Как я научился относиться к подписи, как к части своей деловой репутации

Подпись обычно раскрывает характер человека, а иногда даже его имя. Эван Эзар.

Напечатал коммерческое предложение клиенту, пошел к руководителю его подписать. В тексте были ошибки и неточности, а еще и шрифт разный. На тактичную просьбу моего шефа переделать я ответил возмущением: Зачем? Подумаешь пару опечаток, и так сойдет. Мое улыбающееся лицо сошло на нет, когда руководитель четко и аргументировано мне объяснил свою позицию.

Словно татуировка (как у М.Батырева) болючая и на всю жизнь отпечаталась в сознании конструктивная обратная связь от шефа на тему ценности подписи.

Когда ставите свою подпись под текстом, вы официально декларируете от своего имени все то, что изложено в тексте. Не важно, кто подготовил письмо, пусть даже в самом низу письма пишется мелкими буквами «Исп.: ФИО, номер телефона».

Я встречал ситуации, когда ответственность за содержание письма перекладывали на исполнителя. Важно помнить, как только подписант ставит свою подпись, то ответственность за содержание становится солидарной. Исполнитель нужен для того, чтобы адресат знал к кому обратиться с вопросами по содержанию письма. Руководитель определяет содержание текста и, подписавшись под ним, фиксирует его принадлежность к себе.

Какая цена твоей подписи? — спросил тогда меня шеф. Развивая его мысль, я понял, что собственно сам обесценил не только свою подпись, но и его имя. Тогда ко мне пришло осознание, что читатель коммерческого предложения, сделает в первую очередь вывод о моем руководителе. Я, как исполнитель, уже не буду иметь значения.

Представим, что руководитель подписывает документы не глядя. А в них содержится ерунда или, еще хуже, информация, которая может привести к утечке информации и/ или убыткам. Как правило, такой руководитель не понимает ответственности Он будет по факту передоговариваться, ссылаясь на какие-то причины или своих подчиненных. В любом случае цена подписи такого руководителя ничтожна, что оттолкнёт серьёзных партнеров и привлечет внимание мошенников.

После того разговора я приучил себя относиться к своей подписи, как к части своей деловой репутации. Должность является составляющей репутации.Далее, уже в другой организации, я произвел профессиональный апгрейд в отношении к документам и подписям. Кратко изложу основные принципы:

1. Подпись — это деловое лицо, это имя в корпоративной среде, образ которого формируется содержанием и формой документа.
2. Говоря о деловом документообороте, текст должен быть максимально лаконичен и выражать понятную позицию. В тексте не должно быть грамматических ошибок.
3. Нельзя позволять и допускать подписывать за себя никакие документы. Когда все документы подписываются единолично, то это убережет от возможных недоразумений. Хорошо бы сформировать свою подпись такой, которую не просто подделать.
4. На случай, когда корпоративные дела требуют подписи, но физически подписать нет возможности, можно использовать механизм делегирования или, на крайний случай, факсимиле. При этом сотрудник-подписант должен не только понимать всю ответственность и цену подписи, но и обладать полномочиями в делегированных ему ситуациях. Это управленческие риски, требующие тщательной оценки.

Издревле документы скрепляли подписью. Оспорить такие документы было практически невозможно. А еще ранее договоренности фиксировали рукопожатием и словом. К сожалению, в настоящее время словам доверять не практично. Все же, у некоторые личности несут ответственность за сказанные слова. Такие люди словно ставят устную подпись. Они четко выверяют договоренности, прекрасно понимают свои возможности и полномочия. Для меня это очень ценно. С такими партнерами работать комфортно, если сам соответствуешь такому же принципу: сказал — сделал — ответил.Подпись за текстом является проявлением позиции, убеждения, характера.
Какая цена вашей подписи?