Планируем дела и отдых

Необходимость постоянно принимать решения. Стресс могут вызывать даже незначительные решения: что надеть, куда идти, ехать на метро или такси. Такие решения только кажутся несущественными, на самом деле мозгу приходится просчитывать и оценивать множество вероятностей. Поэтому чем больше вариантов, тем больше стресса.

🔸 Чем поможет планирование: когда мы планируем дела и составляем расписание, мы будто принимаем решения впрок и освобождаем мозг от дополнительной нагрузки. К примеру, Стив Джобс носил одинаковые или очень похожие вещи, освобождая себя от ежедневной головоломки «что надеть».

Переключение между задачами, особенно когда для их решения нужны разные навыки — скажем, если нужно отвлечься от проверки отчета, требующего внимательности, и пойти блистать красноречием на совещание. Вдобавок, когда мы бросаем одно дело и беремся за другое, срабатывает «эффект Зейгарник» — беспокойство из-за незавершенного действия и стремление поскорее к нему вернуться.

🔸 Чем поможет планирование: при правильно составленном распорядке дня переключаться между делами нужно реже. А если внести незаконченную задачу в расписание, вы перестанете из-за нее переживать.

При этом, когда мы видим плотный график и огромное количество задач, мы тоже испытываем стресс, на который мозг запускает реакцию — только не «бей или беги», а «замри». Продуктивности это не способствует.

Поэтому здесь важно найти баланс между полным отсутствием распорядка и расписанием, в котором нет ни одной свободной минуты. Дальше в уроке расскажем, как это сделать.

Планировать ежедневную рутину следует так, чтобы сталкиваться со стрессом реже. Вот простой алгоритм.

Шаг 1. Реалистично оценить свои возможности. Это правило кажется очевидным, но только на первый взгляд. В расписании на день часто оказываются две неожиданные встречи, три созвона, шесть часов непрерывной работы, урок английского и часовая йога в придачу. Все дело в том, что мы склонны недооценивать реальные временные затраты.

Чтобы реалистично оценить свои возможности, оцените, сколько времени и сил на самом деле уходит на каждую задачу, которую вы хотите внести в расписание. Вот как это сделать:

• Засекайте время, которое уходит на задачи. Записывать тайминги с точностью до минуты не стоит — это тоже может стать источником стресса. Достаточно фиксировать примерное время. Еще один способ — посчитать, сколько времени на ту же работу тратит кто-то другой, к примеру ваши коллеги или конкуренты. Так получается оценить время более трезво, ведь мы думаем не о себе.
• Учитывайте время и на вспомогательные дела — например, если нужно найти информацию, добраться до места назначения или обустроить рабочее место, прежде чем приступить к работе.
• Попробуйте вычеркнуть из списка то, что можно вообще не делать. Австралийские ученые подсчитали, сколько времени требуется на необходимые дела:⁠ работу, сон, уход за собой, детьми и домом. А потом изучили распорядки дня семи тысяч человек. Оказалось, что люди, хоть и жаловались на нехватку времени, тратили его на то, что не входило в необходимый минимум, — например, на очень тщательную уборку дома или переработки.

Шаг 2. Запланировать отдых. Свободное время — такая же важная часть ежедневного расписания, как рабочие задачи и домашние дела. Ученые выяснили, что в день нужно минимум два с половиной свободных часа, чтобы успевать отдохнуть и снизить риск выгорания. Но если у вас появится больше пяти свободных часов, вы заскучаете и уровень счастья снизится.

У исследователей нет однозначного мнения, нужно ли планировать свободное время так же четко, как обязательные дела. С одной стороны, отдых по графику помогает установить границы свободного и рабочего времени, что особенно важно для тех, кто на удаленке. С другой — досуг по плану может радовать меньше, чем спонтанный. Так что не стоит вносить в расписание пункт «19:00 — играю в приставку и получаю удовольствие». Лучше планировать отдых на условное время, например «после работы» или «в субботу после завтрака». Больше о том, как планировать отдых, мы рассказывали в другом курсе Учебника «Как победить выгорание».

Еще стоит добавить в расписание активности для завершения цикла стресса и его профилактики — о них мы рассказывали во втором уроке. Это могут быть медитации, спорт, хобби, общение с приятными людьми.

Шаг 3. Добавить в расписание время на непредвиденные дела. При планировании рутины важно не перестараться: попытки составить расписание с точностью до минуты, а потом неотступно ему следовать тоже могут вызывать стресс.

Постарайтесь построить график так, чтобы в нем осталось место для непредвиденных дел — например, внезапно свалившейся рабочей задачи или уборки после того, как кошка разбила цветочный горшок. Возможно, такие дела только кажутся непредвиденными, а на самом деле появляются постоянно, и их можно запланировать.

Если непредвиденной задачи, на которую вы оставили время, не появилось, переходите к следующей. И даже если вы потратите это время на короткую прогулку или чтение книги, ничего страшного не случится.

Так мы будем больше успевать и испытывать меньше стресса. Полезно избавиться и от иллюзии, что у вас гарантированно получится сделать все запланированное. В реальности намеченные дела придется иногда двигать и переносить — и не нужно себя за это осуждать.

Шаг 4. Расставить приоритеты. Иногда задач бывает так много, что трудно понять, за что браться прямо сейчас, а что можно отложить. Поэтому важно им устанавливать приоритет.

Вот что нужно знать, чтобы понять приоритет задачи:

• Значимость дела. Попробуйте оценить последствия невыполненной задачи или нарушенного дедлайна. К примеру, поход к врачу может оказаться важнее работы, иначе ухудшится самочувствие.
• Срочность. Здесь все просто: чем ближе дедлайн, тем быстрее нужно взяться за работу.
• Объем работы. Нужно понимать, сколько времени займет выполнение задачи, чтобы, опять же, успеть к дедлайну. Главное — не забывайте о реалистичной оценке. К ней мы еще вернемся.
• Вознаграждение. Это все то, что вы можете получить от выполнения задачи. Вознаграждение не обязательно должно быть материальным: это может быть повышение авторитета в компании или хорошее самочувствие.
• Количество людей, зависящих от вас. Сначала стоит взяться за дела, которые как-то связаны с другими людьми: прислать правки, запросить информацию, дать задания, а потом делать остальные.
• Эмоциональная сложность — условно говоря, сколько моральных сил потребуется на это дело. Например, задача «написать и отправить письмо с документами» имеет низкую эмоциональную сложность. Но если в письме нужно отказать в просьбе или убедить человека сделать что-то, чего он не хочет делать, эмоциональная сложность возрастает в несколько раз. Точно так же и с личными делами: например, поход к зубному может быть эмоционально сложным, а работа над привычной задачей — нет.

Когда дело с высокой эмоциональной сложностью попадает в расписание, оно может морально давить. Мысли будут постоянно вращаться вокруг него⁠, создавать ощущение завала. Потому такие дела лучше выполнять в начале дня, пока еще достаточно энергии.

Кроме того, стоит составлять расписание так, чтобы не выполнять несколько задач с высокой эмоциональной сложностью в один день. Для удобства дела с разной эмоциональной сложностью можно выделять в расписании разными цветами.

Шаг 5. Определить критерии того, что дело сделано достаточно хорошо. На незначительную задачу можно потратить весь день, бесконечно доводя ее до совершенства. Так что старайтесь ориентироваться не на идеал, а на достаточно хороший результат.

Вы можете вывести эти критерии самостоятельно в зависимости от своего дела — например, определить необходимый минимум источников, которые нужно почитать при подготовке доклада, и не переживать, если не удастся просмотреть больше.

Итак, у вас есть расписание, в котором нашлось место занятиям, помогающим справиться со стрессом. Отлично! Но ему еще нужно следовать — и тут начинаются проблемы: вместо запланированной утренней зарядки хочется поспать, а несколько часов, отведенные на сосредоточенную работу, прерывает желание позалипать в телефоне.

В этом случае помогут техники наджинга — мягкого подталкивания себя или других к совершению нужных действий. Идея в том, чтобы максимально облегчить себе желаемое поведение. Например, если в вашей рутине запланирована утренняя пробежка, можно приготовить комплект спортивной одежды с вечера.

А еще хорошо будет убрать отвлекающие факторы. Скажем, удалить из поля видимости все, что перетягивает внимание: телефон с постоянно всплывающими уведомлениями или открытую коробку конфет, завлекающую попить чая, а не заниматься скучной работой.

Еще один простой способ, о котором не стоит забывать, — напоминания. Главное, чтобы уведомление появлялось прямо перед тем, когда нужно совершить действие. Ставить себе напоминания на утро о том, что вы хотите сделать в течение дня, практически бесполезно: такая информация быстро забывается.

При этом напоминания помогают не держать расписание в голове и не переживать из-за него. Наверняка вам знакомо чувство, когда онлайн-встреча назначена на полдень, но с десяти утра вы периодически поглядываете на часы, чтобы случайно ее не пропустить. После установки напоминания вам больше не нужно держать информацию голове, и она перестает отвлекать.

Времени может не хватать по самым разным причинам: неправильно оценили, сколько займет выполнение задач, провели на больничном неделю или прокрастинировали и никак не могли взяться за дело. Но сейчас важно не винить себя за то, что мы не укладываемся в сроки, а успеть к дедлайну.

Кстати, на самом деле дедлайны необходимы. Однажды в Национальном научном фонде США вообще отменили дедлайны для ученых, желающих получить гранты на исследования в области наук о Земле. В фонде рассчитывали, что ученым это поможет. Им приходится отвлекаться от исследований, чтобы составить заявку на грант, так что без дедлайнов число заявок должно было увеличиться. Но случилось ровно наоборот: их стало меньше на 59%. Видимо, большинство исследователей без дедлайна так и не смогли заставить себя подготовить документы.

Дедлайны вызывают стресс, но не настолько сильный, чтобы мешать нам выполнять задачи. Наоборот, когда мы находимся в зоне комфортного стресса, это подстегивает работоспособность и помогает не откладывать дела на потом.

Все меняется, когда дедлайн горит: вместо помощника он становится врагом, стресс выходит из-под контроля, мы начинаем спешить и допускать больше ошибок.

Вот что делать в этом случае.

Завершить цикл стресса. Из-за мыслей о неумолимо приближающемся дедлайне и последствиях вы испытываете стресс. Принимать решения, планировать и работать в таком состоянии очень сложно. Поэтому для начала нужно успокоиться и завершить цикл стресса: двигаться, обниматься, смеяться, напрягать и расслаблять мышцы. О разных способах мы рассказывали во втором уроке.

Оценить реальное время, оставшееся до дедлайна. Наше восприятие времени может быть ошибочным: если дело требует значительных усилий, нам кажется, что дедлайн по нему ближе. Такие же ощущения дает тревога: из-за нее время будто бы идет быстрее. Чтобы понять, сколько времени у вас есть на самом деле, посчитайте дни до дедлайна в приложении или бумажном календаре. Может оказаться, что он не так уж близко.

Отслеживать прогресс. В эксперименте израильских ученых две группы участников выполняли довольно сложное и требующее значительной концентрации задание. Участникам одной группы постоянно сообщали, на какой стадии они находятся и насколько близки к завершению, а вторую держали в неведении. Люди из первой группы не только справились быстрее и лучше, но и меньше устали в процессе. Поэтому старайтесь отслеживать прогресс, особенно когда подходят сроки.

Подумать о последствиях. Иногда мы стараемся закончить работу в срок, очень спешим, успеваем все сдать буквально в последнюю минуту — и тут выясняется, что начальник сам загружен и будет разбираться с результатом наших трудов только через неделю. Так что постарайтесь оценить, действительно ли дедлайн так важен и какие последствия могут вас ждать, если вы опоздаете. Возможно, стоит передоговориться.

Попросить перенести дедлайн. Исследования показывают, что просьба о переносе сроков не обязательно говорит руководству о вашей некомпетентности. Большинство начальников воспринимают ее нормально и идут навстречу сотрудникам.

Установить личный дедлайн в следующий раз. Чтобы такие ситуации не повторялись, можно обмануть свой мозг и установить себе личный дедлайн — за один или даже несколько дней до обычного.⁠ Это поможет войти в зону комфортного стресса, избежать прокрастинации и действовать активнее.

При этом у вас появится буферное время, которое будет работать как страховка: вы знаете, что, даже если не уложитесь в срок, у вас есть еще день в запасе. Это поможет меньше беспокоиться о настоящем дедлайне.

При планировании расписания опирайтесь на алгоритм, который мы дали в уроке. Конечно, все очень индивидуально: расписание удаленщика не будет таким же, как у человека, который пять дней в неделю ходит в офис, а расписание родителя в большой семье — таким же, как у того, кто живет один.

Но вот что мы рекомендуем обязательно добавить в свой распорядок дня:

1. Время на полноценный сон и отдых — не заниматься работой и домашними делами лучше от двух с половиной до пяти часов в день.
2. Подъем и отход ко сну в одно и то же время. Конечно, если это позволяет ваш график работы.
3. Запасное время. Не стоит планировать дела впритык, например, чтобы утром у вас было достаточно времени собраться и не пришлось начинать день со спешки — это дополнительный стресс.
4. Время на планирование. К примеру, можно выделить 10 минут вечером для составления плана на следующий день. Но учтите, что этим лучше не заниматься, когда вы устали.

Форма вашего расписания может быть любой: кому-то удобнее вести его в приложении на телефоне с напоминаниями, а кому-то — записывать на бумаге.

На следующий день попробуйте следовать этому расписанию. Тестирование расписания поможет собрать информацию о трудностях, которых мы можем не замечать. Здорово, если получится рядом с планом отмечать фактические дела и время, которое ушло на них. Это может выглядеть так:

При сравнении плана с реальностью постарайтесь быть честными, но не отчаивайтесь, если расхождение значительно. Все поправимо, если разобраться в причинах.

Вот что делать, если не получается следовать расписанию.

Обратите внимание на реалистичность запланированного. Может оказаться, что вы регулярно берете на себя больше, чем можете выполнить, или закладываете на задачи слишком мало времени. Попробуйте еще раз — чем больше будете практиковаться, тем точнее будет оценка.

Подумайте, какие дела регулярно откладываются. Можно заметить, что на дела вроде домашнего задания по английскому или занятия йогой не остается времени. Вероятно, это повод пересмотреть приоритеты.

Присмотритесь, к каким задачам сложно подступиться, и поищите причины. Возможно, все дело в перфекционизме, и тогда стоит четко фиксировать достаточно хороший результат для подобных задач. Если же проблема в эмоциональной сложности, на такие дела можно закладывать изначально больше времени в расписании.

Понаблюдайте, куда системно утекает время. Если все время уходит на социальные сети или сериалы, не спешите себя ругать. Порой это происходит от усталости и напряжения. Тогда важно подумать, достаточно ли у вас времени на восстановление и как вы отдыхаете.

С опорой на новые данные продолжайте планировать свои дни. Со временем вы будете лучше узнавать себя и сможете планировать время точнее.

Попробуйте внедрить новое расписание. Если что-то вам не подходит, расписание стоит еще раз подогнать под себя. Первое время жить по расписанию может быть непросто, но со временем вы привыкнете к нему настолько, что будете следовать ему на автомате.

1. Хаос в жизни только усиливает стресс, а упорядоченная рутина — снижает. Это происходит потому, что благодаря расписанию у нас в жизни становится меньше неопределенности и нам не приходится постоянно переключать внимание с одной задачи на другую.
2. Чтобы составить подходящее расписание, нужно реалистично оценить свои возможности и избавиться от ошибки планирования — когнитивного искажения, заставляющего нас самонадеянно закладывать на выполнение задач меньше времени, чем нужно. Это можно сделать, если подсчитать время, которое вы уже тратили на подобное дело, и добавить к нему небольшой запас.
3. Планировать нужно не только работу, но и отдых — лучше от двух с половиной до пяти часов в день. Стоит добавить в свое расписание активности, которые помогают справляться со стрессом.
4. В дедлайнах нет ничего страшного, они даже полезны. Но если дедлайн приближается, он тоже вызывает стресс. Чтобы его облегчить, нужно оценить реальное время, которое остается до дедлайна, и отслеживать свой прогресс в выполнении работы. А чтобы в следующий раз избежать такого стресса, можно установить себе личный дедлайн за день до официального.

Стресс часто бывает связан с работой, причем возникает он не только из-за плохо составленного расписания и приближающихся дедлайнов. В следующем уроке расскажем, какие еще рабочие моменты могут вызывать стресс и что делать, чтобы его избежать.