Как составить дове­ренность на полу­чение товара

Доверенность на получение товара подтверждает, что покупатель дал право представителю принять товар у поставщика.

Расскажу, когда она нужна и как выбрать ее форму.

Получить товар, который купил предприниматель или компания, может сам ИП или руководитель организации. ИП должен предъявить паспорт, а руководитель фирмы — паспорт и выписку из ЕГРЮЛ. Любому другому человеку понадобится доверенность на получение товарно-материальных ценностей, ТМЦ, от имени организации или ИП.

На кого выписывается. Оформить доверенность можно на любого человека: и на сотрудника, и на того, кто не состоит в штате.

Можно ли выдать одну доверенность на нескольких представителей. Да, если они перечислены в документе. У каждого из них одинаковые полномочия  .

Нужно ли заверять у нотариуса. Нет. Достаточно подписи руководителя или предпринимателя.

Доверенность можно выдать на любой срок — день, месяц или несколько лет. Если не указать его, документ будет действовать год со дня выдачи  .

Срок можно прописать как календарную дату или период времени. Например, указать, что она выдана «на три месяца» или «с 1 мая 2025 года до 1 декабря 2025 года».

Доверенность на получение товара составляют по форме М-2, М-2а или произвольно. Покупатель и поставщик могут договориться, какой образец документа будут использовать. Условия можно прописать в договоре или согласовать устно. Лучше заранее уточнить у поставщика, какая доверенность ему нужна, чтобы избежать задержки отгрузки.

Чаще всего доверенность делают на бумаге. Если поставщик и покупатель обмениваются электронными документами, доверенность можно оформить в электронном виде и подписать квалифицированной электронной подписью.

Какую форму выбрать. Формы М-2 и М-2а используют для получения товара у одного поставщика. Для каждого нового нужна отдельная доверенность. Если компания или ИП работает с несколькими поставщиками, удобнее составить доверенность в произвольной форме: она позволит одному представителю получать товар у разных контрагентов без необходимости выдавать новый документ для каждого.

Форму М-2 используют для однократного получения товара. У нее есть корешок — отрывная часть, которую подписывает представитель по доверенности. Ее отрывают и оставляют в организации, которая выдала доверенность, — сшивают с остальными корешками за определенный период, например за месяц, и хранят в течение сроков, установленных внутренними правилами компании или ИП.

По ссылке — шаблон доверенности по форме М-2, а ниже — пример, как ее заполняют.

У М-2а нет отрывной части — это единственное ее отличие от формы М-2. Эта доверенность тоже одноразовая.

Чаще всего сведения о выдаче М-2а вносят в журнал учета доверенностей  . Эта форма подойдет, если компания или ИП выдают много доверенностей и не хотят хранить корешки от них.

По ссылке — шаблон доверенности по форме М-2а, а ниже — пример, как ее заполняют.

Доверенность в произвольной форме обычно печатают на фирменном бланке организации или ИП. Ее содержание может быть любым, главное — чтобы там были обязательные реквизиты.

В доверенности на получение ТМЦ должны быть  :

1. Наименование документа — «Доверенность».
2. Дата и место составления.
3. Полное наименование доверителя — организации или ИП.
4. ФИО, паспортные данные доверенного лица.
5. Четкое описание полномочий — что разрешено делать, например: «получить товар по товарной накладной №… от… в количестве…».
6. Наименование и реквизиты поставщика, у которого надо получить товар.
7. Подпись руководителя или ИП, печать при наличии.
8. Если нужно — перечень документов, которые должен иметь при себе представитель — паспорт, копия доверенности.

Компании и предприниматели не обязаны вести учет доверенностей. Но если их много, работники периодически увольняются, а список доверенных лиц меняется, лучше следить, у кого есть действующие полномочия на получение ТМЦ от имени организации или ИП.

Почему это важно:

• если сотрудник уволился, но у него осталась действующая доверенность, он может получить товар и похитить его;
• бывший работник может злоупотребить полномочиями: подписать от имени компании или ИП документы о поставке, которой не было. Это может привести к убыткам, спорам с контрагентами и налоговой проверке;
• сотрудник может попытаться получить товар по просроченному документу, из-за чего поставщик откажет в передаче груза.

Для учета доверенностей обычно ведут журнал. В нем фиксируют дату документа, номер, ФИО получателя, срок действия и цель выдачи. Журналы и базы учета доверенностей хранят минимум пять лет  .

Еще для работы с доверенностями рекомендуют:

• выдавать их на минимальный необходимый срок, ограничивать срок всех доверенностей текущим годом, издавать только один экземпляр каждой доверенности;
• назначить ответственного сотрудника за оформление и контроль сроков доверенностей;
• проверять возврат неиспользованных или истекших доверенностей;
• если нужно — оформлять отчет о выполнении действий по доверенности.

В этом случае надо оформить новую. Воспользоваться доверенностью может только тот, кто указан в документе, и лишь по паспорту, поэтому утеря доверенности ничем не угрожает организации или ИП, которые ее выдали.

1. Получить товар без доверенности от имени организации может руководитель, от имени ИП — сам предприниматель. Всем остальным нужна доверенность.
2. Доверенность можно выдать любому человеку — например, работнику, подрядчику, родственнику.
3. На доверенности должна быть подпись руководителя или ИП, печать ставить не обязательно.
4. Можно оформить доверенность в произвольной форме или по типовой форме М-2 или М-2а.
5. Стоит вести учет доверенностей в специальном журнале. Туда записывают все доверенности, их сроки и полномочия представителей. Если такой журнал есть, его надо хранить 5 лет.