Как отправить сотрудника в командировку: пошаговая инструкция

Работодатель должен утвердить положение или иной локальный нормативный акт. В документе пропишите правила командировок: размер суточных, порядок бронирования билетов и мест проживания. Можно установить градацию размера суточных, категорий транспорта и гостиницы в зависимости от должности сотрудника

Закон запрещает отправлять в командировку беременных. Нельзя командировать несовершеннолетних, за исключением спортсменов, и работников, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с ученичеством

Есть категории сотрудников, у которых нужно взять письменное согласие на поездку, а еще предупредить, что они могут отказаться от командировки:
— сотрудники-инвалиды;
— родители ребенка-инвалида или те, кто ухаживает за больным членом семьи; — сотрудницы с ребенком до трех лет;
— одинокие родители и сотрудники, у которых второй родитель работает вахтовым методом, с детьми до 14 лет;
— работники, у которых три и более детей до 18 лет, если младшему не исполнилось 14 лет

Приказ — обязательный документ для оформления командировки. Если сотрудник едет один, для его оформления используют форму № Т⁠-⁠9. Если сотрудников несколько — № Т⁠-⁠9а.

Сотрудник должен подписать приказ до поездки

Кто и как должен покупать билеты и бронировать гостиницу, прописывают в положении о командировках. Обычно это делает ответственный специалист, например секретарь. Или всем занимаются работники, но деньги на это нужно выдавать им заранее

Перед поездкой нужно выдать сотруднику аванс. В него входят суточные — денежная компенсация за пребывание вне дома. Их размер устанавливает работодатель в положении о командировке.

Если бронированием билетов и жилья занимается работник, в аванс входят деньги и на это

В табеле учета рабочего времени для обозначения командировки используется буква К или код «06». Если в локальном нормативном акте прописаны другие обозначения, можно использовать их

Не позднее трех рабочих дней после возвращения сотрудник должен сдать авансовый отчет, то есть отчитаться о расходах, которые оплачивал сам. И приложить к отчету подтверждающие документы, например чеки. За суточные отчитываться не нужно, но если командировка закончилась раньше, можно пересчитать их, а сотрудник должен вернуть излишек

За рабочие дни в командировке по графику работодателя сотруднику положен средний заработок, а не оклад. Оплачивают саму работу и дни в пути. Деньги выплачивают в ближайшую дату выдачи зарплаты, перечислять их отдельно не нужно

Раз в две недели мы отправляем рассылку, где делимся последними новостями для бизнеса и кейсами предпринимателей из разных сфер