Как собирать доказательства оказания внутригрупповых услуг с помощью коллег

Если на ваших коллег решено возложить обязанность по первичному сбору доказательств оказания внутригрупповых услуг, то рекомендуется сделать следующее.

(Ноты, мемо, распоряжения, приказа). Утвердить. Это будет основание для вашего взаимодействия с коллегами, для которых это лишняя непонятная работа. Нужно основание для того, чтобы они выполняли ваши запросы. Без него, они имеют возможность игнорировать ваши запросы.

Назначить в календаре и провести короткую встречу (20 минут) с каждым руководителем подразделения (потребляющего внутригрупповые услуги) Встреча должна быть индивидуальная!

Главное — успокоить коллегу, что это не направлено против него. Это общая работа многих подразделений с целью снизить налоговые риски компании в целом. И к сожалению, коллеге придется участвовать и помочь.

Это общая встреча без подробностей. Нужно показать общий фон ситуации, сместить фокус внимания на общую задачу, поставленную многим подразделениям. Можно обозначить список подразделений, с которым проводится или будет проводиться такая же работа.

С руководителями подразделений (потребляющих внутригрупповые услуги) нужно договориться кто будет с вами взаимодействовать.

Лучшая стратегия: это предложить руководителю выбрать кого-то из своих подчиненных и возложить на него всё взаимодействие, отработку ваших запросов. В случае, если нужно будет «пнуть» этого подчинённого, можно будет обратиться к его руководителю.

С руководителем подразделения взаимодействовать по общей ситуации без деталей. Часто бывает, что руководители подразделений сами берут на себя эту работу поскольку лучше знают почему и какие решения принимались, кто участвовал.

Отличная находка, когда в команде подразделения есть опытный сотрудник, глубоко вовлеченный в принятие решений. Выходить на таких сотрудников рекомендую через руководителей подразделений во избежание конфликтных ситуаций.

С одним подразделением взаимодействовать без длительных пауз (недели). Лучше всего, чтобы это была непрерывная работа, которая делается по чуть-чуть ежедневно, но непрерывно и полностью за один подход. Разрывы, паузы во взаимодействии снижают фокус и вовлеченность участников.

Вдруг у них отпуска, болезни, срочная отчетность, важные проекты, горят сроки. Надо выяснить, когда подразделению будет удобно с вами взаимодействовать. Рекомендую узнать график отпусков сотрудников, которые ответственны за сбор следов оказания услуг.

Использование одновременно множества каналов для запросов (чат, электронная почта, программа для учета запросов и ответов) может запутать ваших коллег. Используйте один единый канал. Никогда не дублируйте запросы в разных каналах коммуникации: выбрали электронную почту — придерживайтесь только её.

Количество запросов, уточнений. Может превысить многие десятки. А по всем подразделениям будут сотни запросов и разрозненных ответов, часто не одним письмом, а несколькими, или требующих уточняющих писем и новой волны ответов. Можно просто закопаться в этой куче информации.

Если в компании есть компьютерная программа для учета запросов, создания проектов, то работайте в ней.

Если вся работа ведется через электронную почту, чаты, видео и живые встречи, то рекомендую обязательно весь учет вести в таблицах (эксель или аналоги).

Рекомендую каждому запросу присваивать в вашей таблице буквенный и/или цифровой код и прописывать его в теме и в теле письма запроса (это важно, поскольку некоторые меняют темы писем, при переадресации запросов другим коллегам). По этому коду потом легко будет искать в почте запросы, ответы, уточняющие запросы и новые ответы по определенной теме (услуге).

В своей таблице четко отмечайте цветами текущий статус. Выберите цвета для состояний запросов, например такие: что-то тяжелое, просрочен ответ (красный цвет), запросили ждете ответ (желтый), ответ получен и не обработан (зеленый), тема полностью отработана: все всё сделали (синий). И тому подобное. Выберете цвета, зафиксируйте для себя их значения. Закрашивайте ими ячейки с вашими записями в таблице. Когда ячейка полностью отработана и в будущем на нее можно не смотреть, закрашивайте синим цветом.
Это легко помогает ориентироваться во многих десятках одновременно обрабатываемых вами запросов в подразделения.

Ориентируйтесь на длительность (50 минут). Расскажите общую ситуацию: почему всё это делается в компании (цель: снизить налоговые риски).

Расскажите и покажите лучше на примерах что именно нужно будет собирать. Согласуйте вместе общий список услуг, оказанных этому подразделению. Затем уже по каждой услуге формируйте отдельный запрос с отдельным кодом в письме. Раз в неделю или раз в 10 дней назначайте встречу на 15 минут. Цель — коротко свериться между собой: кто что сделал, и что еще надо сделать.

Подразделения могут забыть, что им оказаны услуги. Сверяйте между собой информацию разных подразделений. Это позволит не упустить важную информацию, выявлять противоречия.

Всё это позволит более полно учесть следы оказания услуг. И в результате, снизить налоговые риски компании.