Как мы за 10 лет с нуля автоматизировали дистрибьютора: кейс «Реал Крым»

В Крыму есть крупная дистрибьюторская компания, которая работает на рынке больше десяти лет. Она поставляет воду, соки, напитки и снеки во все крупные сети полуострова и в огромное количество розничных точек. У компании свои торговые представители, собственный парк автомобилей, сложная логистика с ежедневными маршрутами, активная работа с промо и скидками.

Когда бизнес только начинался, автоматизации не было вообще. Мы пришли в момент старта и выстроили всю цифровую инфраструктуру «под ключ». За десять лет стали для клиента не просто подрядчиком, а настоящим ИТ-партнёром — технологической опорой, на которой держится управление продажами, логистикой и аналитикой.

На старте у компании были типичные проблемы растущего дистрибьютора. Торговые представители собирали заявки по телефону и в WhatsApp, а потом всё вручную вбивали в 1С. Отсюда появлялись ошибки, дубли, неверные суммы, неправильный НДС в заказах. Никто не контролировал реальные визиты к клиентам, маршруты строились на глаз.

Не было ни сегментации клиентов, ни индивидуальных условий, ни автоматизированного контроля скидок. Каждый документ — ТТН, УПД, накладные — формировали и печатали вручную, что создавало огромную нагрузку на офис и склад. Логистика тоже жила по старинке: маршрутные листы составляли без анализа загрузки автомобилей, адреса не проверяли, при пробитии чеков возникали ошибки.

Когда компания выросла и открыла несколько городов, появилась новая задача. В одном регионе решили заменить торговых представителей на колл-менеджеров, которые собирали бы заявки по телефону. Но в 1С не было удобного интерфейса для такой работы — ни прав, ни фильтров, ни инструментов аналитики. Фактически требовалось встроить полноценную CRM прямо в учётную систему.

За десять лет мы создали комплексную автоматизацию, которая охватывает весь контур бизнеса. В основе лежит 1С:Управление торговлей — туда включены продажи, закупки, склад, логистика, взаиморасчёты, ценообразование и отчётность.

Поверх базовой конфигурации сделали десятки расширений: внешние печатные формы, модуль пробития чеков, расчёты НДС, печать путевых листов. Настроили права и роли для всех типов сотрудников — call-менеджеров, операторов, руководителей, курьеров, логистов, торговых представителей и бухгалтерии.

Отдельный блок — автоматизация работы торговых представителей. Внедрили «Агент Плюс» для учёта визитов, построения маршрутов и сбора заявок. Настроили выгрузку в 1С и обмен с ТСД Клеверенс. Доработали механизм рекомендованного заказа, добавили отчёты по сравнительному анализу по дням маршрута, улучшили подбор номенклатуры. Всё это позволило торговым представителям работать быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Огромный пласт работы — автоматизация печати документов. Раньше это была ручная рутина, которая съедала часы. Мы сделали пакетную печать ТТН, УПД, накладных и поручений экспедиторам одним кликом, с возможностью печатать в нескольких экземплярах. Отдельно доработали макеты — добавили штрихкоды, корректные цены и реквизиты. Нагрузка на офис и склад снизилась радикально.

Для руководства разработали расширенную аналитику. Появились отчёты по скидкам, по эффективности менеджеров с АКБ, сравнительный анализ продаж, контроль корректности адресов доставки, отчёты по клиентам, которые давно не покупали. Для call-менеджеров сделали отдельные отчёты по динамике закупок и активности клиентов.

Самый стратегический проект клиент выделяет отдельно — создание рабочего места call-менеджера, фактически мини-CRM внутри 1С. Мы настроили интерфейс для операторов, удобный приём заявок по телефону, быстрый подбор товаров, отчёты по клиентам за последние три недели, встроенный сравнительный анализ, контроль сегментов и скидок, автоматическую проверку адресов. Всё это позволило колл-менеджерам работать с той же эффективностью, что и торговые представители в полях.

Кроме того, настроили сложные интеграции с внешними системами — обмен с поставщиками, выгрузку DBF-файлов для федеральных сетей, интеграцию с логистическим сервисом и аптечной сетью SmartApteka.

И всё это время мы сопровождали клиента: исправляли ошибки после обновлений, устраняли сбои сервера, корректировали интерфейсы, обучали пользователей. Десять лет непрерывной поддержки.

Главный результат — бизнес получил устойчивый ИТ-фундамент, который позволяет расти дальше без системных ограничений. Продажи выросли, а операционные ошибки почти исчезли. Заявки теперь собираются автоматически, НДС в заказах не путают, документы печатаются без участия человека, скидки и сегменты работают корректно, дубли и задвоения сведены к минимуму.

Торговые представители и call-менеджеры формируют заявки в один-два клика, видят всю историю клиента, получают подсказки по рекомендованному заказу. Маршруты оптимизированы, адреса проверены.

Руководство получило прозрачную аналитику по продажам, эффективности сотрудников, результативности скидок и состоянию маршрутов. Логистика стала управляемой — маршрутные листы печатаются автоматически, чековая дисциплина на контроле.

База данных очистилась и стала качественной. Люди работают быстрее, ошибок меньше, выручка выше.

Проект «Реал Крым» — эталонный для дистрибьюторов напитков, снеков и FMCG в целом. Он будет полезен компаниям, которые работают с торговыми представителями, используют рекомендованный заказ, имеют собственный парк доставки, принимают заявки через колл-центр или планируют переходить на такой формат. А также всем, кто хочет навести порядок в 1С и построить комплексную автоматизацию продаж «под ключ».