Бухгалтер в штате или на аутсорсе: в чем разница и кто выгоднее

Штатный бухгалтер против бухгалтера на аутсорсе. Шантаж, «включение счётчика» и прочие популярные методы профи-бухгалтерии

В среде малого и среднего бизнеса бытует стереотип о том, что бухгалтер должен быть штатный, а значит, близкий к телу руководства, лояльный и безотказный. Дескать, он в курсе всех тонкостей бизнеса, всех «тёмных сторон». Упрощая формулировки, штатный бухгалтер лучше и надёжнее. Но лучше и надёжнее, чем что или кто?

Сегодня альтернативу штатникам представляет аутсорсинг-бухгалтерия в виде фрилансеров и целых компаний. Многим видится, что единственной особенностью такой альтернативы является цена, а в остальном бухгалтер на аутсорсе воспринимается как синоним слова «хуже». Или же как максимум что-то приемлемое за свои деньги.

Хотя на самом деле это не всегда так. «Близость к телу» и зарплата весьма слабо влияют на желание конкретного бухгалтера качественно и без ошибок выполнять свою работу. А если вы решили экономить, то должны хорошо понимать, как и за счёт чего такая экономия складывается.

К сожалению, владельцы малого бизнеса зачастую вообще ничего не понимают в учёте в целом и в бухгалтерии в частности. Однако это им не мешает заниматься подбором бухгалтера в свой дружный коллектив.

Как выбрать подходящего специалиста, если ни собственник, ни кадровик не обладают знаниями и опытом, достаточными для оценки профессиональных способностей бухгалтера? Ответ простой — никак. В лучшем случае можно показать кандидата знакомому бухгалтеру, которого кто-то почему-то считает хорошим. Таким образом, для малого бизнеса выбор штатного бухгалтера — это лотерея.

Далее выбранный методом кадрового тыка бухгалтер принимается за работу. Что он делает и как, в силу уже озвученных причин, никто проверить не в состоянии, а между тем учётная работа большинству трудового коллектива вообще не видна… до поры до времени.

Работа бухгалтера начинает всех очень беспокоить, когда приходят трудности, а именно: «письма счастья» из налоговой, блокировки / приостановки счетов, кассовые разрывы. Довольно часто ко мне обращаются бизнесмены с формулировкой: «Я не могу понять, откуда у меня такие большие налоги. Бухгалтер объясняет, но я ничего не понимаю». Мне вместе с командой приходится смотреть, проверять, оценивать. Доклад о результатах далее в статье.

Кстати, если специалист (любой) не может простыми словами объяснить суть своей работы — это признак ограниченной компетентности или вовсе отсутствия таковой. Задумайтесь об альтернативе.

После череды таких «непониманий» к собственнику приходит осознание, что близкий к телу и весь такой родной бухгалтер — источник проблем. Начинаются вопросы, в ответ на которые бухгалтер, недолго огрызаясь, просто увольняется. Никаких претензий ему не предъявить и никаких компенсаций не получить. Разве что обматерить напоследок можно, но это так себе утешение.

Так и развенчивается миф о лояльности и преданности штатного бухгалтера. Фраза «сегодня есть, а завтра пропал» — это не про бухгалтерию на аутсорсинге, это как раз про штатных специалистов.

Сегодня я разберу подводные камни сотрудничества со штатными бухгалтерами, одиночками-фрилансерами и большими, вроде бы «солидными» бухгалтерскими компаниями. И обязательно проиллюстрирую всё на живых примерах. Хочу подчеркнуть, что цель статьи не показать, какой бухгалтер лучше, а обозначить основные болевые точки при разных форматах сотрудничества.

Надеюсь, моя статья поможет бизнесменам обратить внимание на те уязвимости в организации бухгалтерии, которые я встречаю сплошь и рядом на протяжении всей карьеры. Почти 10 лет моя компания сдаёт в аренду свои прокачанные бизнес-мозги и берёт на себя те участки бэк-офиса, которые чаще всего мешают собственнику заниматься непосредственно бизнесом — в частности бухгалтерский, налоговый и кадровый учёт. Мы работаем и с рутиной, и с задачами стратегического уровня, в том числе с весьма тонкими, но сложными моментами налоговой оптимизации.

Поэтому истории, которые я расскажу, — это не частные случаи, а распространённая практика. Примеры эти заезжены до дыр и представляют собой «вечную классику бухгалтерии». Мы сталкиваемся с ними снова и снова. Крайними в таких историях всегда оказываются собственники. О проблемах, описанных далее, они узнаю́т, когда к ним вовсю стучится налоговая или убытки переваливают за шестизначные суммы.

Когда в мире свирепствовала ковидная зараза, к нам обратился клиент — подрядчик госкорпораций. Его оборот превышал 500 млн рублей в год. Напомню, что тогда на карантин закрывались не только кафе и бары, но и госучреждения и госпредприятия. Как раз контракты с последними и формировали бо́льшую часть выручки нашего клиента.

Упала выручка, как следствие, росли убытки, появились кассовые разрывы. Неизбежно возникли два болезненных, но обязательных в таком случае вопроса. Первый: какие расходы сократить? Второй: кому можно не платить, пока дела не выправятся? Расходы, насколько возможно, клиент сократил, но с платежами всё было не так гладко. Вариантов, кому не платить, было немного: сотрудники, поставщики, банки и государство. Вот что решил клиент ДО обращения к нам.

Сотрудники. Казалось бы — самый простой вариант, но нет. Тут сэкономить никак не получалось. Костяк компании — это высококвалифицированные инженеры и рабочие редких специальностей. Роспуск такой команды чреват ещё бо́льшими проблемами, когда наступит время снова их собирать. Во-первых, это долго (и, как следствие, дорого). Во-вторых, не факт, что быстро получится. И сильно урезать им зарплаты тоже не выйдет — сами разбегутся. Поэтому работы хоть и нет, а платить придётся.

Поставщики. В основном это поставщики сырья и услуг ЖКХ. Тут тоже особо ни с кем «отношения не испортишь». От сырья напрямую зависит производство. По ЖКХ клиент слегка нарастил долг, но общей картины это не меняло.

Банки. Здесь уже появилось пространство для манёвров. Какие-то платежи заморозили, по кредитам запустили процедуры реструктуризации.

Государство, то есть налоги и взносы. Здесь клиент решил, что можно не платить, пока не платится. И просчитался. Налоговая быстро заблокировала счета, и весь бизнес сразу встал. Штатный бухгалтер развёл руками, и клиент пришёл к нам.

Переходя к дальнейшему повествованию, необходимо сделать важную оговорку: описанный далее манёвр был возможен до 2025 года. Сейчас такие методы технически не применимы. Однако пример приводится в целях иллюстрации профессионального подхода, и только.

Продолжаем.

Мы провели экспресс-аудит. В итоге выяснилось, что предыдущая бухгалтерия использовала некорректный тариф страховых взносов. Из-за этого клиент переплатил 4 млн рублей. Также штатный главбух отчего-то придерживался мысли, что налоговой ни в коем случае нельзя показывать убытки. Мы же пошли по другому пути и отразили в декларации реальное положение дел. Так выяснилось, что клиент переплатил ещё 1,5 млн рублей налога на прибыль.

Скорректированная декларация повлекла за собой камеральную проверку от ФНС — что вполне нормально. Штатный бухгалтер её сильно боялся, зато мы её легко прошли, ибо ковид объяснял все убытки.

Далее мы собрали делегацию в ФНС, где наглядно показали, что налицо крайне некорректный расчёт всех страховых взносов, налог на прибыль был завышен, и его надо пересчитывать. Да и злобная «корона» парализует работу. Посему мы были вынуждены временно обнулить все расчёты по страховым взносам и НДФЛ и в течение нескольких месяцев обязались подать правильные.
Подача нулевых деклараций позволила не только погасить задолженность по страховым взносам и НДФЛ, но и сформировать временную переплату за счёт ранее произведённых платежей. В результате из общего долга в 30 млн руб. сразу были исключены 15 млн, приходившиеся на зарплатные налоги.

Излишне уплаченные суммы по страховым взносам и налогу на прибыль в размере 5,5 млн руб. были зачтены в счёт задолженности по НДС. Эти меры позволили оперативно снять блокировки со счетов и возобновить хозяйственную деятельность. Оставшиеся 9,5 млн руб. компания погасила в течение четырёх месяцев отсрочки.

Отдельно хочу рассказать про штатного бухгалтера, которая «нарисовала» 5,5 млн долгов. Её зарплата с учётом всех налогов и страховых составляла 220 тысяч рублей. Наши услуги обошлись клиенту в 60 тысяч в месяц. За год экономия составила почти 2 млн. Экономия, которая ещё и минимизировала убытки и фактически спасла фирму от закрытия. Штатный бухгалтер по всем законам жанра не смогла выдержать такого удара и уволилась.

Я не пытаюсь мазать всех штатных бухгалтеров чёрной краской. Тем более что далее на орехи от меня достанется и бухгалтерам на аутсорсе от мала до велика. Кейс, приведённый выше, и все последующие — это очередное напоминание каждому собственнику о том, как важно иногда поглядывать, чем там занята бухгалтерия. Даже если бухгалтер у вас самый лучший, нужно проверять его работу, а не предоставлять его самому себе.

Далее взглянем на весьма неочевидный аспект во взаимодействии с персональной бухгалтерией. Есть у штатного бухгалтера и ещё одно «физическое свойство». Он становится членом одного из «кланов» внутри коллектива. Это не плохо и не хорошо. Это данность. Клановость есть в любой компании. Чем дольше работает бухгалтер, тем выше вероятность, что к кому-нибудь он всё-таки да примкнёт. Не может не примкнуть, ибо должность у него важная.

Практически в любой компании бухгалтер становится вольным или невольным участником корпоративных войн. Приведу три примера из практики, чтобы показать, чем это может обернуться для владельца и его бизнеса.

Это история об одном несостоявшемся клиенте — медицинском центре из двух юрлиц. Всего 50 сотрудников — 40 в штате и 10 в виде ИП на патенте. В бухгалтерию ежемесячно поступает не менее 150 расходных документов, не считая чеков по наличным расходам, которых всегда много. Подотчётных лиц, как понимаете, тоже немало, поэтому бухгалтерии приходится постоянно выяснять, кто именно принёс очередной чек, и перед выплатами проводить сверки.

Разумеется, в такой структуре есть штатный бухгалтер. Его официальная зарплата — 110 тысяч рублей в месяц, но с учётом НДФЛ и страховых взносов в 2025 году расходы бизнеса на бухгалтера превращаются в 149 тысяч рублей.

Собственник решил оптимизировать работу бухгалтерии и поручил топ-менеджеру подобрать подрядчика. Так компания вышла на нас. Мы оценили объём работ и предложили стоимость ежемесячного обслуживания: 100 тысяч рублей без НДС или 105 тысяч рублей с НДС. Дальше началось интересное.

Менеджер с заметным облегчением выдохнула: «Слава богу, у вас дорого». Мы, мягко говоря, удивились. Разница с текущими расходами — почти 50 тысяч рублей в месяц. Плюс мы предлагаем автоматизацию обработки полутора сотен документов, снижение влияния человеческого фактора и, как следствие, уменьшение риска ошибок. Штатный же бухгалтер обрабатывала документы вручную.

Однако эти аргументы менеджера не убедили. Экономия для компании показалась девушке не слишком значимой. Её собственная зарплата от этого не менялась, а штатный бухгалтер — «проверенный человек», свой в доску. Который «следит за всеми кассами», и вообще он давно часть внутреннего уклада. Прямым текстом нам было сказано, что менять бухгалтера она не хочет. Не исключено, что в докладе начальникам стоимость наших услуг была ещё слегка увеличена, чтобы разница с окладом штатника выглядела чисто символической.

Причина подобного сопротивления проста. Любой аутсорсинг — это обезличенный инструмент. Он не вовлечён в бытовую жизнь коллектива и не участвует во внутренней политике компании. А коллектив — это живой организм. В компании из пятидесяти человек, как я уже говорил, неизбежно возникают группы влияния, которые конкурируют за бюджеты, ресурсы, внимание руководства и даже место на парковке. Так устроена жизнь.

Главный бухгалтер в такой системе — фигура внутриполитически значимая. Он может формировать собственную группу влияния или быть активным участником чужой. Кооперация с бухгалтерией даёт самые разные бонусы: от «мягкого» отношения к ошибкам союзников до более пристального внимания к недочётам оппонентов. Плюс обычные человеческие вещи — совместные обеды, поддержка в карьерных амбициях, ощущение надёжного тыла. Всё это невозможно передать аутсорсинг-бухгалтерии. Подрядчик в такие игры не играет. Не потому, что не умеет, а потому, что не должен и не хочет.

Для менеджера из примера ответ на вопрос: «Какой бухгалтер лучше?» — очевиден. Естественно, тот, который свой. Если бы у неё или всего коллектива были доверительные отношения с фрилансером, она бы точно так же нашла тысячу и одну причину работы именно с ним. И даже высокая цена работы её бы не смутила — платит же не она.

У компании наступает срок уплаты квартального авансового платежа по налогу на прибыль или по налогу при применении УСН, при этом средств на расчётном счёте недостаточно. Перед руководством встаёт выбор: либо направить деньги поставщику на закупку материалов для запуска нового, потенциально прибыльного направления, либо перечислить аванс по налогу.

Для главного бухгалтера приоритет очевиден — налоги должны быть уплачены строго в срок. Это база! Это закон! «Иначе будут пени», — типично пугает главбух. Вопросы поставок и развития бизнеса при этом часто остаются за скобками — главбуха такие «тонкости» не интересуют. В результате бухгалтер начинает пугать директора санкциями за просрочку авансового платежа.

Фактическая цена нарушения — пеня. Но в размере… 1/300 (со второго по третий месяц 1/150, далее опять 1/300) действующей ставки рефинансирования за каждый день просрочки. В пересчёте на практику — это мизер: при недоимке в 100 000 руб. пеня составит в первый месяц 52 руб. в день, затем два месяца 103 руб. в день и далее вновь по 52 руб. в день, а за целый год просрочки — не более 22 000 руб. Возникает закономерный вопрос: где в наше время можно оперативно получить финансирование под 22% без залогов и поручительства для закупки материалов, способных гарантированно принести компании прибыль?

В итоге из-за формального подхода типового главного бухгалтера страдает не отчётность, а общее дело — коммерческий результат и развитие компании. Выплачивается то, что дешевле не платить, а на то, что нужно, денег уже не находится.

Крупный механический завод находится в сложном финансовом положении. На расчётном счёте имеются большие (не бюджетные) инкассовые поручения об автоматическом списании со счёта при любых поступлениях средств. Для того чтобы реанимировать производство продукции и закончить выполнение большого заказа, а потом рассчитаться со всеми долгами, в литейный цех срочно требуется сырьё.

Генеральный директор обращается к главному бухгалтеру, чтобы оформить трёхстороннее соглашение с должником механического завода (дебитором), который готов произвести оплату дебиторки не на расчётный счёт механического завода, а непосредственно поставщику долгожданного сырья. Главный бухгалтер же, видимо, сильно беспокоясь, что банк не сможет списать инкассо, препятствует данной сделке. На самом деле бухгалтер искренне считал незаконным платёж за третье лицо и позицию свою отстаивал с рвением религиозного фанатика, то есть никаких аргументов, а просто «нельзя-оштрафуют-посадят».

Между тем Гражданский кодекс РФ прямо допускает исполнение обязательства третьим лицом. В данном случае достаточно корректно оформить трёхсторонние соглашения и зачёт встречных требований. Однако для «классического» бухгалтера самым простым решением оказывается нажать стоп-кран. Не потому, что это неправомерно, а потому, что так лично ему спокойнее или он просто не знает, как отразить в учёте столь хитрые манипуляции.

Увы, бухгалтер на аутсорсе сам по себе — не панацея. Внештатники, а особенно фрилансеры, могут попить крови собственника так, что мало не покажется. Приведу пару примеров.

К нам обратился клиент — производственное предприятие с солидным оборотом и большим штатом сотрудников. Бухгалтерским обслуживанием всей этой махины занимался один фрилансер. Как он всё это вытягивал, для меня загадка. Клиент стал подозревать, что фрилансер выполняет работу не совсем качественно. Мы посчитали стоимость своих услуг, и она оказалась ниже, чем у текущего фриланс-бухгалтера.

Тут я позволю себе сделать паузу и разъяснить, как так выходит, что мои услуги оказываются дешевле. Строго говоря, так происходит не всегда. Всегда найдётся фрилансер, готовый поработать почти бесплатно. Мы себе позволить работать в минус, увы, не можем. Львиная доля работы любой бухгалтерии представляет собой рутину из обработки громадного объёма первичной документации. Классическая бухгалтерия привыкла «переваривать» такое количество документов вручную (как в примере со штатным главбухом, которого так ценила топ-менеджер).

Мы же разработали своё ПО на основе нейросетей, которое работает в десятки раз быстрее самого проворного бухгалтера и полностью исключает человеческий фактор. То есть риск ошибки минимальный. Это позволяет нам обслуживать большое количество клиентов, никак не проседая в качестве.

При этом я как директор могу позволить себе нанять высококвалифицированных спецов для решения нетривиальных задач (которые я описал выше). Таким образом, наше «дешевле» — это не попытка демпинговать в борьбе за клиента. Это объективное преимущество, от которого выигрываем и мы, и клиент.

Вот ещё один короткий пример. Клиент обслуживается у нас за 18 000 рублей в месяц. Раньше за ту же работу он платил штатнику 110 000 рублей. Экономия в год 1,1 млн. Потому что мы, по сути, конвейер, но такой, который может делать и быстрее, и дешевле, и умнее.

Вернёмся к нашему фрилансеру. Когда клиент сообщил ему, что уходит к нам, фрилансер расценил это как предательство. Более того, пригрозил удалить всю бухгалтерскую базу. Позже, чуть подостыв, он даже предложил скидку, но сообщил, что в случае отказа всё-таки «будет вынужден удалить базу».

Однако фрилансер, как и следовало ожидать, оказался слаб в администрировании баз 1С. В своё время он без особых раздумий выдал клиенту учётную запись с доступом в конфигуратор, чем мы и воспользовались: без препятствий выгрузили архив базы, развернули его на собственных серверах и спокойно приступили к работе.

Уже через пару дней мы представили клиенту предварительные выводы, от которых тот окончательно приуныл. В результате применения некорректных ставок страховых взносов и совершения целого набора базовых ошибок, допущенных предыдущим исполнителем, компания переплатила налогов и взносов на сумму 1,3 млн рублей. Ошибки — элементарные, из разряда тех, с которыми мы давно не сталкивались. Что делает ситуацию ещё более показательной. Работа по восстановлению учёта заняла около двух месяцев, а её стоимость составила менее 200 тысяч рублей.

Ладно, это фрилансеры, скажете вы. Можно обратиться за обслуживанием не к одиночкам, а к солидным, большим компаниям. Уж от них-то подвоха ждать точно не стоит. Давайте разберёмся снова на примере…

Призываю собственников пристально читать договоры с такими подрядчиками. В частности, обратите внимание, не привязана ли стоимость обслуживания к такому показателю, как «количество операций». Если да, то будьте уверены, что в конце месяца вам пришлют счёт за доп. обслуживание. При этом формально всё будет чётко, потому как по одному факту хозяйственной жизни можно сделать проводку на 10 рублей, а можно 10 проводок по одному рублю. В итоге клиент подписывается на абонентское обслуживание по фиксированной ставке, но всё равно не знает, какую сумму ему выставят в конце месяца.

Ещё большие аутсорсинг-бухгалтерии любят следить за выручкой клиента. Если она вырастает, то магическим образом вырастает и счёт за обслуживание. И это не частные случаи, это распространённая практика. Ну и куда же без старого доброго шантажа!

Приведу в пример нашего клиента, который решил перейти от такой компании к нам. Пикантность ситуации была в том, что клиент не спешил уведомлять старого подрядчика о разрыве договора. Причин этому было несколько. Во-первых, в частном разговоре менеджер прежнего подрядчика прямо заявил: если компания узнает о намерении клиента уйти накануне отчётного периода, вся работа будет немедленно остановлена, а отчётность просто не сдадут. Во-вторых, независимо от того, предупреждал заказчик о расторжении заранее или нет, договор обязывает его оплатить ещё один дополнительный месяц обслуживания.

Фактически это означает, что расторгнуть договор без финансовых потерь невозможно в принципе. Более того, условиями соглашения заранее предусмотрен штраф за расторжение по инициативе клиента. По сути, речь идёт о системе, в которой заказчик оказывается жёстко привязан к подрядчику: сотрудничество только началось, а обязательства и санкции уже работают в одну сторону.

Уверен, в рассказанных историях многие бизнесмены узнают себя. Уж слишком они типичны. Я их выслушиваю практически каждый день. Бухгалтерия становится троянским конём для бизнеса благодаря вышеописанным «специалистам». Однозначно сказать, какой бухгалтер лучше, а какой хуже, невозможно. Как видите, количество нулей в окладе бухгалтера и его нахождение в офисе или вне офиса мало коррелирует с качеством оказываемых услуг.

Штатники злоупотребляют оказанным им доверием и становятся якорем для бизнеса. Фрилансеры-одиночки берут «ношу не по себе» и не вытягивают возложенные на них объёмы работы. «Солидные» аутсорсинг-бухгалтерии ищут повод содрать с клиента лишний рубль. Штатники постоянно пугают штрафами от налоговой и имеют отговорки на все случаи жизни — только бы им не пришлось тратить лишние калории на непривычную работу. Бухгалтеры на аутсорсе же вне зависимости от масштаба занимаются шантажом или «ставят на счётчик».

Словом, когда бухгалтер осознаёт, что собственник не разбирается в бухгалтерии и налогах, он начинает вить из коммерсанта верёвки. Бизнесмен в такой ситуации платит дважды: сначала оплачивает услуги бухгалтера, а потом, сам того не ведая, оплачивает его ошибки в виде неверно рассчитанных налогов и страховых взносов.

Мы сделали взаимодействие с клиентами максимально прозрачным — никакой фиги в кармане и дополнительного счёта за уже оговорённый объём услуг. Обработка первички у нас автоматизирована — это исключает человеческий фактор (прежде всего ошибки и «творческий подход», когда из одного документа можно сделать два и тем самым иметь «моральное право» выставить доп. счёт).

А вот чего пока бездушная машина заменить не может — это живые, прокачанные бизнес-мозги. Законодательство постоянно меняется, экономическая ситуация тоже. Недавно повысили НДС. Тут волей-неволей нужно искать пути налоговой оптимизации. Для этого нужно иметь живой, пытливый ум и высокую квалификацию. Собственно, развитием этих своих качеств мы и занимаемся. На шантаж и обиды у нас не остаётся времени. Увы!