Удаленная бухгалтерия: как я ушла из офиса, сохранила команду и клиентов

Три года назад я совершила два резких поворота: переехала с Урала в солнечный Краснодар и перевела свою бухгалтерскую компанию в онлайн. Теперь моя команда разбросана по всей стране, а клиенты не привозят папки с документами — всё решают облака и чаты. Но путь к этой свободе оказался не таким простым, как кажется. Расскажу честно: что сработало, что провалилось, и почему удалёнка — это не для всех.

Раньше у меня был классический офис со стопками бумаг и ежемесячными счетами за аренду. В 2020 году, как и многие, мы вынужденно ушли в онлайн из-за карантина. Но тогда я и не думала, что это станет началом революции.

Что открылось после возвращения в офис:

• Клиенты, попробовавшие ЭДО, больше не хотели возиться с бумажками.
• Сотрудники, попробовали поработать из дома и сами стали предлагать идеи для автоматизации.

Я поняла: офис — не обязателен.

Когда мы с семьёй решили переехать, я уже знала — возврата к «классике» не будет. Осталось лишь довести начатое до конца.

1️⃣ Команда из 14 человек, которые встречались только в ZOOM

• Работаем через специализированную для бухгалтерских компаний CRM Finkoper: задачи, сроки, переписка с клиентами.
• Утренние планёрки в Zoom — 2 раза в неделю.
• Более самостоятельные сотрудники. Каждый работает на своем участке и не бежит ко мне по любым вопросам.

2️⃣ Клиенты по всей России. Раньше я боялась: «А вдруг не доверяют без офиса?» Оказалось, бизнесу важно, чтобы отчёты сдавались вовремя, а не интерьер бухгалтерии. Общаемся в Telegram, подписываем через ЭДО. С налоговой все коммуникации так же онлайн!

3️⃣ Экономия 180 000 ₽ в год. Раньше аренда съедала бюджет. Теперь эти деньги идут на курсы для сотрудников и премии. А мой «офис» в Краснодаре — это небольшой кабинет за 10 000 ₽ в месяц. Я иногда провожу в нем переговоры.

🚨 Не обошлось и без проблем:

• За первый год ушли 3 человека. Один сотрудник признался: «Без офиса я теряю мотивацию». Теперь на собеседовании задаю вопрос: «Как вы организуете свой день?» И если кандидат говорит: «Да как-нибудь», — это красный флаг.
• Организация котроля. Пришлось много поработать, чтобы его настроить и оцифровать процессы. Мы провели замеры по всем основным операциям, которые выполняют сотрудники, чтобы определиться с объемом, который сотрудник должен выполнять при полной загрузке.
• Пришлось так же поработать с клиентами, чтобы приучить их писать в рабочий чат задачи и скидывать документы, а не звонить на личный телефон сотруднику.

• CRM-система — вижу прогресс по каждому клиенту.
• Еженедельные ретро — что прошло плохо/хорошо (без осуждения!).
• Правило 80/20 — 20% времени на обучение, 80% — на результат.
• Гибкий график — у нас есть мама, которая работает с в декрете. Мы по ее просьбе подобрали такой участок, который она может в удобное для нее время отрабатывать.

• Перфекционистам, которые теряются без жёсткого контроля.
• Людям без режима — если вы залипаете в сериалы вместо дедлайнов.
• Ненавистникам чатов — 90% коммуникации у нас письменные!!!

Но! Для инициативных это рай. Моя главный бухгалтер Ева за два года выросла с ЗП 80-90 до 140-150 т.р. — просто потому, что смогла работать в своём ритме.

• Не рвите с офисом сразу — начните с гибрида: 2 дня дома, 3 в офисе.
• Инвестируйте в автоматизацию — ЭДО, облачные сервисы, электронная подпись.
• Тестируйте команду — дайте пробный удалённый проект перед полным переходом.
• Не бойтесь отказывать — если клиент требует «только личных встреч», возможно, это не ваш клиент.

• Команду, которая ценит свободу и отвечает за результат. Выбор среди претендентов на наши вакансии по всей стране, а не рядом с офисом. Мы подбираем только лучших!
• Рост прибыли на 40% — экономия на аренде и рост за счёт клиентов из других регионов.

Главное: удалёнка — не про работу в пижаме. Это про ответственность, технологии и смелость отпустить старое. Если вы к этому готовы — дерзайте. А если нет… Может, просто ещё не время? 😉

Что думаете? Готовы ли вы к такому формату — или офис всё же милее? 💬