Как заполнять форму 6-НДФЛ

До 25 июля нужно сдать 6-НДФЛ за полугодие.

Его сдают все работодатели и налоговые агенты. Если опоздать, придется платить штраф — 1 000 ₽ за каждый месяц, — а еще налоговая может заблокировать счет.

В этой статье — пошаговая инструкция, как заполнить 6-НДФЛ в 2026 году. Мы разберем каждый раздел и покажем примеры.

❓ В каких случаях сдают. Вы обязаны сдать 6‑НДФЛ, если в отчетном периоде вы, как организация или ИП, выплачивали доход физлицам. Вот самые частые случаи:

• платили зарплату сотрудникам по трудовым договорам;
• перечисляли вознаграждение по гражданско‑правовым договорам (подряд, услуги);
• выплачивали дивиденды учредителям;
• покупали у физлица недвижимость, машину или другое имущество;
• выдавали материальную помощь, подарки, призы;
• платили арендную плату физлицу за его квартиру, гараж.

Если в отчетном квартале не было ни одной такой выплаты, вы не обязаны сдавать 6‑НДФЛ: подробнее — в конце статьи. Но если ранее вы отчитывались, безопаснее сдать нулевой расчет, чтобы налоговая не заблокировала счет.

⏰ Когда сдавать  :

1. За первый квартал — не позже 25 апреля.
2. За полугодие — не позже 25 июля.
3. За девять месяцев — не позже 25 октября.
4. За год — не позже 25 февраля.

Годовой расчет отличается от квартальных: в него нужно включить справки о доходах всех физлиц, получивших выплаты за истекший год.

Если крайний срок сдачи выпадает на выходной, его переносят на ближайший рабочий день  . Например, в 2026 году 25 октября выпадает на воскресенье. Поэтому сдать отчет нужно не позже 26 октября.

🌏 Куда сдавать. В налоговую инспекцию по месту нахождения организации или ИП.

Если у компании есть обособленные подразделения, а у ИП — патент, действуют особые правила. Мы разобрали их в конце статьи в блоке «Особые случаи: обособленные подразделения и ИП на патенте».

📋 Как сдавать:

1. В бумажном виде — если выплатили деньги меньше чем десяти сотрудникам  . Форму можно предоставить очно в налоговой или отправить по почте ценным письмом с описью вложения. По желанию добавляют уведомление о вручении, чтобы убедиться, что расчет доставлен в налоговую инспекцию.
2. В электронном — по желанию, независимо от количества сотрудников. 6-НДФЛ можно сдать через личный кабинет на сайте налоговой службы или через оператора электронного документооборота, с которым заключили договор. В обоих случаях нужна квалифицированная электронная подпись. ИП или руководитель ООО может получить ее в налоговой бесплатно, понадобится только токен — сертифицированный носитель подписи. Как получить электронную подпись — рассказали в отдельной статье.

Прежде чем заполнять, важно понять структуру. Форма состоит из трех обязательных частей, для годового отчета — из четырех.

Титульный лист — общие данные о компании или ИП: ИНН, КПП, название, код налоговой и период.

Раздел 1 — про налог к уплате: сколько и по каким срокам должны были перечислить в бюджет в этом квартале.

Раздел 2 — про доходы и налог в целом: сколько начислили, сколько вычли, сколько удержали с начала года нарастающим итогом.

Если у вас в компании были доходы, которые облагаются по разным ставкам, например 13% и 35%, разделы 1 и 2 заполняются отдельно для каждой ставки.

Справка о доходах (приложение № 1) — заполняется только в годовом отчете на каждого человека отдельно.

Дальше подробно и с примерами расскажу, как заполнить все пункты отчета и какие данные подготовить заранее.

Прежде чем открывать форму, подготовьте  :

1. Суммы начисленного дохода по каждому сотруднику помесячно.
2. Суммы предоставленных вычетов — стандартных, имущественных, социальных.
3. Даты выплаты дохода и суммы удержанного налога.
4. Реквизиты вашей компании — ИНН, КПП, ОКТМО, а если заполняете годовую отчетность — паспортные данные сотрудников.

Форма 6-НДФЛ состоит из ячеек — в каждую можно вписать только один символ. Чтобы отчет приняли с первого раза, важно правильно заполнять пустые ячейки и суммы. Как — зависит от способа заполнения. Всего их два: письменно или в электронном виде — в программе «Налогоплательщик ЮЛ».

✍️ Если заполняете от руки, во всех пустых ячейках ставьте прочерк. Например, у организации ИНН из 10 цифр, а в форме отведено 12 ячеек. Значит, нужно вписать: 7 7 0 3 0 8 1 0 1 5 — —, то есть в двух последних ячейках поставить прочерки.

С суммами правило такое: в ячейках для копеек всегда ставьте 0. В ячейках для рублей, если сумма меньше разряда, ставьте 0 в первой ячейке, а в остальных — прочерки.

Соблюдайте технические требования к оформлению:

• цвет чернил — только черный, фиолетовый или синий;
• нельзя печатать на двух сторонах листа, скреплять листы степлером или замазывать ошибки корректором.

💻 Если заполняете в программе «Налогоплательщик ЮЛ», прочерки и нули в пустых ячейках можно не ставить вручную — программа расставит их автоматически при печати или выгрузке файла.

После того как заполните все разделы формы, не забудьте поставить подпись и дату руководителя на каждой странице — для этого есть специальное поле «Достоверность и полноту сведений…». Оно есть и на титульном, и на каждом последующем листе отчета.

Давайте построчно разберем, что писать в каждом поле титульного листа.

ИНН/КПП. Для организаций — ИНН и КПП по месту нахождения  . Для ИП — только ИНН, в поле КПП ставятся прочерки.

Номер корректировки. Это номер версии отчета: «0» для первичного, «1» для первого исправления, «2» для второго и так далее.

Налоговый период. Вписывают код, который показывает не только отчетный период, но и особый статус компании — например, реорганизацию или ликвидацию. Придумывать ничего не надо, все коды есть в официальной таблице ФНС. В таблице — основные.

Налоговый орган. Четыре цифры вашей ИФНС.

По месту нахождения (учета). Код, который показывает, кто именно сдает отчет и по какому основанию. Основные коды:

• 214 — по месту нахождения российской организации;
• 120 — по месту жительства ИП;
• 220 — по месту нахождения обособленного подразделения;
• 320 — по месту осуществления деятельности ИП;
• 335 — по месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации.

Полный список можно найти в приложении № 2 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Налоговый агент. Полное или сокращенное наименование юрлица, как в уставе. Для ИП — фамилия, имя и отчество полностью, построчно, без сокращений.

ОКТМО. Код муниципального образования по месту нахождения организации или подразделения. Уточнить код можно на сайте ФНС.

Номер телефона. Нужен, чтобы сотрудник налоговой мог связаться с вами, если возникнут вопросы по расчету. Обязательно указывайте код города — например, 985 123 45 67.

Этот раздел показывает, сколько налога вы должны были перечислить в бюджет в течение отчетного квартала.

Теперь расскажу, как заполнять раздел 1.

010 — КБК для НДФЛ — это код бюджетной классификации. Можно найти его в приказе Минфина от 10.06.2025 № 70н. Например, КБК с зарплаты, облагаемой по ставке 13%, — 182 1 01 02010 01 1000 110.

020 — сумма налога, подлежащая перечислению. Это деньги, которые вы должны были заплатить по всем срокам этого квартала.

021—026 — сумма налога по срокам уплаты. Для первого квартала сроки и соответствующие им строки выглядят так.

027—029 — резервные поля для дополнительных сроков уплаты. Они могут понадобиться, если в квартале было больше шести стандартных сроков, например при реорганизации или особых режимах. В обычной ситуации они остаются пустыми.

030 — сумма налога, возвращенная физлицам. Если вы в этом квартале возвращали налог, например по уведомлению из ФНС, укажите общую сумму.

031—036 — возвраты. Заполняйте по тем же срокам, что и уплату.

Проверьте себя: сумма строк 021—026 должна равняться строке 020.

Этот раздел заполняется отдельно по каждой налоговой ставке. Сюда попадают все доходы, начисленные с начала года нарастающим итогом.

Разберем заполнение на примере фирмы «Ромашка», в которой директор и один сотрудник, за первый квартал 2026 года.

Дано: директору начислено за январь — март по 50 000 ₽ в месяц. Итого 150 000 ₽, вычетов нет. Сотруднику начислено по 40 000 ₽ в месяц. Итого — 120 000 ₽. У сотрудника есть ребенок, поэтому применяется стандартный вычет 1 400 ₽ в месяц. Общая сумма вычета за квартал — 4 200 ₽. Все доходы облагаются по ставке 13%.

Обратите внимание: строки 160, 170, 180, 190 заполняются нарастающим итогом с начала года. Для годового отчета они покажут итоговые цифры.

К годовому расчету 6-НДФЛ нужно приложить справки на каждого человека, который получал доход. В квартальных отчетах этого приложения нет.

Справки нумеруются по порядку: 1, 2, 3 и так далее. В поле «Номер корректировки» для первичной справки ставят «00».

Если ошиблись в справке, составляете новую, в поле «Номер корректировки» ставите 01, 02, 03 — порядковый номер правки, — а в поле «Номер справки» пишете тот же номер, что был у первоначальной. Чтобы полностью аннулировать справку, в поле «Номер корректировки» ставят код 99.

Раздел 1. Данные о физлице. Здесь указывают персональные данные получателя дохода:

1. ИНН — если есть.
2. ФИО полностью, без сокращений.
3. Статус налогоплательщика (код): 1 — налоговый резидент РФ, 2 — нерезидент.
4. Код страны: для России — 643 по ОКСМ.
5. Код вида документа, удостоверяющего личность. Его находят в таблице, паспорт РФ — код 21.
6. В поле «Серия и номер» вписывают реквизиты документа без знака №.

Раздел 2. Общие суммы. Указывают итоговые суммы дохода и налога за год по ставке из поля «Ставка налога». Если доходы облагались по разным ставкам, на каждую нужно заполнить отдельную страницу справки.

Что нужно заполнить:

1. КБК — код бюджетной классификации для соответствующей ставки НДФЛ.
2. Общая сумма дохода — весь доход за год до вычетов.
3. Налоговая база — доход минус вычеты. Если вычетов больше, чем дохода, база равна нулю.
4. Сумма исчисленного налога — налог, рассчитанный с базы.
5. Фиксированные авансовые платежи, налог на прибыль к зачету, налог, уплаченный за границей, — заполняются, если есть соответствующие основания.
6. Сумма удержанного налога — сколько НДФЛ фактически удержали за год.
7. Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, — заполняется, если удержали больше, чем нужно, и до конца года не вернули сотруднику.

Раздел 3. Стандартные и имущественные вычеты. Сюда попадают вычеты, которые сотрудник получал через работодателя. Код вычета берут из таблицы: например, вычет на первого ребенка — код 126. По каждому коду указывают сумму вычета, если вычетов несколько — заполняют несколько строк.

Если сотрудник принес уведомление из налоговой о праве на вычет, в разделе 3 заполняют:

1. Код вида уведомления: имущественный вычет — 1; социальный вычет — 2; право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи — 3.
2. Номер уведомления.
3. Дату выдачи.
4. Код налогового органа, выдавшего уведомление.

Если уведомлений не было, поля остаются пустыми.

Раздел 4. Неудержанный налог. Его заполняют, только если налоговый агент не удержал налог. Например, выдали приз в натуральной форме, а денег, чтобы удержать налог, до конца года человек не получал.

В этом разделе указывают только сумму дохода, с которой не удержали налог, и сумму неудержанного НДФЛ.

Приложение к справке. Здесь доходы расписываются помесячно с кодами. Месяц указывается цифрами: январь — 01, февраль — 02 и так далее. В одной строке пишут код месяца, код дохода, сумму дохода, код вычета, если есть, и сумму вычета.

Коды доходов берутся из специальной таблицы  . Например, 2000 — зарплата, 2012 — отпускные, 2300 — больничные, а 2002 — премии.

Если в одном месяце были разные виды дохода, заполняют несколько строк с одинаковым кодом месяца. Например, в январе человек болел, а потом получил зарплату — будут две строки: одна с кодом 2300, а вторая с кодом 2000.

Коды вычетов, которые указывают в этом же приложении, берут из другой таблицы  . В приложении указывают только:

1. Профессиональные вычеты.
2. Вычеты в виде не облагаемых налогом сумм (например, код 504 — материальная помощь до 4 000 ₽).

Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не указывают — они отражаются в разделе 3 справки.

Сумма вычета за месяц не должна превышать доход за этот же месяц.

Иногда после заполнения формы 6-НДФЛ возникают дополнительные вопросы. Собрали в этом разделе ответы на те, что задают чаще всего.

Если заполняете форму в бесплатной программе от ФНС «Налогоплательщик ЮЛ», просто нажмите кнопку «К» — контроль. Программа сама проверит все соотношения и покажет ошибки.

Если заполняете форму вручную, ФНС выпустила контрольные соотношения  . Вот основные из них.

Дополнительная проверка: сравните среднюю зарплату по организации с установленным минимальным размером оплаты труда.

Если средняя зарплата ниже минимума, налоговая может заподозрить, что вы занижаете базу, и пригласить на комиссию.

Если ошибка в суммах, ставках, персональных данных, сформируйте уточняющий расчет  ​с теми же реквизитами — период, КПП, ОКТМО. На титульном листе в поле «Номер корректировки» поставьте «1» — для первой правки, «2» — для второй и так далее. Подайте уточненный расчет в налоговую.

Совет: подавайте новый расчет до того, как ошибку найдут налоговики. Тогда штраф 500 ₽ по ст. 126.1 НК РФ не грозит.

Если ошибка в КПП или ОКТМО. Здесь алгоритм сложнее, потому что отчет привязан к конкретной инспекции. Нужно сдать два расчета:

1. Обнуляющий — уточненный с неверными КПП/ОКТМО. Во всех остальных разделах поставьте нули. Это снимет ошибочные начисления с той инспекции, куда вы ошибочно отправили отчет.
2. Новый первичный расчет — с правильными КПП/ОКТМО и верными суммами. В поле корректировки укажите «0--», так как для этой инспекции отчет первичный.

Если вы успеете подать правильный отчет вовремя — до 25 апреля, июля, октября, февраля, — штрафа за опоздание не будет, так как первоначальный отчет, пусть и с ошибочными реквизитами, был сдан в срок.

Штраф за ошибки. Если отчет сдан вовремя, но в нем нашли неточности — 500 ₽  . Штрафа можно избежать, если успеть подать уточненку до того, как ошибку обнаружат налоговики.

По закону сдавать форму должны только те, кто исчислял и удерживал НДФЛ. Если доходов не было — вы не налоговый агент в этом периоде, отчет можно не сдавать. ФНС это подтверждает письмом от 4 мая 2016 № БС-4-11/7928@.

Но есть нюанс: налоговая может ждать отчет по инерции, особенно если вы сдавали его раньше. Чтобы не провоцировать вопросы и блокировку счетов, проще сдать расчет с нулевыми показателями. Это быстрее, чем потом писать объяснительные.

Если вы начислили доход хотя бы в одном квартале года, сдавать отчет придется весь год. Из-за нарастающего итога в разделе 2 даже в пустых кварталах нужно будет показывать данные за предыдущие периоды.

Если пропустить срок сдачи 6-НДФЛ, налоговая применит санкции.

Блокировка счетов. Через 20 рабочих дней после дедлайна налоговая может заблокировать расчетный счет компании или ИП  .

Штраф за просрочку. 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц опоздания  . Например, если сдать отчет за первый квартал не 25 апреля, а 18 июня, штраф составит 2 000 ₽.

Если у компании есть обособленные подразделения. Правила сдачи зависят от того, в одном или разных муниципалитетах они находятся:

1. Все подразделения в одном муниципалитете. Можно сдать один общий отчет — по месту нахождения головной организации или по месту нахождения любого из этих подразделений. Решение нужно закрепить: до 1 января следующего года уведомить все налоговые инспекции, где зарегистрированы эти подразделения, о том, через какую инспекцию будете отчитываться.
2. Подразделения в разных муниципалитетах. Общего отчета не будет. Нужно сдавать отдельный расчет по каждому подразделению — в свою налоговую по месту его нахождения.

Индивидуальные предприниматели на патенте сдают 6-НДФЛ за своих работников в ту налоговую, где стоят на учете как плательщики патента.

• Все ли разделы заполнены: титульный лист, раздел 1, раздел 2. Для годового отчета — еще и справки на каждого сотрудника.
• КПП и ОКТМО: не перепутаны ли с другими подразделениями. Для ИП в поле КПП должны быть прочерки.
• Номер корректировки: «0» — для первичного отчета. Если подаете уточненку, не забудьте поменять на «1», «2» и так далее.
• КБК в разделах 1 и 2: для зарплаты с основной ставкой — 182 1 01 02010 01 1000 110. Для других ставок и доходов коды могут различаться.
• Строки 021—026 = строка 020. Суммы налога по срокам уплаты в сумме должны дать общий налог за квартал.
• Строка 120 ≥ строки 130. Доход не может быть меньше вычетов. Если вычетов больше, в строке 131 ставим 0.
• Нарастающий итог в разделе 2: строки 120, 130, 140, 160, 170, 180, 190 считаются с начала года, а не только за последний квартал.
• Подписи на каждой странице: поле «Достоверность и полноту сведений…» должно быть заполнено везде.
• Формат отправки: если сотрудников десять и больше — отчет только электронный.
• Сроки: до 25 апреля, июля, октября, февраля. Если крайний день выпал на выходной, сдвигаем на следующий рабочий.

Статьи Т⁠—⁠Ж, которые могут вам пригодиться:

1. Расчет по страховым взносам в 2026 году.
2. Сведения о стаже сотрудников: как заполнить ЕФС⁠-⁠1.
3. Как ИП​ платить налоги и страховые взносы в 2026 году.
4. Какую отчетность сдает ООО.