Совет юриста: как бизнесу оформить отношения с дизайнерами, фотографами и копирайтерами

1. Зачем это нужно.

Люди, создающие для вас контент, маркетинговые материалы или дизайн-продукты, создают объекты авторского права.

Право использовать, в том числе извлекать доход из этих объектов автоматически возникает у автора. Чтобы оно принадлежало работодателю/заказчику, нужно правильно оформить документы.

2. Оформление отношений с автором-работником:

Если работник по трудовому договору создаёт объект авторского права для работодателя, он называется служебным произведением, и исключительное право (право использовать и распоряжаться) на него сразу принадлежит работодателю. Соотвественно, в случае с работниками главное: правильные трудовой договор, должностная инструкция и процесс постановки задания и получения результата от работника.

Например, у вас есть штатный графически дизайнер:

• В трудовом договоре и должностной инструкции должно быть указано, что его обязанностями является создание объектов авторского права;
• Постановка ему задачи на создание дизайна, и получение от него результата должны фиксироваться так, чтобы потом можно было подтвердить цепочку событий (например, делать это по электронной почте или в CRM, которая позволяет отследить и идентифицировать действия конкретных пользователей, сохраненные материалы и изменения в них);
• Подписывать акты о переходе прав не нужно, если у вас есть доказательства постановки служебного задания и его выполнения — права сразу возникают у работодателя;
• В течение 3х лет нужно использовать объект, сохранить его в тайне или передать права на него другому лицу. Иначе право вернётся к дизайнеру.

3. Оформление отношений с автором на аутсорсе:

Если автор работает на вас как ИП или самозанятый, то без прямого указания на это в договоре права на объект к вам не перейдут, а вам останется лишь ограниченное право использования объекта.

Например, у вас есть фотограф на аутсорсе:

• В договоре на оказание услуг (а лучше назвать его договор авторского заказа) нужно прямо прописать, что право на созданные фото переходят к заказчику с момента их создания;
• Я рекомендую избегать привязки перехода права к моменту подписания акта или оплаты;
• Дальше остается зафиксировать факт создания конкретных фотографий именно для вас;
• Если фотографий немного, то достаточно будет их отправки вам фотографом по электронной почте. Используйте адреса, указанные в договоре;
• Если фото много, то как ни удивительно, самым простым и при этом надежным способом будет вставить их уменьшенные копии, позволяющие их идентифицировать, в акт о выполнении заказа по договору, которым можно обменяться с фотографом по электронной почте (со сканами подписей). Такой порядок можно изначально прописать в договоре;
• Ещё один вариант: сделать скриншоты письма фотографа со ссылкой на облачное хранилище так, чтобы было видно адрес этой ссылки. Затем, открыв ссылку, сделать скриншоты содержания хранилища и сохранить у себя. На скриншотах должны быть видны фотографии, адресная строка браузера, а также окно операционной системы с датой и временем;
• Остальные варианты, типа нотариальных осмотров и передачи опечатанных носителей — устаревшие и чрезмерно трудоёмкие для потоковой работы — можно использовать в каких-то особо важных случаях.

4. Вопросы вознаграждения.

В отношениях с работниками вопрос вознаграждения не влияет на принадлежность прав на произведение. Но закон требует выплаты авторского вознаграждения отдельно от зарплаты. В случае, если этого не сделать, работник может потребовать взыскания вознаграждения через суд в рыночном размере.

Самый простой способ оформления авторского вознаграждения с работником: указание твердой ежемесячной суммы, которая в равных долях делится на количество созданных за месяц произведений. Этот вариант абсолютно законен и подтвержден судебной практикой.

С авторами на аутсорсе рекомендую выделять вознаграждение за приобретение исключительного права в отдельную сумму, чтобы исключить споры о том, было ли оно установлено договором. В случае существенного нарушения права его выплаты автор будет вправе в судебном порядке требовать перевода права обратно на него.