-профилактическим питанием — три года.

В трудовом праве возможны только дисциплинарные взыскания: замечание, выговор или увольнение, если на то есть причины. Докладная — еще не повод для отмены взыскания. С сотрудника, которого привлекают к дисциплинарной ответственности, докладную требовать нельзя — вместо нее работник дает письменное объяснение.

Дисциплинарное взыскание можно снять двумя путями. Либо это происходит автоматически, через год после применения взыскания, либо досрочно — по инициативе работодателя, просьбе работника, его руководителя или представительного органа работников. Еще сотрудник может обжаловать взыскание в трудовой инспекции или суде, но писать для этого докладные не нужно.

Решение по любой докладной принимает руководство — сам факт ее написания еще ничего не означает. Поэтому остается подождать, что предпримет руководитель.

Если решат наложить взыскание, нужно подробно отразить свои доводы в объяснении. Если несправедливое взыскание все же применят, обращайтесь в трудинспекцию или суд за обжалованием.

1. Докладная записка — способ сообщить о проблеме на работе и предложить решение.
2. Докладную всегда пишут внутри компании на имя непосредственного руководителя.
3. Руководитель вправе не отвечать на докладную и ничего с ней не делать.
4. Наказывать работников нельзя — только сделать выговор, замечание или уволить по объективной причине.
5. Нет единого правила оформления докладной. Можно писать в свободной форме, если в компании нет своего образца.