Как платить НДФЛ за сотрудников

НДФЛ платят с доходов, в том числе с зарплаты и вознаграждений по договорам оказания услуг, подряда и других.

Работодатели платят НДФЛ за сотрудников, а заказчики — за исполнителей. Расскажем, какой процент нужно удерживать с выплат, как отчитываться и когда платить.

НДФЛ — налог на доходы физических лиц.

НДФЛ платят:

1. Предприниматели на ОСН  .
2. Все наемные сотрудники компаний и ИП.
3. Исполнители по договорам гражданско-правового характера, ГПХ, — например, оказания услуг или договора подряда.
4. С продажи личного имущества, выигрышей в лотерею и дивидендов.

Не платят НДФЛ с коммерческих доходов только самозанятые и ИП на системах налогообложения кроме ОСН.

С доходов от продажи квартир и машин человек обязан платить НДФЛ лично. Налог с доходов по банковским вкладам рассчитывает налоговая инспекция по итогам года.

За работников с трудовыми договорами и исполнителей по договорам ГПХ расчеты по НДФЛ ведет работодатель или заказчик. Он выступает налоговым агентом — удерживает налог из денежных выплат и перечисляет в бюджет. Но плательщиком НДФЛ остается работник или исполнитель. Они вправе получать вычеты по НДФЛ и получать обратно излишне уплаченный налог.

В статье расскажем об НДФЛ, который платят работодатели и заказчики за людей без статуса ИП.

До 2025 года доходы с начала года до 5 млн рублей облагали по ставке 13%, а превышение над этой суммой — по 15%. Теперь шкала ставок налога стала пятиступенчатой.

Для доходов работников по трудовому договору — 13, 15, 18, 20 или 22%  . Такие ставки применяют, если работодатель — российская организация, российское обособленное подразделение иностранной организации или ИП — гражданин РФ. В какой стране живет работник и где открыт его банковский счет, неважно.

По этой же пятиступенчатой шкале облагаются доходы работников, если они — высококвалифицированные иностранные специалисты или граждане стран — членов ЕАЭС  : Армении, Беларуси, Казахстана или Киргизии.

Сотрудникам, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, работодатели выплачивают районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате  . Для этих сумм шкала по-прежнему двухступенчатая: 13% с годового дохода до 5 млн рублей и 15% с превышения  .

Материальную выгоду облагают НДФЛ по ставке 30% для нерезидентов и 35% — для резидентов. Это, например, экономия на процентах, если работник получил займ по ставке ниже 2/3 ключевой Банка России. Это относится к займам от работодателя и взаимозависимых лиц, например дочерних компаний или родственников ИП.

Вознаграждение исполнителя по договору ГПХ, если он живет в России или получает вознаграждение от российских компаний и ИП, также облагают по пятиступенчатой шкале НДФЛ.

По тем же ставкам облагают НДФЛ доходы, если исполнитель получает их на счет в российском банке или использует в работе российские домены, программы или технические средства, размещенные в РФ.

Чем больше сумма годового дохода, тем выше ставка НДФЛ. Это называется прогрессивной шкалой.

Увеличенную ставку применяют к превышению над лимитом. Например, при годовом доходе в 3 млн рублей налог: 2 400 000 ₽ × 13% + 600 000 ₽ × 15% = 402 000 ₽.

Налоговую базу исчисляют работодатели и заказчики нарастающим итогом с начала года  .

Работодатель для расчета НДФЛ считает основную налоговую базу. Туда входят зарплата, премии, отпускные, больничные. Еще к основной базе относят доходы работника в натуральной форме — оплату товаров, работ или услуг работодателем. Например, если компания или ИП предоставляет бесплатные обеды, это тоже доход сотрудника.

Вот примеры выплат, которые не облагают НДФЛ  :

• командировочные расходы, включая суточные;
• государственные пособия, кроме больничных;
• компенсацию вреда здоровью;
• компенсацию использования личного автомобиля, компьютера и другой техники в служебных целях;
• материальную помощь до 50 000 ₽ при рождении или усыновлении ребенка;
• подарки стоимостью до 4000 ₽ в год.

К основной налоговой базе применяют налоговые вычеты. Работодатель дает стандартный вычет на детей и за сдачу ГТО, если работник принес документы, а также имущественный и социальный вычеты по уведомлению из налоговой.

Налоговые вычеты отнимают из основной налоговой базы. С полученной суммы считают налог — базу до 2,4 млн рублей умножают на ставку 13%, свыше этой суммы, но до 5 млн рублей — на 15% и так далее.

Отдельно считают выплаты, исходя из районных коэффициентов, и северные надбавки, поскольку там двухступенчатая шкала НДФЛ. К ним вычеты применяют, только если не хватило основной базы.

Работодатель, который выдавал сотруднику льготные займы, должен посчитать НДФЛ с материальной выгоды. Налоговая база — разница между процентами, начисленными по 2/3 ключевой ставки ЦБ и ставке из договора. И к этой налоговой базе вычеты не применяют.

Заказчик по договору ГПХ учитывает доход, который он выплачивает исполнителю. К налоговой базе исполнителя применяют профессиональные налоговые вычеты — расходы на выполнение договора, подтвержденные документами, или определенный процент от суммы договора  . Например, профессиональный налоговый вычет по договорам о создании текстов — 20%. Чтобы получить эти вычеты, исполнитель должен написать заказчику заявление.

Заказчик уменьшает налоговую базу на вычеты, если они есть. С полученной суммы считают налог — базу до 2,4 млн рублей умножают на ставку 13%, свыше 2,4 млн рублей, но до 5 млн рублей — на 15% и так далее.

Каждый работодатель и заказчик отдельно считает доход, который он выплатил человеку, и применяет ставку НДФЛ, исходя из этой суммы. Если работодателей и заказчиков несколько, после окончания года налоговая инспекция пересчитает доходы и пришлет уведомление об уплате налога работнику или исполнителю по договору ГПХ. Работодателю или заказчику ничего делать не нужно.

В месяце два расчетных периода по НДФЛ: первый — с 1-го по 22-е число, второй — с 23-го числа до конца месяца. При выплате денег работодатель или заказчик считает НДФЛ с доходов, а перечисляет его один раз — по окончании периода. Налог он удерживает из зарплаты или вознаграждения, то есть оставляет у себя на счете, чтобы позже перечислить в бюджет.

О получившейся сумме организация или предприниматель уведомляет налоговую инспекцию, а потом вносит НДФЛ на единый налоговый счет, ЕНС, единым налоговым платежом.

Сроки подачи уведомления и перечисления удержанного налога зависят от дат выплаты дохода.

Для основной налоговой базы и доходов до 2,4 млн рублей в год формула расчета ежемесячного НДФЛ такая: (Сумма дохода с начала года − налоговые вычеты) × 13% − НДФЛ, начисленный за предыдущие месяцы.

Если доходы с начала года больше 2,4 млн рублей, но меньше 5 млн рублей, налог считают так: 312 000 ₽ + (Сумма дохода с начала года − налоговые вычеты) × 15% − НДФЛ, начисленный за предыдущие месяцы.

Работодатели и заказчики платят НДФЛ один или два раза в месяц — зависит от того, по каким дням они выдают зарплату и вознаграждения исполнителям.

По итогам каждого квартала работодатели и заказчики сдают в налоговую инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ, где указывают выплаченные доходы, начисленную и удержанную сумму НДФЛ.

Отчет можно сдать на бумаге, если число работников и исполнителей, получивших доходы в текущем году, 10 или меньше. Если больше 10 — в электронном виде.

Расчет 6-НДФЛ сдают:

1. За квартал — до 25 апреля.
2. За полугодие — до 25 июля.
3. За 9 месяцев — до 25 октября.
4. За год — до 25 февраля. В состав этого расчета включают справки о доходах всех людей, получивших деньги от компании или ИП в текущем году.

Организации обязаны сдавать 6-НДФЛ, даже если выплат не было. ИП, которые не платили работникам и исполнителям в текущем году, отчет могут не сдавать.

Работодателя или заказчика, который должен был удержать и уплатить НДФЛ, но не сделал этого, могут оштрафовать на 20% от суммы, не удержанной и не уплаченной в бюджет  .

Если после доначисления НДФЛ общий остаток на ЕНС стал отрицательным, начислят пени. Для ИП — исходя из 1/300 ключевой ставки Банка России.

Для организаций в 2025 году пени начисляют так:

1. С 1-го по 30-й день просрочки — 1/300 ключевой ставки ЦБ.
2. С 31-го по 90-й день — 1/150.
3. С 91-го дня — 1/300.

1. С зарплаты наемных работников и исполнителей по договорам ГПХ без статуса ИП или самозанятых надо платить НДФЛ. Заказчик или работодатель как налоговый агент удерживает НДФЛ из дохода и перечисляет его в бюджет.
2. Зарплата, премии, отпускные, больничные, вознаграждение по договору ГПХ облагаются НДФЛ по пятиступенчатой прогрессивной шкале. Чем больше доход, тем больше налог.
3. Районные коэффициенты и северные надбавки облагаются налогом отдельно от зарплаты по ставке 13 или 15%.
4. Работодатель или заказчик считает НДФЛ только по доходам, которые платит сам. Доходы от процентов в банке, зарплата у других работодателей, выигрыши в лотерею его не касаются.
5. Если не удержать или не перечислить НДФЛ в бюджет или занизить налог, могут оштрафовать на 20% от суммы неуплаты и начислить пени.