Как заполнить авансовый отчет

Если работодатель выдал работнику или исполнителю по ГПД деньги на хозяйственные нужды — наличными из кассы либо безналом на карту, тот должен отчитаться за них.

Для этого сотрудник заполняет авансовый отчет по форме АО-1 и прикладывает подтверждающие документы — кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные  . Обязанность отчитаться не зависит от того, какой режим налогообложения применяет работодатель.

Когда ИП оплачивает свои расходы — неважно, личные или предпринимательские — он не должен оформлять авансовый отчет, поскольку распоряжается своими, а не подотчетными деньгами  . Но если суммы получают работники ИП, они оформляют авансовые отчеты.

Чаще всего подотчетные лица, бухгалтеры их называют подотчетниками, представляют авансовый отчет для подтверждения, что потратили деньги компании или ИП на:

• служебные командировки;
• представительские расходы;
• оплату товаров, работ, услуг для нужд работодателя;
• предоплату контрагенту.

Лимит расчетов наличными с компаниями и ИП — 100 000 ₽ по одному договору — на выдачу под отчет не распространяется. Но подотчетник должен соблюдать это ограничение, когда рассчитывается с другими организациями и предпринимателями.

Авансовый отчет заполняют в одном экземпляре на бумаге или как электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, КЭП  . Печать на авансовом отчете не ставят.

Вот что нужно сделать подотчетнику при оформлении авансового отчета  :

1. На оборотной стороне документа в графе 1 указать номера оправдательных документов по порядку, 2—4 — даты, номера и названия документов, подтверждающих расходы, либо наименование трат, например суточные; 5—6 — суммы расходов из указанных выше документов, в рублях или валюте.
2. Поставить подпись и ее расшифровку на оборотной стороне отчета.
3. Пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, как они записаны в графах 1—6, и приложить их к отчету.
4. Отдать авансовый отчет с приложенными документами в бухгалтерию или руководителю.
5. Получить расписку, что авансовый отчет приняли к проверке.

После того как бухгалтер проверит авансовый отчет, он заполняет свою часть документа.

На оборотной стороне в графах 7—9 пишет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов/субсчетов, которые дебетуются на эти суммы.

На лицевой стороне документа указывают:

• номер авансового отчета;
• структурное подразделение;
• ФИО, должность (профессию), табельный номер подотчетника;
• назначение аванса;
• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• сумму полученного подотчетником аванса;
• сумму израсходованных им денег;
• сумму остатка или перерасхода подотчетных средств — с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу;
• бухгалтерские записи. Номера дебета счетов/субсчетов должны соответствовать номерам из графы 9 оборотной стороны отчета;
• в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению — прописью и цифрами;
• ставят визу утверждения отчета руководителем.

Заполненный и проверенный в бухгалтерии отчет подписывает бухгалтер или главбух, а если их нет — руководитель либо ИП.

Если подотчетник ошибся при заполнении отчета, нужно зачеркнуть неправильные текст или сумму и указать корректные данные. Также надо поставить дату исправления и заверить подписями подотчетного лица и сотрудника бухгалтерии, написав их должности и ФИО  .

По общему правилу сроки сдачи авансового отчета устанавливает руководитель или ИП. Их можно закрепить в локальном акте — положении о расчетах с подотчетными лицами. В нем же прописывают порядок выдачи денег, возврата неизрасходованных сумм и возмещения перерасхода.

Законодательно установлен только срок сдачи отчета по расходам в командировке — не позднее трех рабочих дней после возвращения из нее  .

Авансовые отчеты надо хранить не менее пяти лет после отчетного года. А если есть спор или разногласия с контрагентом — до принятия решения по делу  .

Сокращать эти сроки хранения нельзя, а вот продлевать — можно.