Как ускорить оборот денежных средств с помощью трансграничного ЭДО

В своем кейсе расскажу как у нас получилось не только внедрить свой продукт у крупного клиента, но существенно разрешить проблему «длинного» оборота денежных средств.

Наш клиент — это 12 филиалов по всей России, которые ремонтируют грузовые вагоны. Оборот — десятки миллиардов рублей. Поскольку колея у нас со странами бывшего СНГ одинаковая, рынок ремонта — по сути, единое пространство.

У клиента было мощное направление работы с Казахстаном. В цифрах это выглядело так:

• 300 пакетов документов в месяц.
• До 25 листов в каждом пакете (акты, подтверждения каждой технологической операции — всё строго).
• Итого: ~3600 документов ежемесячно, которые нужно доставить, проверить и подписать.

Проблема была не только в том, что бумажный оборот огромный. Главная «подстава» крылась в условиях контрактов: оплата только после получения оригинала, подписанного обеими сторонами.

Вагоно-ремонт — это сложная техническая производственная услуга, она требует большого объема работ и документальное подтверждения и проверки каждой технологической операции.

Бумажный оборот документов наряду с длительной проверкой сильно оттягивал получение денежных средств за оказанные услуги.

Все это приводило к заморозке оборотных средств сроком от 2 недель до 2 месяцев. А в деньгах размер такой заморозки составлял как правило в моменте от 80 до 300 млн руб.

Помимо этого, когда обрабатывается в бумаге такой объем сильно чувствуются другие боли:

• • Частичная или полная потеря оригиналов документов при пересылке
  • Потеря времени на качественные сканы
  • Потеря времени на фиксацию факта подписания оригиналов документов с двух сторон
  • Сложная и запутанная работа с бумажным архивом

В России благодаря поправкам в закон об электронной подписи, принятому в августе 2024 года, стал возможен юридически значимый электронный документооборот с контрагентами других стран. Технически это стало возможным благодаря внедрению сервисов проверки иностранной электронной подписи.

Самое важное для всех пользователей здесь в том, что каждый из контрагентов может подписывать документ своей электронной подписью.

Можно отправлять и подписывать любые виды документов и файлов ( в том числе числе формализованные виды документов). И такие документы ФНС принимает в качестве подтверждающих в рамках сдачи отчетности или камеральных проверок.

В результате, мы запустили у клиента наш продукт трансграничный электронный документооборот Simp Sign, и реализовали не только работу по ЭДО с контрагентами Казахстана, но и интеграцию веб-сервиса в корпоративную учетную систему клиента.

Все было не так гладко, как может казаться на первый взгляд. Основные сложности было, как это часто бывает, не технические, а «человеческие» 😊.

Очень долго и очень усердно приходилось объяснять главным бухгалтерам и отделам валютного контроля некоторых банков, что да, международный ЭДО уже реален и главное легален. Мешал еще тот факт, что уровень проникновения ЭДО в Казахстане существенно ниже чем в России. И если у нас ЭДО уже считается стандарт де-факто, то в Казахстане до этой отметки еще далековато.

Но как то мы прошли это испытание. И в итоге клиент получил очень хороший прирост в обороте ден средств, оптимизировал бэк-офисные процессы, и существенно сократил шкафы с архивами 😊

Если кому то интересны технические подробности, или нужна помощь в построении ЭДО внутри или снаружи своей компании — с удовольствием отвечу.