Что такое издержки и куда утекают деньги бизнеса

Один владелец кофейни удивлялся, почему при выручке в полмиллиона рублей у него остается меньше 30 000 ₽ прибыли.

А потом посчитал: аренда, зарплата, упаковка, эквайринг и даже вайфай для гостей. Многое съедали мелочи, на которые он не обращал внимания. Это классика: бизнес вроде бы работает, клиенты есть, выручка растет, а прибыль слишком маленькая. Чтобы понять, в чем дело, и увеличить чистую прибыль, надо разобраться с издержками. Расскажу, какие они бывают, как их считать и оптимизировать.

Издержки — все деньги, которые тратит бизнес, чтобы работать, производить и продавать. Это может быть аренда, зарплаты, сырье, логистика, реклама, обслуживание техники и другое. Даже если предприниматель работает без офиса и сотрудников, у него все равно есть издержки. Например, расходы на интернет, сотовую связь или банковское обслуживание.

Зачем считать издержки. Чтобы понимать, сколько бизнес зарабатывает на самом деле, и управлять прибылью. Бывает, выручка выглядит внушительно, но если вычесть аренду, зарплаты, рекламу и другие расходы, прибыль может оказаться меньше, чем ожидалось.

Анализ издержек поможет найти и сократить ненужные траты. Иногда предприниматели не замечают, как расходуют деньги на то, чем не пользуются. Например, подписки на разные сервисы продлеваются автоматически — если забыть их отключить, будут лишние траты. Вроде бы мелочь, но за год набегает ощутимая сумма.

Иногда внимательный разбор издержек подсказывает неожиданные точки роста.

Допустим, вы арендуете помещение под мастерскую, где делаете свечи. В месяц платите 50 000 ₽ вне зависимости от того, продали одну свечу или тысячу. Это постоянные издержки. А вот материалы на одну свечу обходятся в 150 ₽. Сделаете 300 штук — потратите 45 000 ₽. Расходы растут вместе с объемом производства — это переменные издержки.

Постоянные издержки — те, которые не зависят от того, сколько вы производите или продаете. Аренда, бухгалтерия, зарплата управляющего, хостинг сайта — платить за них нужно всегда, даже если клиентов в этом месяце не было. Обычно они предсказуемы.

Переменные издержки напрямую зависят от объема выпуска или продаж. Чем больше заказов, тем выше затраты на сырье, упаковку, доставку, комиссию платежных систем и другие связанные с производством или обслуживанием клиентов расходы.

Зачем считать постоянные и переменные виды издержек. Зная структуру своих затрат, вы можете вычислить точку безубыточности — понять, сколько клиентов или продаж нужно, чтобы хотя бы не работать в минус.

Когда бизнес считает, сколько стоит конкретный товар или услуга, не все расходы одинаково легко привязать к продукту. Чтобы точнее рассчитать себестоимость, издержки делят на прямые и косвенные.

Прямые издержки напрямую связаны с производством товара или оказанием услуги. Например, сырье, упаковка, сдельная зарплата сотрудника, который работает над продуктом, или доставка заказа до клиента. Если нет заказа, этих затрат тоже не будет.

Прямые издержки обычно рассчитывают на каждую единицу товара или услугу. Для этого важно понять, какие ресурсы задействованы, сколько времени занимает процесс производства продукции или оказания услуги и кто в нем участвует. После этого нужно оценить стоимость каждого компонента, необходимого для производства единицы товара или оказания услуги, и сложить все расходы.

Косвенные издержки обеспечивают работу всего бизнеса, но не могут быть напрямую отнесены к конкретному товару или услуге. Например, аренда офиса, зарплата бухгалтерии, реклама, лицензии, ИТ-поддержка. Поскольку эти затраты нельзя привязать к отдельной единице продукции, их распределяют между товарами или услугами по правилам, принятым в компании.

Сначала нужно сложить все косвенные издержки за определенный период. Затем выбрать способ распределения этих затрат на единицу продукции или оказанную услугу.

Вот четыре распространенных метода:

1. Пропорционально объему продаж. Способ подходит, если товары или услуги приблизительно равны по затратам. Например, если компания продает три товара по похожей цене и за месяц реализует 300 единиц, из которых 100 — товар А, то на него можно отнести примерно треть всех косвенных издержек.
2. Пропорционально прямым издержкам. Метод используют, если товары сильно различаются по затратам и марже. Косвенные расходы распределяются пропорционально прямым: если на товар приходится 75% от всех прямых издержек, на него же распределяют 75% косвенных.
3. Пропорционально времени, затраченному на производство или оказание услуги. Метод применяют, когда услуги сильно различаются по трудозатратам. Допустим, в салоне красоты одна процедура занимает 15 минут, а другая — два часа. Косвенные расходы, такие как аренда и зарплата администратора, распределяются пропорционально времени. Если одна услуга занимает четверть рабочего дня, на нее ложится 25% косвенных затрат.
4. Пропорционально количеству единиц продукции. Такой метод применяют, если выпускают однотипный товар в больших объемах. Например, пекарня, которая производит один вид булочек, может разделить косвенные расходы в 100 000 ₽ на 10 000 булочек. Получается, что на каждую булочку приходится 10 ₽ косвенных затрат.

После того как косвенные издержки распределены на единицу продукции, их складывают с прямыми затратами и получают полную себестоимость товара или услуги.

Что дает расчет прямых и косвенных издержек. Он нужен для понимания себестоимости продукции. Только учитывая обе категории расходов, можно увидеть, сколько на самом деле стоит товар или услуга, и понять, что приносит прибыль, а что — нет. Если ориентироваться только на прямые издержки, легко переоценить доходность, особенно если косвенные расходы занимают большую часть трат.

Кроме того, такой расчет помогает эффективно перераспределять ресурсы. Например, проще отказаться от малоприбыльных товаров или услуг, на которые приходится много общих затрат.

Еще можно лучше планировать масштабирование бизнеса. Если знать структуру издержек, то понятно, как изменятся расходы при увеличении объемов продаж: что потребует дополнительных вложений, а какие затраты останутся прежними. Так предприниматель избежит неожиданного роста расходов, ошибок в расчетах себестоимости и ситуаций, когда масштабирование приводит к убыткам, а не к прибыли.

Многие расходы бизнеса легко увидеть в платежках и выписках по счету. А иногда они нигде не зафиксированы. Чтобы учитывать и те и другие, издержки делят на явные и неявные.

Явные издержки — реальные денежные траты, которые проходят по счету, кассе или банковской карте. Например, аренда, зарплаты, закупка сырья, налоги, реклама, логистика, обслуживание оборудования.

Неявные издержки — это ресурсы, которые тратят, но не оплачивают напрямую. Например, время собственника, использование своего жилья под офис, личного автомобиля для доставки, вложенные личные деньги, которые могли бы приносить проценты в банке.

Чтобы посчитать явные издержки, достаточно поднять все документы и платежи. А вот неявные придется оценивать приблизительно — по рыночной стоимости потраченного ресурса.

Что дает расчет явных и неявных издержек. Позволяет лучше понимать реальную прибыль. Если учитывать только явные расходы, может показаться, что бизнес рентабельнее, чем на самом деле.

Кроме того, это помогает оценить, насколько эффективно используется личное время предпринимателя — и когда уже пора делегировать. Если на выполнение рутинных или вспомогательных процессов уходит слишком много часов, которые можно было бы посвятить более прибыльным делам — например, работе с клиентами, расширению ассортимента, переговорам с партнерами или развитию маркетинга, — то становится проще принять решение нанять помощника. Освободив время для стратегических задач, которые напрямую приносят доход, предприниматель зарабатывает больше, чем если бы продолжал делать все сам.

И наконец, расчет неявных издержек — это подготовка к росту. Когда бизнес держится на собственнике, его личном труде и имуществе — это риск. Оценка неявных издержек показывает, что именно придется заместить деньгами при масштабировании: нанять людей, арендовать помещение, купить оборудование. Это помогает реалистично планировать рост.

Иногда бизнес может частично вернуть потраченные деньги — например, если закрыть проект и продать оборудование. А иногда все вложенное уходит безвозвратно. Чтобы трезво оценивать последствия и принимать обоснованные решения, издержки делят на возвратные и невозвратные.

Возвратные издержки — те, что можно полностью или частично компенсировать. Например, компания закупила сырье, но решила остановить производство — и теперь может продать неиспользованные материалы. Деньги за покупку оборудования можно частично вернуть, если его удастся продать.

Невозвратные издержки — расходы, которые уже понесены и не могут быть возвращены ни при каких условиях. Например, разовая плата за дизайн, зарплата за отработанный месяц, реклама, которая уже открутилась, время собственника.

Как считать. Возвратные издержки можно оценить по остаточной стоимости: сколько удастся вернуть при продаже или возврате. Невозвратные считаются потерянными окончательно — их не учитывают при принятии новых решений.

Что дает расчет возвратных и невозвратных издержек. Знание разницы между этими двумя видами расходов важно в критические моменты. Оно помогает вовремя остановить убыточное направление. И дает четкое понимание, сколько вложенных средств еще можно вернуть, а сколько уже потеряно навсегда.

Не всеми расходами можно управлять напрямую. Одни издержки зависят от решений внутри компании, другие — от внешних обстоятельств, на которые повлиять сложно или невозможно. Чтобы понимать, где есть зона влияния, а где — нет, издержки делят на контролируемые и неконтролируемые.

Контролируемые издержки — те, на которые компания может повлиять: изменить, сократить, отложить или полностью отказаться. Например, маркетинговый бюджет, расходы на обучение персонала, подписки на сервисы.

Неконтролируемые издержки — расходы, которые невозможно изменить в краткосрочной перспективе или которые зависят от внешней среды. Например, налоги, обязательные взносы, расходы на коммунальные услуги или топливо, арендная плата по долгосрочному договору без досрочного выхода, курс валют, ставки эквайринга.

Как считать. Контролируемые и неконтролируемые издержки вычисляют для принятия управленческих решений. Поэтому важно не просто зафиксировать сумму, а определить, какие расходы можно изменить, а какие — нет. Контролируемые издержки обычно считают в разбивке по статьям, чтобы понимать, где есть свобода действий: реклама, закупки, обучение персонала, аренда с возможностью расторжения.

Что дает расчет контролируемых и неконтролируемых издержек. Помогает сосредоточиться на том, что можно изменить. В кризис лучше начинать с пересмотра контролируемых издержек, не тратя силы на то, на что повлиять нельзя.

А также это помогает адаптироваться к внешним изменениям. Например, при росте налогов или аренды становится ясно, какие статьи можно урезать, чтобы сохранить прибыль.

Иногда бизнес не тратит деньги напрямую, но упускает потенциальную выгоду, потому что выбрал один вариант и отказался от другого. Эти упущенные возможности и есть альтернативные, или вмененные, издержки.

Альтернативные издержки — потенциальный доход, который можно было бы получить, если бы ресурсы — деньги, время, помещения, оборудование — использовались по другому, более выгодному сценарию. Это не реальные расходы, а оценка упущенной прибыли от альтернативного выбора.

Что дает расчет альтернативных издержек. Упрощает выбор между вариантами. Альтернативные издержки — это способ сравнить, где отдача больше и что приоритетнее.

Это расходы на заключение, сопровождение и выполнение сделок. Они не связаны напрямую с производством товара или услуги, но без них невозможно вести бизнес.

Например, к таким расходам относят:

• комиссию маркетплейсов и агрегаторов;
• услуги юристов и бухгалтеров при оформлении сделок;
• рекламу и продвижение для поиска клиентов;
• стоимость упаковки и логистики;
• банковские комиссии и эквайринг.

Как считать. Трансакционные издержки считают в сумме или в процентах от оборота. Для расчета нужно пройти по всем этапам сделки — от момента привлечения клиента до исполнения обязательств:

1. Определите, через какие каналы проходит сделка. Реклама, сайт, маркетплейс, платежные и логистические сервисы.
2. Зафиксируйте расходы на каждом этапе. Комиссия, оплата доставки, упаковка, эквайринг.
3. Сложите все суммы или рассчитайте долю от выручки. Это и будут трансакционные издержки на единицу продукции или сделки.

Что дает расчет трансакционных издержек. Позволяет принимать более обоснованные решения о стратегии продаж и управлении расходами. Можно сравнить разные каналы сбыта и понять, где затраты на сделки ниже. Это особенно важно, если один и тот же продукт реализуется через маркетплейсы, сайт и офлайн-точки: при одинаковой цене уровень издержек может значительно различаться и влиять на итоговую прибыль.

Кроме того, анализ трансакционных затрат показывает, какие процессы можно автоматизировать. Например, упростить документооборот, чтобы снизить постоянные расходы.

Наконец, только с учетом трансакционных издержек можно точно рассчитать маржинальность. Бывает, что товар кажется прибыльным, но после подсчета всех комиссий, логистики и сервисных сборов становится ясно: реальная прибыль либо минимальна, либо уходит в минус.

Чтобы бизнес приносил больше, мало просто вести учет расходов. Важно понимать, какие издержки необходимо сократить, какие — держать под контролем, а какие — просто учитывать при принятии решений.

Проанализируйте структуру затрат. Разделите издержки на ключевые категории: постоянные и переменные, прямые и косвенные, контролируемые и неконтролируемые. Это поможет выявить, какие расходы неизбежны даже при падении продаж, какие зависят от объема, а какие влияют на себестоимость. Чем точнее вы понимаете состав затрат, тем проще находить слабые места и возможности для оптимизации.

Особое внимание стоит уделить контролируемым расходам — тем, на которые вы реально можете повлиять. Это, например, подписки на сервисы, логистика, реклама, аренда с гибкими условиями. Часто бывает, что достаточно пересмотреть эти статьи, чтобы заметно снизить издержки без ущерба для бизнеса.

Снижайте косвенные издержки. Их часто недооценивают. Это может быть раздутый административный штат, неэффективные сервисы или дублирующие функции. Аутсорсинг, автоматизация и пересмотр внутренних процессов позволяют сократить эти затраты без потерь в качестве.

Учитывайте явные и альтернативные издержки. ​​Такие как личное время предпринимателя, использование собственного имущества или отказ от более выгодных вариантов. Часто именно эти невидимые траты съедают ресурс и ограничивают рост.

Подумайте:

• где бизнес использует бесплатные ресурсы — личное время, оборудование, жилье;
• какой доход вы теряете, делая что-то сами, а не делегируя;
• насколько эффективно используете вложенные средства.

Это поможет увидеть упущенную прибыль и начать принимать решения, ориентируясь на реальную, а не «бумажную» картину.

Сокращайте невозвратные издержки и фиксируйте возвратные. Избавляйтесь от расходов, которые не приносят пользы и не могут быть возвращены. Например, компания заказала большую партию рекламных буклетов, чтобы сэкономить на тираже. Но часть из них осталась невостребованной: информация в буклетах устарела. Вернуть или продать их нельзя, а значит, деньги потрачены впустую. Такой расход неэффективен. Лучше печатать меньшими тиражами и обновлять материалы по мере необходимости.

По возможности используйте возвратные форматы: так в случае просадки спроса или других изменений вы сможете сократить убытки. Например, заключайте договор аренды с возможностью досрочного расторжения без штрафов, согласовывайте с поставщиком возврат невостребованного товара.

1. Издержки — это все расходы, которые несет бизнес, чтобы работать и зарабатывать.
2. Учет издержек нужен не ради отчетности, а чтобы управлять прибылью.
3. Если вы не знаете, сколько и на что тратите, вы не знаете, сколько реально зарабатываете — и рискуете работать в минус.
4. Выделяют разные виды издержек. Каждая классификация помогает по-своему. Например, расчет прямых и косвенных издержек нужен для понимания себестоимости продукции. А постоянные и переменные издержки помогают рассчитать точку безубыточности.
5. Сокращать издержки нужно с умом: не все, что можно урезать, стоит сокращать.Например, не следует снижать переменные издержки, если это скажется на качестве продукта: сэкономите на упаковке — потеряете клиентов. Косвенные расходы на маркетинг или ИТ-поддержку тоже часто критичны: без них падают продажи или сбоит процесс. А вот постоянные и невозвратные издержки — например, неиспользуемые площади, ненужные подписки или закупки впрок — стоит регулярно пересматривать.