Что такое ERP⁠-⁠система

Когда бизнес растет, процессы усложняются: отделы работают вразнобой, данные теряются, а управлять становится труднее.

ERP-система помогает навести порядок — объединяет финансы, управление персоналом, склад, продажи и производство в единую платформу. Расскажу, что такое ERP-система, какую выбрать и какие задачи она решает.

ERP расшифровывается как enterprise resource planning — планирование ресурсов предприятия. ERP-система — это информационная система, которая объединяет в единую базу данные о производстве, продажах, логистике, финансах, управлении персоналом и автоматизирует процессы внутри компании. Вместо множества разрозненных таблиц и программ — одна платформа, где все связано.

У ERP-системы могут быть разные функции. Разный бизнес использует ее по-своему.

Отличие от CRM-системы. CRM, Customer Relationship Management, — управление взаимодействием с клиентами. CRM-система помогает хранить контакты клиентов, отслеживать их заказы, делать персональные предложения. Например, с помощью CRM менеджер может быстро узнать, что клиент покупал раньше, и предложить другие подходящие товары.

Если упростить:

1. CRM фокусируется на клиентах и продажах.
2. ERP управляет финансами, складом, закупками, логистикой, производством и персоналом. Часто включает в себя CRM.

Эти системы нередко пересекаются. В ведущих ERP-платформах есть встроенные базовые CRM-модули. А продвинутые CRM-системы могут предлагать функции автоматизации части внутренних процессов.

Также они хорошо работают в связке. Например, CRM показывает рост продаж определенного товара, а ERP сразу рассчитывает, сколько нужно закупить, чтобы избежать дефицита на складе.

Бизнес работает эффективнее, если все данные собраны на одной платформе и доступны всем отделам и филиалам. Снижается количество ошибок и дублирующих задач, объем переписки между отделами. Становится проще планировать и контролировать ресурсы и принимать решения.

Что дает ERP-система на практике:

1. Автоматизирует рутинные задачи. Например, программа может выставлять счета. Это снижает количество ошибок и разгружает сотрудников.
2. Следит за ресурсами и закупками. Система отслеживает остатки на складе, предупреждает о нехватке или избытке товара и формирует заказы поставщикам.
3. Помогает вести бухгалтерский и налоговый учет: формирует проводки  , рассчитывает НДС, закрывает отчеты.
4. Планирует сроки и ресурсы на этапе производства, снабжения и продаж.
5. Показывает статус заказа: где он сейчас, кто его обрабатывает, когда будет доставлен.
6. Упрощает анализ и помогает принимать управленческие решения. Формирует отчеты за пару кликов — по продажам, затратам, эффективности сотрудников и другим метрикам.

Как понять, нужна ли ERP-система организации или ИП. Прежде всего, стоит учитывать размер компании. ERP-системы чаще внедряют средние и крупные компании, где много отделов, филиалов и взаимосвязанных процессов.

На рынке есть решения, которые подходят малому бизнесу. Но все-таки для небольших компаний с простыми операциями полноценная ERP-система может быть лишней. Автоматизацию отдельных задач лучше начать с точечных решений текущих проблем и не покупать зря дорогое программное обеспечение. Например, использовать CRM или программы для складского учета и бухгалтерии.

Полезно проанализировать текущие процессы: насколько они прозрачны для руководства, что уже автоматизировано, а что по-прежнему выполняется вручную, где возникают узкие места и потеря времени или денег.

Сигналы, что бизнесу нужна ERP:

• нехватка данных о работе компании;
• сложности с анализом информации и принятием решений;
• дублирование данных между отделами;
• проблемы с учетом остатков;
• трудности в коммуникации подразделений.

ERP-система может стать сильным преимуществом для компаний, которые находятся в условиях высокой конкуренции. Она помогает быстро адаптироваться к изменениям рынка, улучшать обслуживание клиентов и принимать решения на основе актуальных данных.

Также можно рассмотреть внедрение ERP, если компания:

• планирует масштабирование бизнеса;
• готовится к выходу на новые рынки;
• запускает новые продукты или направления.

Стоит учитывать, что цены на лицензии программных ERP начинаются от 500 000 ₽, без учета стоимости внедрения и дополнительных расходов. Лицензия на ERP для корпорации или холдинга может стоить 10—11 млн рублей. Облачные решения дешевле, расскажу о них ниже.

Внедрение такой системы— отдельная статья расходов, оценить которую без индивидуального расчета трудно. Стоимость зависит от региона, количества пользователей, сложности процессов. В среднем, по данным 1С, цена внедрения одного рабочего места — 80 000 ₽.

Директор по корпоративным системам управления Денис Жарук оценивает возможные затраты так  :

• около 10 млн рублей для компании до 100 человек;
• около 25 млн рублей для компании до 1000 человек;
• от 40 млн рублей для компании более 1000 человек.

Чуть более жесткие оценки ИТ-директора нефтегазовой компании «Группа компаний Бурсервис» Руслана Саттарова  :

• для средней компании — 10—15 млн рублей;
• для холдинга с более чем 200 сотрудниками — около 40 млн рублей.

Дополнительно оплачивают обслуживание каждого рабочего места. Например, в 1С: ERP это 1667 ₽ в месяц.

Без четкого понимания целей, процессов и ресурсов внедрение может не только не принести пользы, но и обернуться большими потерями.

ERP-система — это не одна программа, а технологическая платформа, состоящая из взаимосвязанных компонентов.

База данных — центральное хранилище информации: товары, заказы, клиенты, сотрудники, запасы. Здесь фиксируется все, что происходит в системе. Информация обновляется и не дублируется по отделам.

Модули — разделы или даже приложения, каждое из которых отвечает за определенное направление бизнеса: финансовый учет, управление продажами, запасы и другие. Модули работают как самостоятельные функциональные блоки. Обмен данными идет через сервер приложений.

Сервер приложений — мозг ERP-системы. Он управляет взаимодействием модулей, обрабатывает действия пользователей и обновляет информацию в базе данных. Все, что происходит в системе, проходит через него.

Интерфейс для пользователей — то, что видят сотрудники: окна, панели, формы. Через интерфейс они вносят данные, оформляют заказы, формируют отчеты и получают нужную информацию. Например, менеджер смотрит отчеты по продажам, кладовщик оформляет отгрузки, специалист по закупкам размещает заказы или отправляет их поставщикам. Часто есть и мобильная версия.

Как работает ERP-система на практике:

1. Пользователь, например кладовщик, вносит данные через интерфейс. Допустим, уменьшает количество товара после отгрузки или принимает новый товар.
2. Сервер приложений обрабатывает это действие и вносит изменения в базу данных.
3. Информация обновляется во всех связанных модулях. Теперь менеджер по продажам видит, что товара на складе больше нет, и не предлагает его клиенту. Или видит, что завезли новую партию товара и его можно продавать.

Обновления происходят в реальном времени или по расписанию — например, раз в сутки. При этом изменения, внесенные в одном модуле, автоматически отражаются в других. Информация не дублируется, ошибок становится меньше.

Типовые блоки и модули. Большинство популярных ERP-систем содержит схожие модули. Каждый отвечает за определенное направление деятельности и помогает автоматизировать связанные процессы.

Обычно компании используют коробочные, то есть готовые, ERP-системы и настраивают их под свои задачи. Разрабатывать такую систему с нуля долго, дорого и сложно. Это подойдет бизнесу со специфическими процессами, которые нельзя реализовать с помощью готовых решений. Для этого собирают команду ИТ-специалистов или привлекают внешних подрядчиков. Такие решения называются кастомными ERP.

Интеграция ERP-системы со сторонними системами. Независимо от типа ERP, ее можно интегрировать с другими приложениями, чтобы все работало как единое целое.

С чем можно интегрировать ERP:

• CRM-системами — чтобы объединить данные из разных отделов, упростить управление заказами и повысить качество обслуживания клиентов;
• банками и платежными системами — чтобы автоматически загружать и выгружать платежные поручения, отслеживать поступления и оплачивать счета без ручного ввода;
• маркетплейсами — для передачи заказов, синхронизации остатков и цен, генерации документов и управления доставкой;
• системами электронного документооборота, ЭДО, — чтобы отправлять счета, акты и другие документы напрямую из ERP;
• маркетинговыми платформами — для запуска персонализированных кампаний на основе данных о покупках и поведении клиентов;
• системами бизнес-аналитики — для глубокого анализа процессов и принятия обоснованных управленческих решений.

Есть разные классификации ERP систем:

1. По целевой аудитории — универсальные и отраслевые. Вторые учитывают специфику отрасли, например медицины или ретейла.
2. По архитектуре — монолитные, которые уже включают в себя определенный набор функций, и модульные, в которых можно выбрать необходимые элементы.
3. По типу подписки — с бессрочной подпиской (обычно при покупке лицензии) или подпиской на месяц, на год.
4. По типу установки — локальные, On-premise, с установкой на серверы компании, а также облачные с удаленным доступом и гибридные.

О последней классификации хочу рассказать подробнее.

Облачные ERP — системы, размещенные не на серверах компании, а удаленно. Например, ERPNext или «Лексема». Благодаря простоте доступа, низким затратам и быстрой настройке облачные решения популярны среди малого и среднего бизнеса, удаленных команд и быстрорастущих компаний. По данным Market Research Future, на облачные ERP приходится 2/3 мирового рынка.

Локальные ERP-системы устанавливаются на серверы компании и работают внутри ее сети. Эти решения подойдут организациям с повышенными требованиями к защите данных. Сотрудники могут использовать ERP только из офиса или через защищенные каналы удаленного доступа. Среди известных решений — «1С: Предприятие» и Microsoft Dynamics.

Преимущества локальных ERP:

1. Гибкость настройки. Систему можно адаптировать под свой бизнес — добавить нужные модули, изменить интерфейс, автоматизировать специфические задачи.
2. Повышенная безопасность. Данные хранятся внутри компании и не передаются в облако. Это важно для организаций, работающих с конфиденциальной информацией, или тех, кто находится под строгим контролем.

Такие системы требуют серьезных инвестиций в оборудование, ПО и техническую поддержку. Поэтому их чаще выбирают крупные компании, которым необходим полный контроль над данными и высокий уровень информационной безопасности.

Гибридные ERP-системы — решения, которые объединяют возможности облачных и локальных моделей. Они позволяют бизнесу использовать преимущества двух видов систем: контроль и безопасность локального хранения данных, а также гибкость, масштабируемость и доступность облачных компонентов. Такие решения подходят крупным компаниям с собственными серверами, которые хотят сочетать безопасность локальных решений с удобством облачных технологий и планируют масштабирование.

Например, критически важная информация — финансовая отчетность, персональные данные сотрудников, клиентская база — может храниться на внутренних серверах компании с максимальным уровнем защиты. А менее чувствительная информация — в облаке, что облегчает доступ из разных офисов и позволяет командам работать удаленно.

Гибридные решения подойдут:

1. Крупным компаниям, у которых уже есть своя ИТ-инфраструктура. Управление такое системой сложное и требует совместимости оборудования.
2. Организациям с повышенными требованиями к защите данных, но при этом с потребностью в масштабировании.
3. Бизнесам в строго регулируемых отраслях, где нельзя полностью перейти на облачные решения, но нужно обеспечить удаленный доступ.

ERP используют компании из разных сфер. В каждой отрасли у таких систем своя роль — от учета запасов до управления сотрудниками и продажами. Каждая отрасль использует ERP-системы по-своему.

Производители используют ERP, чтобы избежать простоев техники, лишних затрат и сбоев в цепочках поставок. Система контролирует график сверхурочных работ, управляет запасами и планирует ресурсы. Например, рассчитывает, сколько людей и производственных мощностей нужно, а также показывает, сколько материала закупить и на какой срок его хватит.

Некоторые ERP-системы дополнительно контролируют качество продукции — это важно для компаний, работающих по строгим стандартам.

Ретейл. В торговле ERP помогает отслеживать продажи, анализировать поведение клиентов и спрос, а также вовремя пополнять запасы. Это снижает расходы и повышает качество обслуживания.

Интеграция с системами электронной коммерции позволяет управлять всеми продажами — как офлайн, так и в интернете — через одну систему и быстро получать аналитику по результатам маркетинговых кампаний.

Услуги. Консалтинговые, бухгалтерские, инженерные и другие сервисные компании используют ERP, чтобы отслеживать выполнение задач, учитывать время, потраченное на каждого клиента, анализировать результаты и затраты.

В систему можно встроить CRM-функции — это помогает вести базу клиентов, отслеживать их потребности и делать персональные предложения.

Оптовая торговля. Крупные оптовики используют ERP для управления закупками, контроля движения товаров. Кроме того, система помогает анализировать продажи и строить прогнозы — это особенно важно при работе с большими объемами и сезонными товарами.

Внедрение ERP — это не просто установка программы, а серьезное изменение в работе всей компании. Процесс может быть сложным и занимает время, поэтому важно подойти к нему с четким планом.

Вот основные шаги, которые помогут успешно внедрить ERP-систему:

1. Определить цель.
2. Выбрать подходящую ERP-систему.
3. Спланировать процесс, включая сроки, ресурсы и ответственных лиц, время на обучение сотрудников.
4. Настроить и отрегулировать систему.
5. Запустить и поддерживать работу ERP.
6. Оценить результаты.

Расскажу о них подробнее и предложу готовую дорожную карту, которую можно скачать и заполнить.

Определить цель. Нужно понять, какие бизнес-задачи необходимо решить и какие процессы можно автоматизировать. Например, объединить базы данных из разных подразделений, автоматизировать бухучет, эффективно распределить запасы, оптимизировать работу с клиентами.

Выбрать подходящую ERP-систему. На рынке есть множество ERP-решений, и важно выбрать то, что подходит под задачи вашей компании. Нужно учитывать цели внедрения, специфику бизнеса, его масштаб и доступный бюджет.

Стоит провести тестовый анализ нескольких вариантов: посмотреть демоверсии, обсудить функциональность с поставщиками, оценить, насколько система подходит для ваших процессов. Это поможет выбрать решение, которое упростит работу, а не добавит сложностей.

Спланировать процесс. После выбора системы нужно составить план внедрения: определить этапы, сроки, ответственных сотрудников и необходимые ресурсы. Такой план помогает держать процесс под контролем и снижает риск сбоев. В проектную команду обычно включают технических и бизнес-специалистов.

Важно заранее предусмотреть обучение сотрудников. От того, насколько хорошо команда освоит новую систему, зависит ее эффективность. Даже самая продвинутая ERP не принесет пользы, если работники не умеют ею пользоваться.

Ниже — шаблон плана внедрения ERP в компании.

Настроить и отрегулировать систему. Когда план готов, начинается техническая часть — настройка и адаптация ERP под бизнес-процессы. На этом этапе важно подключить опытного специалиста по программному обеспечению, а в случае с крупной компанией — ИТ-команду.

Некоторые компании привлекают внешних подрядчиков для внедрения ERP. А более крупный бизнес часто идет дальше — формирует внутреннюю команду, которая будет постоянно обслуживать, обновлять и дорабатывать ERP-систему, адаптируя под новые задачи и рост компании.

Процесс может занять от нескольких недель до нескольких месяцев, а иногда — и лет, в зависимости от сложности системы и количества модулей. Важно не только все правильно настроить, но и тщательно протестировать систему, чтобы убедиться, что все функции работают корректно и без сбоев.

Запустить и поддерживать работу ERP. После тестирования система готова к работе. Но запуск — это только начало. Важно организовать обучение сотрудников, чтобы они умели пользоваться ERP и не тратили время на догадки. Обучение могут проводить специалисты компании, внедрившей систему, или ваши ИТ-сотрудники, если они участвовали в настройке.

Кроме того, систему нужно регулярно обновлять, чтобы соответствовать новым задачам бизнеса и техническим требованиям. Также нужно организовать поддержку пользователей — чтобы они могли быстро получать помощь при сбоях или сложностях в работе.

На практике, даже после запуска могут возникать неожиданные ситуации.

Оценить результаты. Через несколько месяцев после запуска важно провести оценку эффективности ERP-системы. Нужно понять, какие задачи теперь автоматизированы, где все работает гладко, а в каких процессах все еще нужен человек. В дальнейшем это поможет оптимизировать работу бизнеса.

Внедрение ERP-системы — серьезный шаг для любой компании. Такая система может сильно упростить работу, но потребует вложений, времени и усилий. Но важно понимать не только преимущества, но и возможные сложности.

Что дает ERP-система бизнесу. Она помогает упростить и ускорить повседневную работу. Многие рутинные задачи автоматизируются, и сотрудники тратят меньше времени на бумажную работу и дублирование данных.

Вся информация собирается в одной системе, больше не нужно искать ее в разных таблицах и программах — все доступно и обновляется в реальном времени. Это снижает количество ошибок и помогает быстрее принимать решения.

Система также повышает прозрачность процессов — видно, что происходит в компании прямо сейчас: какие продажи, какие запасы, где узкие места. Руководство может вовремя отреагировать, не дожидаясь, пока проблема станет критичной.

Кроме того, обслуживание клиентов улучшается: ERP помогает быстрее обрабатывать заказы, точнее управлять запасами и выполнять обещания.

Благодаря встроенной аналитике и отчетам можно детально анализировать работу бизнеса и принимать обоснованные решения. А автоматизация в целом снижает количество ошибок — особенно в бухгалтерии, на складе и в закупках.

Какие могут быть сложности. ERP-система — удовольствие не из дешевых. Внедрение требует вложений: покупка или аренда системы, настройка, обучение сотрудников и техническая поддержка. Сам процесс внедрения может быть долгим и сложным, особенно в больших компаниях. Это может временно замедлить работу и вызвать сбои.

Кроме того, ERP требует изменений внутри компании. Сотрудникам нужно учиться работать по-новому, а не все готовы менять привычный порядок. Некоторые сопротивляются, потому что не хотят осваивать новую систему или тратить время на обучение.

Ошибки при настройке — еще один риск. Если неправильно смоделировать процессы или выбрать неподходящую систему, ERP может не упростить, а, наоборот, запутать работу. Поэтому важно подключать опытных специалистов и тщательно продумывать архитектуру системы еще до начала внедрения.

После введения санкций и подорожания зарубежного ПО интерес к отечественным ERP-решениям резко вырос. Все больше компаний стали переходить на российские системы. По данным аналитического центра TAdviser, в 2024 году объем рынка ERP-систем в России достиг 63 млрд рублей.

Ниже — обзор самых известных российских ERP-систем, которые чаще всего попадают в рейтинги и используются бизнесом в разных отраслях.

«1С: Предприятие» — лидер на российском рынке. На долю компании приходится около 45% всех продаж ERP в стране.

На платформе 1С разработано несколько основных ERP-систем:

• «1С: Управление предприятием» — решение для малого и среднего бизнеса;
• «1С: Управление предприятием» и «Управление холдингом» — более масштабная система для крупных компаний и групп предприятий.

1С: ERP — универсальная система, которая подходит для ведения учета в компаниях любого размера и структуры. Она регулярно обновляется, интегрируется с банками и государственными системами, а также поддерживает совместную работу с другими продуктами 1С.

Один из важных плюсов — широкая сеть партнеров. У 1С более 500 франчайзи  с сертифицированными специалистами, которые помогают внедрять, настраивать и обслуживать систему практически в любом регионе.

Есть и недостатки. Система ориентирована на российские стандарты бухгалтерского учета, РСБУ. Адаптация под международные стандарты может затруднить работу.

«Парус». Программа поддерживает как российские стандарты бухгалтерского учета, так и международные. Одна из ее особенностей — возможность легко преобразовывать данные между этими стандартами. Это упрощает работу с отчетностью и удобно для компаний, работающих и в России, и за рубежом.

Также в системе есть база знаний от экспертов в области налогообложения и бухгалтерии. Доступ к ней открыт для всех пользователей и помогает находить ответы на практические вопросы.

Недостаток «Паруса» — закрытый программный код, из-за которого пользователи не могут вносить изменения сами. Все модификации могут делать только разработчики «Паруса». Обычно это означает дополнительные расходы, особенно при увеличении числа пользователей.

Кроме того, интерфейс и логика работы системы довольно сложные. Персонал должен быть хорошо подготовлен. Это затруднительно для небольших компаний, которые не хотят или не могут инвестировать в обучение сотрудников.

«Галактика» — гибкая ERP-система, которую можно глубоко настраивать под конкретные бизнес-процессы. Обычно ее используют крупные компании, где стандартные решения не подходят из-за масштаба и специфики работы. Например, «Транснефть».

Почти половина функций дорабатывается уже в процессе внедрения, чтобы точно соответствовать задачам конкретной организации. Из-за этого проекты с «Галактикой» часто длятся от 12 месяцев.

Найти специалиста по внедрению «Галактики» сложнее, чем по 1С, так как рынок экспертов уже. Но у системы есть своя служба поддержки. Стоимость обслуживания — около 20% от стоимости лицензий за год.

1. ERP-система — это единая цифровая платформа, которая объединяет ключевые бизнес-процессы: финансы, закупки, склад, производство, продажи, HR и аналитику и другие.
2. ERP помогает избежать хаоса при росте бизнеса, избавляя от дублирования данных, потери информации и рутинной ручной работы.
3. Выбор системы зависит от масштаба и задач компании: малому бизнесу может подойти облачная, крупному — локальная или гибридная система.
4. На российском рынке ERP лидируют 1С, «Парус» и «Галактика». Выбор зависит от отрасли, масштаба бизнеса и требований к гибкости и поддержке.
5. Разработка собственной ERP-системы оправдана только при специфических задачах, когда стандартные решения не подходят.
6. Ошибки при внедрении могут навредить бизнесу. Без четкого понимания бизнес-процессов и плана внедрения ERP может запутать, а не упростить работу.
7. ERP-система требует больших затрат и постоянных доработок и обновлений по мере развития бизнеса.