Как заполнить сличи­тельную ведомость

Сличительную ведомость заполняют при инвентаризации, которая обнаружила недостачу или излишки имущества компании.

Это нужно, чтобы данные бухгалтерской отчетности соответствовали реальному положению дел  . Если данные расходятся, организация решает, что с этим делать. Например, зачесть по пересортице, списать в прочие расходы либо доходы или перенести недостачу на виновных лиц.

Организации должны проводить инвентаризацию минимум раз в год. Индивидуальные предприниматели делают это по желанию.

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и сопоставление фактов с данными бухгалтерского учета. Ее проводит комиссия, в которую обычно входят работники бухгалтерии.

Инвентаризация проходит в три этапа: сначала подготавливают документы, затем проверяют имущество, после этого сопоставляют полученные сведения с бухучетом и фиксируют расхождения.

Подготовка документов. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, где указывает даты проверок, состав комиссии, что и почему будут сверять. Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи по форме № ИНВ-3 с данными бухгалтерского учета. Использовать образцы документов, упомянутые в этом и последующих абзацах, не обязательно, но обычно учетные программы применяют их.

Проверка фактического имущества. Комиссия проверяет наличие основных средств и материалов. Для этого их пересчитывают, обмеряют и взвешивают  , данные вносят в инвентаризационные описи.

Сравнение данных. После инвентаризации бухгалтеры сопоставляют данные, получившиеся по факту проверки, с указанными в бухгалтерском учете. Отклонения записывают в сличительную ведомость.

Если не совпали данные по основным средствам, заполняют форму № ИНВ-18, если по ТМЦ — форму № ИНВ-19.

Сличительную ведомость составляют в двух экземплярах — один для бухгалтерии, второй передают материально ответственном лицу.

На первом листе указывают:

• наименование организации, код по ОКПО;
• основания для проведения инвентаризации — дату и номер приказа руководителя компании;
• дату начала и окончания инвентаризации;
• номер и дату сличительной ведомости;
• должность и ФИО материально ответственного лица.

На втором листе в табличной части перечисляют ОС или ТМЦ, по которым обнаружены излишки или недостачи, какие из них отрегулированы за счет уточнения записей в бухучете. Например, выяснилось, что накладная от поставщика не была оприходована в учете, поэтому излишка нет.

На третьем листе отражают пересортицу. Например, если было ошибочно списано одно наименование похожего товара вместо другого, то по одному будет излишек, а по другому — недостача. По решению руководителя организации их можно зачесть, но это исключительный случай  . После зачета пересортицы подводят итог — окончательные излишки и недостачи. Материально ответственное лицо подписывает сличительную ведомость, подтверждая, что ознакомлен с итогом сличения.