Как написать докладную

В сознании большинства людей фраза «Я напишу на вас докладную» звучит как предвестник наказания.

Хотя докладная, или докладная записка, — это один из инструментов, который помогает решать рабочие проблемы. Расскажу, как им правильно пользоваться, чтобы работа была эффективнее.

Докладная — это письменное обращение к руководителю. В нем сотрудник сообщает о событиях, требующих принятия решения.

В каком случае нужна докладная записка, а когда достаточно обратиться к руководству на словах, решают конкретные компания или ИП, а также сами работники.

Очевидно одно — избыток докладных так же вреден, как недостаток. В первом случае много времени будет уходить на регистрацию документов и их обсуждение по цепочке. Во втором велик риск, что устная просьба затеряется, причем на каком этапе — неясно.

Виды докладных записок. Официальной классификации нет. И, пожалуй, не может быть, поскольку документ всегда называется одинаково — «докладная записка». Меняется только содержание, которое зависит от причины составления бумаги.

Докладная записка может быть о прогуле — тогда это часть кадрового документооборота. Или о срыве поставки по вине контрагента — в этом случае докладную учтут в претензионной работе. Докладная на действия налоговиков — повод для жалобы на них в инспекцию или управление ФНС по региону.

Как вы поняли, обычно докладные ходят внутри компании или ИП. Их не принято писать на сторону — скажем, в адрес поставщиков или чиновников из контролирующих ведомств.

Плюс в жизни сотрудники присваивают документам заголовки, которые считают нужным. Например, докладной запиской могут озаглавить объяснительную: мол, так безопаснее.

Чем докладная отличается от объяснительной записки. Объектом — о ком пишут. В объяснительной записке работник говорит о своих действиях или бездействии и причинах этого, например:

• я опоздал, потому что проспал;
• я не выполнил ремонт в срок, так как меня не обеспечили инструментом;
• я ушел с работы раньше из-за болезни ребенка.

Докладная всегда о ком-то другом. И причины его действий либо бездействия указывать необязательно, хотя можно:

• Иванов опоздал;
• Петров сорвал срок ремонта. Причина, как он утверждает, — его не обеспечили инструментом;
• Сидоров ушел с работы раньше, ссылается на болезнь ребенка, но справку от врача не представил.

Чем докладная отличается от служебной записки. Служебная записка может быть адресована не только руководству. Обычно ее используют в деловой переписке между сотрудниками одного уровня — допустим, двумя начальниками отделов или служб.

В нормативных документах о докладных почти ничего нет. Их упоминают общероссийский классификатор управленческой документации и перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения, но и только  .

Как и что писать в докладной, решают компании или ИП. Обычно они руководствуются традициями делопроизводства и принципом «всегда так делали».

Есть документы с другим названием, но похожей сутью, что и у докладной. Например, рапорт — доклад от подчиненного командиру, — его используют в МВД, Минобороны, ФСБ и других ведомствах. В таких случаях правила написания и порядок подачи документа устанавливают сами органы.

Докладную всегда пишут руководителю. Например, сотрудник — начальнику цеха, руководителю службы безопасности или генеральному директору.

Отправитель докладной — всегда подчиненный. Но вот попросить написать такую записку может и руководство.

Основная задача докладной — решить проблему. Если ее нет, документ не нужен. Разберемся, в каких ситуациях и зачем обычно пишут докладные.

На сотрудников, которые мешают работе или ничего не делают: например, о том, что человек вместо работы с клиентами пьет чай. Тогда отправитель для решения проблемы может предложить привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Об отсутствии сотрудника на рабочем месте — отправитель просит о проведении служебной проверки, чтобы повлиять на работника.

О невыполнении должностных обязанностей — например, о том, что план на месяц отдел сорвал по вине сотрудника. Отправитель может предложить руководству перевести работника на другое место — если, по его мнению, это решит вопрос.

О некорректном поведении сотрудника — о том, что он хамит коллегам или клиентам. В этом случае можно предложить провести с ним беседу.

О появлении на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения — в такой ситуации два-три коллеги фиксируют это и предлагают направить работника на медицинское освидетельствование.

О нарушении трудовой дисциплины — например, об опозданиях и прогулах. Тогда можно предложить провести служебную проверку, чтобы выяснить причины и решить, что с этим делать. О том, как правильно уволить сотрудника по инициативе работодателя, мы писали в отдельной статье.

О премировании — когда работодателю предлагают поощрить сотрудника за инициативность отдельно от коллег. Например, его непосредственный начальник может написать: «В связи с тем, что слесарь Иванов А. И. закончил ремонт досрочно, прошу его премировать».

Единых правил нет, их устанавливают организация или ИП в локальном нормативном акте. В его отсутствие записку можно написать в свободной форме.

Структура докладной обычно такая:

1. Получатель — указывают должность начальника, его фамилию, имя и отчество.
2. Описание проблемы, ставшей причиной записки.
3. Возможное решение проблемы. Если не придумали, можно не писать, тогда это задача руководителя.
4. Адресант — человек, который подает записку. Обычно достаточно фамилии, имени, отчества и должности.
5. Дата составления докладной — число, месяц, год.

Чтобы составить докладную записку на все случаи жизни, можно воспользоваться нашим образцом или скачать шаблон для самостоятельного заполнения.

Иногда работник пишет докладную, чтобы решить проблему, но в итоге только путает руководство и усугубляет ситуацию. Ниже — несколько наиболее распространенных ошибок и советы, как их избежать.

Длинный и сложный текст, из которого трудно что-то понять. Вместо этого стоит писать коротко и ясно. Оптимально — два-три абзаца.

Детали, которые не относятся к делу. Допустим, сотрудник опоздал. Его начальник в докладной расписывает, в котором часу пришел он сам, кого встретил по дороге от проходной. Хотя важно лишь то, что конкретный работник отсутствовал в конкретное же время на рабочем месте.

Невыполнимые просьбы к руководству. Например, нет такого дисциплинарного взыскания, как строгий выговор, да и уволить можно не за каждое нарушение. Если не уверены, что коллегу можно наказать так, как вы хотите, оставьте выбор за руководителем, попросив принять меры.

Ошибки в тексте. Перед подачей докладной проверьте правописание текста: явные ошибки, помарки и зачеркивания только затянут работу с документом.

Здесь все определяют правила, сложившиеся у конкретных компании или ИП.

Где-то движение докладной от отправителя к получателю регламентирует локальный нормативный акт. Например, подать документ по определенному образцу надо секретарю адресата, тот впишет номер и дату в журнал регистрации. Дальше секретарь вручит докладную начальнику, а он должен отреагировать в течение трех рабочих дней и ответить автору докладной на корпоративную электронную почту.

А где-то строгих правил нет, все делается в индивидуальном порядке. Сегодня докладную пишут от руки и вручают начальству непосредственно. Завтра — высылают ему по системе электронного документооборота.

Нормативные документы не регулируют порядок подачи докладной, потому нет в них и обязательных действий после получения записки.

Вот примеры в зависимости от причины составления докладной:

• систематические опоздания работника. Ему могут объявить замечание или выговор или оставить без внимания, поскольку наказание — право, а не обязанность работодателя;
• поставщик не выдал закрывающие документы и бухгалтерия не может сформировать отчетность за квартал. Отдел закупок начнет добиваться первички, при неудаче юристы будут судиться с контрагентом;
• на складе нет запчасти для сломавшегося служебного автомобиля. Снабженец разыщет ее, и механик вернет машину в строй.

Во всех случаях скорость и качество реакции на докладную определяются сутью проблемы, компетенцией адресата, общей устроенностью дел в компании или у ИП. Универсальных рецептов нет.

Здесь тоже все определяют причины составления докладных.

Например, сотрудник направляет записку о том, как ускорить доставку краски к малярам, чтобы быстрее завершить работу. Как бы ни отреагировало начальство, наказывать тут некого.

Другой вариант — на человека регулярно подают докладные о нарушениях в работе, срыве плана, опозданиях, грубости в адрес коллег.

Каждая из таких записок может стать поводом для депремирования. А совокупность — причиной увольнения за неоднократное неисполнение должностных обязанностей.

Сроки хранения в зависимости от причины составления документа установил Росархив. Вот примеры.

Место хранения докладных записок определяет компания или ИП. Обычно это отдельное помещение с запирающимися стальными шкафами или сейфами  .

В трудовом праве возможны только дисциплинарные взыскания: замечание, выговор или увольнение, если на то есть причины. Докладная — еще не повод для отмены взыскания. С сотрудника, которого привлекают к дисциплинарной ответственности, докладную требовать нельзя — вместо нее работник дает письменное объяснение.

Дисциплинарное взыскание можно снять двумя путями. Либо это происходит автоматически, через год после применения наказания, либо досрочно — по инициативе работодателя, просьбе работника, его руководителя или представительного органа работников. Эту просьбу как раз и можно оформить докладной.

Еще сотрудник может обжаловать взыскание в трудовой инспекции или суде, но писать для этого докладные не нужно.

Решение по любой докладной принимает руководство — сам факт ее написания еще ничего не означает. Поэтому остается подождать, что предпримет руководитель.

Если решат наложить взыскание, нужно подробно отразить свои доводы в объяснении. Если несправедливое взыскание все же применят, обращайтесь в трудинспекцию или суд за обжалованием.

1. Докладная записка — способ сообщить о проблеме на работе и предложить решение.
2. Докладную всегда пишут внутри компании или у ИП на имя непосредственного руководителя.
3. Руководитель вправе не отвечать на докладную и ничего с ней не делать.
4. Наказывать работников просто по докладной нельзя: надо по всем правилам оформить выговор, замечание или увольнение по объективной причине.
5. Нет единого правила оформления докладной. Можно писать в свободной форме, если в компании или у ИП нет своего образца.
6. Минимальный срок хранения докладной — 1 год, максимальный — 50 лет, он зависит от причины оформления документа.