Как оформить перевод сотрудника

Неправильно оформленный перевод работника может обернуться трудовым спором, штрафами и другими проблемами.

Причины для перевода сотрудника на другую работу могут быть разными: у него появились проблемы со здоровьем, компания переехала в другой город или на предприятии возникла чрезвычайная ситуация, например пожар или наводнение. Разберемся, как действовать в том или ином случае.

Правила зависят от того, о каком переводе идет речь — постоянном или временном. Это влияет на то, какие документы оформлять и нужно ли согласие сотрудника.

Общие правила. Перевод работника регулирует ТК РФ. Закон предусматривает несколько видов перевода: обычный — когда он переходит на другую должность или в другое подразделение на неопределенный срок, и временный — оформляется на ограниченный период по уважительным причинам, например для замещения временно отсутствующего сотрудника.

Перевод. Им пользуются в нескольких случаях:

1. Работник полностью меняет трудовую функцию. Например, водителя службы доставки переводят на должность охранника склада.
2. Меняется структурное подразделение, в котором сотрудник работает. Допустим, в трудовом договоре указано, что человек пришел на должность менеджера в отдел закупок. Его могут перевести на ту же позицию в отдел дистрибуции. Если в трудовом договоре не указано подразделение, работодатель сможет перевести сотрудника на ту же должность в другой отдел без оформления перевода.
3. Переезд в другую местность с работодателем. Если организация или ИП переехали в другой город, работодателю придется заключать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении места работы.
4. Перевод к другому работодателю — по собственному желанию сотрудника или по другим причинам с его письменного согласия.

Временный перевод. Таким считается  :

1. Перевод на другую должность у того же работодателя на срок до одного года. Например, начальник отдела продаж уволился, и нужно временно подключить к задачам главного менеджера, пока ищут нового кандидата. Или другая ситуация: руководитель планирует повысить сотрудника, но сомневается, что тот справится с новыми обязанностями. Временный перевод поможет оценить правильность решения.
2. Замещение временно отсутствующего сотрудника, за которым по закону сохраняется рабочее место. Например, если основной сотрудник в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.
3. Перевод максимум на месяц на работу, не обусловленную трудовым договором, из-за катастрофы, ЧС и так далее.
4. Перевод при простое к другому работодателю в качестве антикризисной меры.

Если срок временного перевода истек, но работодатель не вернул сотрудника на прежнюю должность, а сам работник этого не потребовал, он остается в новой должности на постоянной основе.

В большинстве случаев перевести сотрудника на другую работу можно только с его письменного согласия.

За нарушение предусмотрены штрафы  :

• для средних и крупных организаций — от 30 000 до 50 000 ₽;
• для малых предприятий, ИП и должностных лиц — от 1000 до 5000 ₽.

Если сотрудника уволили за то, что он отказался от перевода, — придется его восстановить в должности и возместить понесенные издержки. По решению суда это может быть средний заработок за время вынужденного прогула, компенсация морального вреда и расходов на услуги юриста.

Есть исключения, когда согласие сотрудника на перевод у того же работодателя не требуется. К ним относятся чрезвычайные ситуации  :

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственная авария;
• несчастный случай на производстве;
• пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия и другие случаи, которые ставят под угрозу жизнь населения.

Продолжительность перевода без согласия работника не может превышать месяц. При этом количество переводов и их периодичность не ограничены. Если в течение месяца последствия ЧС не устранили, работодатель должен сначала перевести работника на прежнюю должность хотя бы на один день. Потом можно снова оформить временный перевод по тем же основаниям.

Если ЧС вызвала приостановку работы организации, работодатель также вправе временно перевести сотрудника без его согласия  . Новая работа должна соответствовать квалификации сотрудника. Если она ниже, нужно получить согласие работника.

Зарплата в перечисленных случаях не должна быть ниже среднего заработка по предыдущей должности.

В некоторых ситуациях работодатель должен перевести сотрудника на другую работу по его заявлению или в силу закона.

Перевод по инициативе работника. Работодатель обязан выполнить просьбу, если заявление подала  :

1. Беременная сотрудница с медзаключением о необходимости перевода. Руководитель должен исключить воздействие неблагоприятных производственных факторов или обеспечить более легкие условия труда.
2. Сотрудница с ребенком до полутора лет, поскольку она не может выполнять прежнюю работу. Например, из-за кормлений для нее теперь невозможен разъездной характер работы.

В каждом случае оплата труда женщины на новом месте должна быть не ниже среднего дневного заработка на прежней работе: у беременной — до отпуска по беременности и родам, а у мамы — пока ребенку не исполнится полтора года.

При расчете средней зарплаты берут данные за последние 12 месяцев до перевода. Например, если сотрудницу переводят 13 февраля 2025 года, расчетный период будет с 01.02.2024 по 31.01.2025. Далее считают по формуле  :

Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Без согласия работника это возможно только в ЧС, которые описали выше. При этом нельзя переводить сотрудника на другую работу, если новые обязанности противопоказаны по состоянию здоровья  .

Речь идет о местности за пределами границ населенного пункта: другой город, село, деревня. Если офис переезжает из одного района города в другой, это не будет считаться переводом в другую местность.

Порядок перевода. Компания или ИП должны письменно известить сотрудников о переезде минимум за два месяца  .

Если работник согласен на переезд — с ним заключают дополнительное соглашение к трудовому договору и издают приказ о переводе. При этом работодатель должен возместить  :

1. Расходы на переезд работника и его семьи и провоз имущества — либо предоставить работнику транспорт для переезда.
2. Расходы на обустройство на новом месте жительства.

Порядок и размер возмещения в государственных учреждениях до 1 сентября 2025 регулируется постановлением правительства РФ от 02.04.2003 № 187, после этой даты — постановлением правительства РФ от 11.02.2025 № 140.

У коммерческих работодателей сумму компенсации устанавливают дополнительным соглашением к договору или локальным нормативным актом. Это могут быть любые суммы — вплоть до покупки квартиры в новой местности. В документе можно прописать конкретные размеры выплат при переезде либо указать возмещение по чекам и квитанциям.

Компенсация расходов на переезд не облагается НДФЛ и страховыми взносами  .

Отказ работника от перевода. Если сотрудник не согласен на перевод в другую местность, трудовой договор с ним расторгают. Это касается и беременных женщин, и работников с ребенком до трех лет  .

При увольнении работнику должны выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка  .

Перевести сотрудника на другую работу можно на основании медицинского заключения. Здесь два сценария: сотрудник заболел и сам пошел к врачу либо получил заключение после обязательного медицинского осмотра по направлению работодателя  .

Работодатель должен проводить обязательный медицинский осмотр сотрудника, если работа связана  :

1. С вредными и опасными условиями труда — шахтеры, слесари, токари, водолазы, аппаратчики очистки сточных вод.
2. С движением транспорта — водители, пилоты, диспетчеры.
3. С организацией пищевой промышленности, общественного питания и торговли — продавцы, повара, официанты, фасовщики, пекари.
4. С лечебно-профилактическими и детскими медицинскими учреждениями — воспитатели, учителя, врачи.

Также обязательные медицинские осмотры проходят сотрудники до 18 лет  .

Периодичность осмотров, перечень врачей и анализов зависит от условий труда. Например, если сотрудник контактирует на работе с асбестовой пылью — он будет проходить обязательный медицинский осмотр раз в два года. В рамках обследования работник пройдет лора, дерматовенеролога, онколога, аллерголога, а еще проверит объем легких, сделает флюорографию и сдаст тесты на аллергены.

Пройти осмотр сотрудник может только в медицинской организации, с которой у работодателя заключен договор. То есть самостоятельно пройти обследование в своей клинике и принести заключение не получится.

На заключении должен быть штамп медицинской организации, подписи врача и членов врачебной комиссии. Больничный лист и выписка из истории болезни не считаются основанием для перевода.

Если сотрудник не может выполнять обязанности по медицинским показаниям — руководитель должен предложить другую работу, не противопоказанную по состоянию здоровья  .

Разберемся, какой перевод оформлять работодателю.

Постоянный перевод оформляют, если работник не сможет выполнять обязанности по специальности до конца жизни. Например, водитель получил увечье правой ноги и больше не может управлять машиной. Если есть подходящая вакансия, например диспетчер, сотрудника можно перевести на новую должность с его письменного согласия.

Временный перевод оформляют, если сотрудник не сможет работать по специальности до четырех месяцев. Тогда работодатель должен предложить другую подходящую по здоровью работу. Если такой вакансии нет или сотрудник не согласен на перевод, работодатель должен отстранить сотрудника от работы на четыре месяца без сохранения зарплаты.

Если работник не может выполнять свою работу более четырех месяцев, тоже оформляют временный перевод. Только при отсутствии вакансии или согласия работника компания или ИП вправе расторгнуть трудовой договор. В этом случае работнику положено выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка  .

При переводе на нижеоплачиваемую работу за сотрудником сохраняется средний заработок по прежней должности в течение одного месяца. Далее зарплату выдают по новым условия  .

Если перевод на нижеоплачиваемую работу связан с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, работодатель обязан сохранить средний заработок до выздоровления работника, либо до установления стойкой утраты трудоспособности. Тогда сотруднику еще положена единовременная компенсация и ежемесячные выплаты в зависимости от степени утраты трудоспособности.

Максимальный размер единовременной страховой выплаты в 2025 году — 154 920,79 ₽. Размер индексируется каждый год 1 февраля, информацию обновляют на сайте Социального фонда России. Размер ежемесячной страховой выплаты не превышает 119 118,52 ₽.

Перевод сотрудника на другую работу требует соблюдения установленной процедуры. Важно не только получить согласие работника, но и правильно оформить все документы.

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. Если сотрудник согласен на перевод и у него нет медицинских противопоказаний — нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В нем указывают: дату, место заключения соглашения, наименование работодателя, ФИО работника. Также вносят пункты трудового договора, в которых будут изменения: например, место работы, должность, список обязанностей, размер оклада. Дополнительное соглашение составляют и подписывают в двух экземплярах.

Приказ о переводе сотрудника. После заключения допсоглашения работодатель должен издать приказ о назначении на новую работу. Если перевод постоянный, на основании приказа вносят запись в трудовую книжку при ее наличии. Также корректируют личную карточку, если компания или ИП продолжают их вести, хотя сейчас это не обязательно.

Приказ обычно издают по форме № Т-5, где указывают причину, вид и дату перевода. Если это временный перевод — то еще дату окончания. Также прописывают прежнее и новое место работы и размер оклада.

Внесение в трудовую книжку работника записи о переводе. Если это временный перевод, запись в трудовую книжку не вносят и подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не подают  . При постоянном переводе запись в бумажную трудовую книжку нужно внести не позднее недели после издания приказа. После постоянного перевода нужно подать в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем перевода.

С трудовыми книжками все строго. Если нарушить правила заполнения, средним и крупным предприятиям грозит штраф от 30 000 до 50 000 ₽, малым предприятиям, ИП и должностным лицам — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽  .

Оформление личной карточки работника. Сейчас такую вести не обязательно. Но те, кто продолжает, обычно используют форму Т-2. Работник знакомится с записями и ставит подпись. Карточку заполняет сотрудник отдела кадров, но иногда эту обязанность могут передать главному бухгалтеру.

Проведение инструктажа по охране труда. Если работника переводят в другие условия труда, прежде чем допустить его к новой работе, работодатель обязан провести  :

1. Обучение безопасным методам выполнения работы.
2. Инструктаж по охране труда.
3. Обучение правилам оказания первой помощи.

Предоставление работнику работы, на которую осуществлен перевод. Когда вопрос с документами улажен, работодатель предоставляет сотруднику работу согласно новым обязанностям.

Трудовой кодекс не регламентирует порядок передачи новых дел. Поэтому чем подробнее в трудовом договоре прописаны обязанности сотрудника, место и условия работы — тем меньше возникнет спорных моментов.

Учет сведений о работнике в табеле учета рабочего времени. Табель — это документ, в котором фиксируют отработанное время сотрудников. При переводе на другую работу его не меняют. В нем нужно отметить только новую должность сотрудника. Если перевод был не в начале месяца, в табеле добавляют дополнительную строку — она помогает не запутаться и правильно начислить сотруднику зарплату.

Правила оформления документов при переводе на другую работу. Нужно подготовить следующие документы и записи:

1. Письменное предложение сотруднику о переводе на новую работу в свободной форме. Главное — указать должность и новые условия трудового договора, например размер зарплаты.
2. Работник может оставить подпись прямо на листе с предложением от работодателя либо отдельно написать заявление о согласии на имя руководителя. В заявлении указывают наименование организации или ФИО ИП, новую и старую должность, паспортные данные работника, подпись и дату заявления.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Приказ руководителя о переводе сотрудника.
5. При постоянном переводе — запись в трудовую книжку, если она есть. При любом переводе — в личную карточку сотрудника, если ее ведут.

Сроки прописываются в приказе о переводе. Если это постоянный перевод, учитывают дату поступления на новую работу. При временном переводе — дату начала и окончания перевода либо событие, ведущее к окончанию перевода. Например, выход основной сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком.

Работодатель может отказать в переводе, если для сотрудника нет подходящих вакансий — например, в случае с медицинскими противопоказаниями. Под вакансией в таком случае понимают наличие в штатном расписании должности, по которой не заключен трудовой договор.

Если вакансия есть, но сотрудник не согласился на конкретное предложение — работодателю нужно получить письменное подтверждение отказа. Так он сможет подтвердить, что выполнил свои обязательства.

Тут все просто — если нарушает ТК РФ. Вот эти случаи:

1. Перевел сотрудника на другую работу без его согласия.
2. Новые условия труда противопоказаны по состоянию здоровья.
3. Уволил работника из-за медицинских противопоказаний, хотя были подходящие вакансии по здоровью.
4. Не сохранил средний заработок на положенный срок при переводе сотрудника на нижеоплачиваемую работу по медицинским показаниям.
5. Если организация или ИП переезжает, не уведомив работников об этом минимум за два месяца.

В этих случаях сотрудник вправе обратиться в государственную инспекцию труда. Например, через ресурс «Онлайнинспекция-рф».

Жалоба работника — повод для внеплановой проверки организации, но в 2025 году их проводят только у работодателей, отнесенных к категориям высокого и чрезвычайно высокого риска  . Категорию риска присваивают по правилам, утвержденным постановлением правительства РФ от 07.08.2016 № 806: оценивают ОКВЭД работодателя, число работников, случаи нарушения прав сотрудников в прошлом. Проверить категорию риска работодателя можно на сайте Роструда.

На обращение должны ответить в течение 30 дней. После проверки инспекция может выдать работодателю предписание с требованием устранить нарушения, привлечь работодателя к административной ответственности или передать материалы проверки в прокуратуру.

Решение трудовой инспекции можно обжаловать в вышестоящей государственной трудовой инспекции или в суде. Если подтвердят, что права были нарушены, — работодатель должен восстановить сотрудника в прежней должности и выплатить оклад за период вынужденного прогула.

1. Перевести сотрудника на другую работу можно только с его письменного согласия. Исключение — чрезвычайные ситуации.
2. Если пропустить срок окончания временного перевода — сотрудник останется в новой должности на постоянной основе.
3. Сотрудника можно уволить, если нет подходящих вакансий по здоровью или он не согласен занять предложенную должность.
4. Если нарушить порядок перевода сотрудников на другую работу — работодателя могут привлечь к административной ответственности. Штраф — от 30 000 до 50 000 ₽.