Микроменеджмент здорового человека: как отчеты в чате с подругами помо­гают мне вести дела

У меня хорошая память, и я без проблем держу в голове список дел. Но мне не хватает дисциплины следовать своему плану.

Чтобы решить проблему, я испробовала несколько «простых советских» способов. Конечно, я получала небольшую дозу серотонина, когда отклеивала от стола стикер с выполненной задачей или вычеркивала очередной пункт из блокнота. Но консистентности в этом не было и каждый способ держался не более месяца. Помощь пришла из женского чата.

Расскажу, как мы с подругами организовали небольшое сообщество для отчетов и поддержки, как это работает и чем полезно.

Сделать чат предложила моя подруга Вика в 2021 году. Она рассказала, что ей сложно что-то делать на удаленке, когда у нее никто не стоит над душой. Ей нужен был accountability partner  . По сути, это когда два человека регулярно проверяют друг друга, как они работают над поставленными задачами.

Согласно исследованию Американского общества обучения и развития, если человек несет ответственность перед кем-то, шансы выполнить задачу увеличиваются на 65%, а если отчитываться — на 95%. Как пишет Guardian, эта практика пришла из «Анонимных алкоголиков» и программы «12 шагов для зависимых». В таких группах есть спонсоры — более опытные участники, которые помогают новичкам пройти путь к выздоровлению.

Accountability partner можно работать в двух форматах: либо как пара «ментор — ученик», где более опытный участник помогает новичку, либо как равноправные партнеры, которые поддерживают друг друга в достижении своих целей. Это может быть как большой проект, например написание книги, так и повседневные задачи.

Вика предложила сделать чат в «Телеграме», в котором ответственный человек с определенной периодичностью спрашивал бы у участников, что они успели сделать к этому часу. По такому принципу нам писал бывший начальник несколько раз в день, и это действительно дисциплинировало.

Идею поддержали несколько девочек, и я сделала чат. К оформлению я подошла с приколом. На аватарку поставила обложку легендарного трека Бритни Спирс 2013 года, который мотивирует на работу. А назвала его «девки.check» — как подразделение большого женского чата, который называется просто «девки». Оттуда и пришли первые желающие.

Особых правил мы не создавали, на чат распространились принципы общения из общей беседы: уважение, деликатность и бережность. Нам хотелось, чтобы это было нетоксичное комьюнити, в котором нет достигаторства и давления. А схема работы чата сформировалась в процессе за несколько дней.

С тех пор прошло три с половиной года. Состав чата успел измениться: кто-то ушел, многие добавились. Сейчас нас пятнадцать, девять человек пишут туда не реже раза в неделю.

У нас сложилась простая, но эффективная система. В ее основе — регулярные чеки и свободный формат ведения списков дел. При этом каждая участница может настроить систему под себя — использовать свои обозначения, планировать столько задач, сколько комфортно, и делиться тем, чем хочется. Вот как это устроено.

Списки дел. Каждая пишет свой список дел в своем темпе и структурирует его, как удобно. Я могу писать свое сообщение в тех формулировках, которые использовала бы в личном ежедневнике, а не подстраиваться под чужой кодификатор.

Сейчас я делю задачи на рабочие и личные, просто разделяя их пустой строкой. Для разных видов дел я использую разные эмодзи: карандаш означает тексты, трубка — звонки, мешок денег — покупки, конверт — темы, по которым надо кому-то написать. Когда выполняю задачу, меняю эмодзи на зеленую галочку.

В выходные тоже можно присылать свои списки, но чеки мы на них не планируем.

Чеки. Это сокращение от progress check, то есть «проверки прогресса». Сообщения отправляются по будням трижды в день. Эти контрольные точки помогают структурировать дела и следить за выполнением задач. Они для большинства приходятся на время бодрствования, хоть мы и живем в разных часовых поясах.

1. 10:00 — утренний чек, сигнал к началу дня. Это напоминание записать свои задачи и отправить список в чат.
2. 15:00 — дневной чек, сигнал свериться со списком дел. Это напоминание проставить в списке галочки напротив пунктов, которые были выполнены в первой половине дня, и оценить объем работы на вторую.
3. 20:00 — вечерний чек, сигнал к завершению работы. Это напоминание проставить оставшиеся галочки и подвести итоги дня.

Мы планируем чеки через отложенные сообщения. Обычно одна из активных участниц делает это на месяц вперед. Строгой очередности у нас нет, задачу берет на себя та, у кого есть на это время, силы и желание.

Нет и жестких критериев, что должно быть написано в чеке, главное — их периодичность. Сначала это были простые сообщения вроде «Планируем дела», «Че-е-ек» и «Подводим итоги». Сейчас мы подходим к этому более творчески. Это позволяет дополнительно мотивировать участниц заходить в чат, чтобы не пропустить новый контент, даже если они не очень активно пишут свои отчеты.

Утренние сообщения задают настроение на день. Когда я готовлю чеки, я обычно стараюсь связать их единой тематикой или эстетикой.

Самое большое разнообразие — в дневных чеках. Здесь могут быть мем, активность, интерактив, совет для продуктивности или просто интересный факт. Например, я предлагала пройти тест и выйти на улицу подышать свежим воздухом. А другая участница, Полина, в своих чеках напоминает об обеде и делится рецептами.

Вечерние чеки я обычно делаю в единой тематике для всего месяца.

Флуд. Для меня важно, что в чате можно все. Мы присылаем в чат мемы про работу, делимся достижениями, жалуемся и поддерживаем друг друга. У нас разгораются обсуждения на сотню сообщений — и никто никого не осуждает за флуд. Например, на прошлой неделе в обед мы проходили тест «Какой ты покемон» и потом весь вечер обсуждали своих любимчиков. Сошлись на том, что у Иви самые классные эволюции.

А в преддверии дня рождения своего мужа одна из подружек сделала для него адвент-календарь с подарками и потом в течение месяца показывала нам видео с анбоксингом и его реакцией. Для всего чата это была большая радость каждый день.

Мы не считаем проблемой желание посреди дня немного поболтать на отвлеченные темы. Неформальное общение помогает сохранять чат живым. Когда мы не только отчитываемся о задачах, но и делимся своими переживаниями, шутим, обсуждаем интересы, чат становится местом, куда хочется возвращаться. В итоге даже в самые загруженные дни мы заходим не только «поставить галочки», но и поддержать друг друга — а значит, продолжаем пользоваться основной функцией чата: планированием и отчетностью по задачам.

Такие перерывы на флуд работают как естественные паузы в работе. Вместо того чтобы залипать в соцсетях, мы отдыхаем, общаясь с единомышленницами. А потом с новыми силами возвращаемся к своим делам — уже в хорошем настроении и с поддержкой команды. Согласно исследованию Оксфордского университета, счастливые сотрудники на 13% продуктивнее.

За три с половиной года чат стал для меня и других участниц не только вспомогательным инструментом, но и важным сообществом. Вот что я поняла.

Теперь я много успеваю. Если говорить в цифрах, я каждый день выполняю от 60 до 100% списка. Для серийного прокрастинатора это невиданные показатели. Для сравнения пересмотрела свои старые бумажные ежедневники, где пыталась вести списки дел раньше. Судя по записям, настолько успешных дней у меня было по пальцам пересчитать. Навскидку моя продуктивность колебалась на уровне 20—40% выполнения поставленных задач.

Чужой прогресс мотивирует. Я будто заглядываю в чужой быт. Мне интересно наблюдать, как участницы чата ставят галочки в течение дня. Например, я вижу, как человек изо дня в день работает над диссертацией, и могу порадоваться чужому прогрессу. Иногда у девочек появляются абсурдные задачи, и над ними можно вместе посмеяться. Мои любимые: «православные расшифровки», «накидать план, как избежать катастрофы» и загадочное «бутылка, сыр, колбаса, карандаш».

Взаимная мотивация работает. Я ощущаю, что собеседницы следят за мной. Мы не ругаем и не осуждаем, если у кого-то выдался непродуктивный день. Но сама вероятность того, что твое сообщение увидит кто-то другой, заставляет более осознанно подойти к планированию. Ведь возможность прилюдно похвастаться тем, что сегодня закрыл все-все свои задачи, — дополнительная мотивация работать на полную.

Чат — это комфортная среда без давления. Поэтому я не стыжусь медленного прогресса. Все участницы работают в разных компаниях или на самих себя, поэтому то, как мы справляемся со своими делами, не влияет ни на кого из присутствующих. Если у меня горит задача, я могу написать об этом в своем списке дел с пометкой «🔥🔥🔥!!!!!!!!!!!!!!!!», не боясь, что коллега из смежной команды осудит меня за просчет в тайм⁠-⁠менеджменте.

Несмотря на то что в процесс как будто вовлечены несколько человек, нет какой-то соревновательности. Так как каждая участница по-своему детализирует свои дела, сравнивать свой процент успеха с другими становится неудобно, и для меня это большой плюс.

Телеграм-чат — удобное решение. В этот мессенджер я захожу, согласно статистике, около 25 раз в день. В нем я общаюсь по работе и по личным делам, узнаю новости и листаю мемы. А еще он доступен со всех устройств, которыми я пользуюсь, и я могу составлять список дел с телефона в метро, редактировать его с компьютера во время созвонов или вычеркивать последние дела, сидя в ванне с планшетом.

Планирование стало более осознанным. Список «обнуляется» в конце дня, так как каждый день нужно писать новый. Так мне приходится реально каждый день вспоминать о задачах. В бумажном ежедневнике я могу просто открыть вчерашнюю страницу и продолжить ставить галки в старом списке. А вот листать чат до своего предыдущего сообщения неудобно, ведь за сутки мы уже успели нафлудить.

Я стараюсь не копировать строки из вчерашнего списка, а переосмыслять и переформулировать задачи. А для отслеживания привычек и одинаковых дел на каждый день я использую Finch, где, кстати, дружу с несколькими девочками из чата.

А вот что думают другие участницы чата.

Если вам интересно попробовать этот прием для тайм-менеджмента, вот краткая инструкция, как это сделать.

Шаг 1. Найдите приятелей, которым может быть интересна эта идея, и расскажите им об accountability partners. В качестве примера можете скинуть им этот текст. Желательно, чтобы вы не были коллегами: это поможет избежать ненужного сравнения и конкуренции, а также позволит откровенно обсуждать рабочие проблемы. Можно начать с пяти человек и постепенно приглашать больше людей.

Шаг 2. Создайте чат и определите время чеков. Рекомендую оставить систему с тремя чеками в день, но подогнать время под потребности чата. Если в вашей группе принято начинать работать раньше, сдвиньте утреннее сообщение. А если хотите подводить итоги перед самым сном, отправляйте вечерний чек, например, за пять минут до полуночи.

Шаг 3. Запланируйте чеки. Первое время ответственным, возможно, придется быть вам как организатору чата. Потом поменяйтесь с кем-то, кто готов принять эту эстафету. Самое важное — сделать так, чтобы сообщения приходили в нужные дни и в нужное время.

Воспользуйтесь отложенными сообщениями и заведите напоминания минимум на две недели вперед. Чеки могут быть как творческими, так и очень простыми: например, «Доброе утро! Планируем свой день», «Время обеда, как продвигается?» и «Время завершать работу, подводим итоги».

Шаг 4. Отправьте свой список дел. Насколько детально и подробно их расписывать, зависит от ваших предпочтений.

Если задачи содержат коммерческую тайну или вы хотите опустить какие-то детали, используйте понятные вам сокращения и значки. Я обычно отмечаю похожие задачи для разных клиентов первой буквой названия компании или именем менеджера, с которым работаю.

Шаг 5. Отмечайте прогресс. В течение дня редактируйте собственное сообщение со списком, чтобы отмечать выполненные задачи или добавлять новые. Здесь нет каких-то метрик эффективности. Если сегодня получилось сделать только одно дело из списка, никто не умрет. Завтра вы составите новый список и попытаетесь что-то сделать снова.

Шаг 6. Поддерживайте друг друга. Чат нужен не для того, чтобы сделать все дела на свете. В первую очередь это поддерживающее сообщество. Так что в нем не должны осуждать и давать негативные оценки другим участникам. Думаю, что мы можем только хвалить и подставлять плечо друг другу в дни, когда ничего не получается. Иначе зачем это все нужно?

Шаг 7. Советуйтесь друг с другом. Скорее всего, процесс потребует настройки — делитесь своим мнением о том, как его улучшить. Например, какие чеки вам больше нравятся, когда их отправлять, как отчитываться, как комментировать чужой прогресс. Правила в таких сообществах создаются коллективно.