Как я начал использовать «Телеграм» для личного тайм-менеджмента

Предисловие автора: Я очень уважаю Маргулана Серсенбаева и в сложные периоды бизнеса мне было полезно смотреть его видео, касающиеся тайм-менеджмента. Это благодаря ему я стал писать рукой на бумажках вместо битрикса, завел свой первый канбан и практиковался в его использовании. Если бы не Маргулан и не последующая практика, я бы никогда не узнал, что канбан сам по себе вещь не универсальная и вообще не подходит для операционных бизнес-процессов, иначе трелло было бы у всех.

Конечно, до бумажно-доскового канбана у меня были табличка в эксельке (ту-ду лист), Битрикс и Трелло. До таблички в экселе я дошёл своим умом, Битрикс был требованием моего партнёра по вёб-студии, а трелло стало заменой битрикса в плане менеджмента проектов.

Но ни один сервис не давал мне ни комфортного менеджмента, ни даже хоть какого-то понимания, что происходит. Всё это напоминало какую-то настольную игру, к которой не было ни вкуса, ни правил. А любой личный туду-лист после его написания ложился на душу ярмом, которое сразу хотелось скинуть.

Первое время после покупки доски канбан стал любимой игрушкой. По условиям Маргулана каждую бумажку надо было щупать и думать "а оно надо", потом "а оно надо мне? Или кому-то другому", "а кому оно вообще надо" и другие философские вопросы.

Полезно, но к цели не приблизило. Был отдельно канбан, отдельно Битрикс, отдельно чаты в мессенджерах с клиентами, отдельно чаты в мессенджерах с удалёнщиками. И ещё трелло, который использовался только для учёта прогресса. Ибо мало иметь планировщик, надо ещё иметь толкового менеджера проектов и интегратора. Задним умом мы все крепки, автор не исключение.

И вот этот хаос и бардак и продолжался ещё год.

Можно иметь малые обороты в компании, и при этом упахиваться в ноль. Я не стал волноваться за клиентов, перевёл всех в телеграм за 2 недели. Подрядчиков тоже перевел в телеграм. Кое-что осталось через обычный имэйл, но несущественно. Купил графический планшет, чтобы чувствовать, что пишу.

После этого организовал в телеграм два канала: "решебник" и "подвисло". В "решебник " я пощу падающие вопросы, всегда отложенным сообщением, прикидывая на опыте, когда смогу за них взяться. В "подвисло" в отложенные улетает всё, что я делегировал. И не важно, это ответ техподдержки на мой вопрос или макеты от дизайнера. Я или откладываю скриншот задачи с монитора на определённый срок, если была договорённость, или по ощущениям, на "когда мне надо".

Если задача периодическая, а это, как правило, отчёты, то для них у меня отдельный канал "отчёты", в котором в отложенных висят 12 одинаковых подвешенных задач про отчёты. По одному на каждый месяц. Когда я решил вопрос, я ставлю себе над этим постом класс, лайк сиплднятым пальцем вверх, если я "слил" какую-то неважную задачу, то ставлю дизлайк. То же самое в "подвисло".

Каждый рабочий день я пересматриваю, что решено мной, что висит на мне, что висит не на мне, но нужно и можно "подогреть". Задачи руками не набираю, это обычно всегда скриншоты, иногда с написанными прямо поверх них комментариями. Для этого купил планшет. Отдал 3000.

Если задача прилетает прямо в ухо в живом диалоге или по телефону, то пишу на стикере и его фоткаю. Самые важные задачи всё равно подписываю вручную, чтобы они читались во всплывающих сообщениях оповещениях поверх экрана мобильника.

Таких задач, чтоб заводить себе полноценную crm(Битрикс) или erp(трелло) у меня сейчас нет. Но конечно перегруженность функционала современных систем угнетает и не исключаю, что телеграм в виду своего фокуса отожмёт солидный кус у планировщиков и систем менеджмента клиентов. Вот бы пораньше).

Ещё у меня есть канал "факты". Туда я сбрасываю и самое важное из уже решенного в "решебнике", и те файлы, которые не подходят под категорию "задач", типа статистики продаж, скриншотов цен на определённые даты, каких-то документов.