Как заполнить ЕФС-1 ​подраздел 1.1

В подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 вносят сведения о приеме и увольнении работников и других кадровых событиях.

При приеме на работу или увольнении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или расторжении договора ГПХ отчет сдают на следующий рабочий день после кадрового события. В остальных случаях — до 25-го числа следующего месяца.

Отчет сдают в СФР на бумаге или электронно в зависимости от количества застрахованных сотрудников  :

1. До 10 человек — на бумаге или электронно, на усмотрение работодателя.
2. 11 человек и больше — только электронно.

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Работодатель заполняет и сдает подраздел 1.1 формы ЕФС-1 при следующих кадровых событиях:

1. Прием на работу по трудовому договору или увольнении.
2. Заключение или расторжение договора гражданско-правового характера с исполнителем без статуса ИП или самозанятого.
3. Перевод работника на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или другой квалификации.
4. Приостановление или возобновление трудового договора.
5. Перевод на неполное рабочее время с полного, с очной работы на дистанционную и наоборот.
6. Подача работником заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде.
7. Получение работником судебного запрета на работу в определенной должности.
8. Переименование работодателя.

Отчет сдают в отделение СФР по месту регистрации работодателя. Для компаний это юридический адрес, для индивидуальных предпринимателей — место жительства.

Обособленные подразделения, ОП, которые сами перечисляют зарплату и страховые взносы, подают подраздел 1.1 ЕФС-1 на своих работников в отделение СФР по месту регистрации.

В титульный лист вносят сведения о работодателе:

• регистрационный номер в СФР;
• полное или сокращенное наименование компании, ее обособленного подразделения либо ФИО ИП;
• ИНН и КПП — только организации и их обособленные подразделения;
• ОКВЭД — код основного вида деятельности;
• ОГРН или ОГРНИП;
• код категории страхователя — вносят только ИП и приравненные к ним лица. Например, код ИП01 пишут индивидуальные предприниматели, а ИП02 — главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
• телефон и электронную почту.

Поля для кодов статистики ОКФС, ОКОГУ, ОКПО заполняют только государственные и муниципальные учреждения.

Все данные для титульного листа, кроме кодов статистики, можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с сайта налоговой службы.

Также в титульный лист нужно внести:

• должность руководителя или представителя, если отчетность сдает он;
• подпись и ФИО подписанта;
• дату подписания;
• печать — для организаций, у которых она есть.

В подраздел 1 вносят данные работника, за которого сдают отчет, — его ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС. Также в поле «Статус ЗЛ» указывают гражданство — код страны по общероссийскому классификатору, для граждан РФ — 643.

Если форму подают на двух и более человек, подраздел 1 заполняют по каждому.

Если работник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, в подразделе 1.1 указывают только дату подачи заявления. Остальные графы оставляют пустыми.

В остальных случаях реквизиты для заявления оставляют пустыми, а заполняют только табличную часть.

В графе 1 ставят номер по порядку начиная с 1.

В графе 2 «Дата… (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения…» ставят дату кадрового мероприятия, например 05.02.2025.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении…» указывают тип кадрового мероприятия из перечня  .

Графу 4 «Работа в районах Крайнего Севера» заполняют, если работник занят в районах Крайнего Севера или приравненных к нему местностях. Для Крайнего Севера ставят код РКС, для приравненных местностей — МКС. Иначе поле оставляют пустым.

Графу 5 «Трудовая функция» заполняют только для трудового договора. В эту графу пишут должность, профессию или специальность работника. Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, в котором будет работать сотрудник, название подразделения тоже вписывают в эту графу. Еще сюда вписывают код разновидности договора  :

• «0» — бессрочный трудовой договор;
• «0.1» — срочный до шести месяцев;
• «0.2» — срочный свыше шести месяцев;
• «1» — бессрочный по совместительству;
• «1.1» — срочный по совместительству на срок до шести месяцев;
• «1.2» — срочный по совместительству на срок свыше шести месяцев.

В графе 6 «Код выполняемой функции» для трудового договора код указывают по Общероссийскому классификатору занятий в формате «ХХХХ.Х».

Также здесь указывают дополнительный код, если принимают или переводят работника на дистанционную работу, неполный рабочий день или неделю:

• «ДИСТ» — дистанционная работа;
• «НДОМ» — работа на дому;
• «НЕПД» — неполный рабочий день;
• «НЕПН» — неполная рабочая неделя.

При заключении договора ГПХ указывают код из перечня  .

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют только при расторжении трудового договора. Здесь указывают код причины увольнения, пункт и статью трудового кодекса и текстовую формулировку причины увольнения. Их берут из справочника  .

Например, при увольнении по собственному желанию графу 7 заполняют так:

1. Код — п3ч1с77тк.
2. Пункт и статья Трудового кодекса РФ — пункт 3 части 1 статьи 77.
3. Основание — трудовой договор расторгнут по инициативе работника.

В графах 8—10 указывают сведения о документе, который послужил основанием для кадрового события: его наименование, дату и номер. Например, приказ, 05.02.2025, 3к.

Графу 11 «Признак отмены записи» заполняют только, если сдают подраздел 1.1 ЕФС-1 с типом «Отменяющая». Тогда в графе ставят значок «Х».