OKR и Канбан в помощь: как управлять командой, чтобы не упустить главные цели

Когда важные задачи остаются нерешенными, а энергия команды распыляется на текучку, возникает резонный вопрос: «Почему до важных задач не доходят руки? Может не хватает ресурсов?». Но зачастую причина кроется в другом — когда в команде не выстроена работа со стратегией, к концу квартала просто теряется из виду главная цель. Расскажу, как эффективно управлять командой при помощи OKR и Канбан. Обратимся к теории.

OKR — это подход к управлению компанией, когда амбициозные цели (Objectives) разбиваются на конкретные измеримые результаты (Key Results). Давайте рассмотрим OKR на примере компании, которая занимается продажей какого-либо продукта.

Objectives: Увеличить прибыть на 30% за квартал.

Key Results:

• «подписать» 10 новых клиентов;
• увеличить количество размещаемых материалов о продукте на 20%;
• нанять 1 нового «продажника» с опытом.

При работе с целями важно:

1. Привлекать к процессу всю команду, собирать обратную связь и предложения — заниматься разработкой OKR необходимо и топ-менеджменту, и рядовому сотруднику.
2. Если для достижения цели потребуются ресурсы других подразделений, то нужно заранее с ними синхронизироваться, чтобы все выделили необходимые ресурсы. Иначе цель точно не будет достигнута.
3. Сконцентрироваться на конкретных результатах, чтобы была возможность измерить успех.
4. Открыть доступ к стратегии и целям всей команде: так каждый почувствует себя частью общего дела и будет действовать согласованно.
5. Держать руку на пульсе, а OKR — на виду: так вы сможете понять, как решение конкретной задачи приближает к достижению цели.

Чтобы подробнее ознакомиться с методикой OKR, вы можете прочитать книгу Джона Дорра «Измеряйте самое важное».

Канбан — методология для визуализации работы и оптимизации процессов. В основе метода — непрерывные улучшения.

На Канбан-доске визуализируется весь поток задач: можно перераспределить ресурсы, если на каком-то из этапов возникли проблемы, установить приоритеты и отследить метрики. В колонках указывается статус — например, «В активной работе», «На согласовании», «Выполнено». В тикетах прописываются ответственные и детали заданий.

Там, где я работаю, применяется методология OKR. Общим ориентиром для каждого отдела являются стратегические цели компании. В соответствии с ними каждое подразделение — разработка, продуктовые команды, продажи, маркетинг — определяет свою стратегию.

В моём продуктовом направлении есть стратегия на 1 и 2 года. В соответствии с ней мы определяем OKR на полгода и ставим квартальные задачи. Долгосрочные планы корректируются в зависимости от ситуации на рынке.

Перед тем, как начать планировать, мы:

• проводим встречи с командой управления;
• объединяем стратегию компании с собственными целями;
• определяем, решение каких задач поможет достичь ключевых показателей;
• фиксируем получившиеся пункты и устанавливаем измеримые результаты.

К планированию мы подключаем всех сотрудников, которые будут выполнять квартальные задачи. Начинать нужно заранее, примерно за месяц до начала нового трехмесячного цикла. Так получится синхронизироваться со смежными отделами и скорректировать цели, если это необходимо.

Что делать, если в вашей компании пока не применяется OKR? Перед очередным кварталом продумайте, к чему вы идете и какие основные задачи необходимо решить, чтобы приблизиться к целям. Это станет отличным стартом.

Чтобы не «потерять» квартальные задачи, мы переносим их на Канбан-доску. Для этого используем собственную разработку — Agile-доски в Directum Projects. Можно выбрать любое другое решение.

Настроить доски можно под потребности конкретной команды. Например, в моей команде используются следующие колонки:

1. «Входящие», где мы фиксируем все идеи. Предложения могут превратиться во что-то большее, а могут так и остаться на уровне инициативы.
2. «Отложено», куда попадают несрочные задания. Их мы переносим на следующий квартал.
3. «В работе», где хранятся те самые разработанные квартальные задачи. На них проставляются метки, ответственные, прикладываются необходимые документы, указываются дедлайны.
4. «Погружение», «Активная работа», «Завершение», «Выполнено» и «Не выполнено» показывают статус задач. Ответственные перетаскивают тикеты по доске в зависимости от процента выполнения.

Не обязательно выстраивать работу именно таким образом: вы можете назвать колонки по-своему. Главное, чтобы вы могли открыть доску в любой момент квартала и оценить прогресс.

Квартальные задачи обязательно нужно декомпозировать на более мелкие, так называемую оперативку. Здесь есть важный момент: не смешивайте их в одну кучу, иначе можно запутаться и потерять из вида главное.

Можно использовать разные подходы:

1. Отправлять дочерние тикеты на отдельную доску. При этом у них сохранится связь с ведущей задачей и можно будет отслеживать прогресс.
2. Разделять доску на свимлайны, чтобы визуально разделить квартальные задачи и оперативные работы. Это удобно, когда ключевые задачи решаются внутри одной команды и не распределяются по разным доскам.

Чтобы с цифровой доской было легче работать, нужно упорядочить задачи по важности. Так вы будете понимать, к чему следует приступить в первую очередь, а что можно оставить на потом. Иногда бывает, что у заданий стоит одинаковый приоритет, в таком случае сначала нужно выполнить задачу с меньшим сроком.

Во многих agile-досках есть функция, которая позволяет отфильтровать задачи по разным критериям. Например, можно выбрать тикеты, по которым работаешь сам или коллега. Так можно оценить загрузку сотрудников и увидеть статус их задач.

Самый главный принцип Канбан — ограничение незавершенной работы. На каждого сотрудника устанавливается лимит на одновременное количество задач — например, не больше 5 на одного человека. Благодаря этому специалист сможет сфокусироваться на главном, быстрее закрывать задачи и переходить к новым.

Доска должна быть основным рабочим инструментом команды. Если заглядывать в нее раз в неделю, то никакого результата она не принесет. Выстроите процессы так, чтобы через доску проходила основная коммуникация сотрудников: там должны храниться ссылки на документы и все артефакты по задачам, полезные ссылки и контакты. Только так сотрудники будут работать на доске и постоянно актуализировать данные. Вам, как руководителю, будет проще оценить ситуацию верхнеуровне.

Все работы нужно регулярно синхронизировать, так будет виден прогресс команды. К примеру, раз в неделю можно собираться и анализировать, какие задачи выполнены, какие находятся в активной работе, а в каких процессах нужно усилиться. Также на таких встречах важно обсуждать, что мешает работе и как можно помочь сотруднику в выполнении, чтобы снизить нагрузку.

Четко понимая цели, команда будет стремиться их выполнять. Актуальность и статус задач сотрудники смогут фиксировать на доске, а после каждую неделю или две оценивать прогресс в работе, выявлять трудности и находить решения проблем.

Благодаря этому команда будет видеть полную картину происходящего, научится анализировать состояние рабочих процессов и нагрузку, повысит свою производительность.

Идеальный результат после внедрения OKR и Канбан:

• сотрудники вовлечены в процесс постановки целей — это помогает быстрее достигать результата;
• задачи различных команд синхронизированы, нет конфликтов между отделами, каждый понимает свою трудоемкость;
• руководитель видит нагрузку специалистов, понимает трудности и проблемы и помогает в их решении.

Внедрение OKR — процесс непростой. Но, выстроив систему, вы с командой сможете добиться выдающихся результатов. При помощи agile-досок удобно держать важные задачи в фокусе: вся информация всегда под рукой, и не придется в конце квартала задаваться вопросом: «Почему мы опять упустили из вида самое важное?».

Поделитесь в комментариях, а как вы управляете командой?