Как компании написать письмо о смене реквизитов
Компания «Траст» заключила договор с ИП Васнецовым. Через несколько месяцев «Траст» сменил банк и открыл новый расчетный счет, но не сообщил об этом Васнецову.
Когда пришло время платить, предприниматель перевел деньги по реквизитам из договора — на старый счет «Траста». В итоге пришлось разбираться с банком и искать платеж.
О смене реквизитов лучше сообщить контрагенту. Это касается не только расчетного счета, но и других данных — например, если у вас новый юридический адрес. Расскажу, когда нужно сообщать о смене реквизитов и как это сделать.
Зачем составлять письмо о смене реквизитов
Требование сообщать об изменении реквизитов может быть прописано в договоре с контрагентом. Но даже если нет, контрагента лучше уведомить.
Обычно компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов:
- чтобы контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
- не тратить время на заключение дополнительного соглашения к договору.
Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить проблемы с документами, деньгами и налогами.
Например, если компания на ОСН изменила адрес и не направила контрагенту уведомление, а тот указал в счете-фактуре старый адрес, у налоговой могут быть вопросы, когда эта компания захочет получить вычет по НДС .
По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах , ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. В жизни в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.
Или, допустим, подрядчик открыл новый счет в другом банке, так как прочитал в интернете, что его банк могут закрыть, а заказчику реквизиты нового счета не сообщил. Переживал подрядчик не зря — у его предыдущего банка отозвали лицензию, но заказчик уже заплатил за работы в старый банк — потому что так было прописано в договоре.
Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.
Письмо, в котором пишут об изменении реквизитов — юридически значимое сообщение , то есть устанавливает для сторон правила, по которым они должны сотрудничать дальше. Для того чтобы новые правила начали работать, нужно оформить и отправить письмо с учетом того, о чем я расскажу ниже.
Изменения из письма начинают действовать для сторон со дня получения контрагентом, если в договоре не указано иное. Например, заказчик должен оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с момента, когда получил письмо с ними.
Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случая, когда в договоре прямо указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, разрешено только через дополнительные соглашения.
Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.
Что относится к реквизитам
Как прописывать реквизиты и что ими считать, не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Их реквизиты обычно указывают в последнем разделе договора перед подписями.
Реквизиты ИП и компании немного различаются, но в целом по смыслу их можно разделить на три категории:
- Общие. Это название организации или ФИО предпринимателя, организационно-правовая форма компании, например ООО или АО, а также ИНН, ОГРН или ОГРНИП и другие.
- Банковские — расчетный счет, наименование, БИК и корреспондентский счет банка.
- Контактные — номер телефона и электронная почта.
Письмом меняют реквизиты в двух случаях:
- Неправильно внесли данные при заключении договора — тогда можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
- Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
Есть исключение: письмом нельзя изменить сторону в договоре, например, если фирма-контрагент прекратила деятельность.
У меня был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.
Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить с новым исполнителем или заказчиком, зависит от того, кем выступает первоначальный контрагент, соглашение о замене стороны в договоре. Но прежде получить письменное согласие на это у контрагента по исходному договору .
Учтите, что соглашение об уступке требования может не подойти, поскольку подразумевает только передачу прав, но не обязанностей.
ООО «Ромашка» по договору подряда обязано отремонтировать офис АО «Лютик». Но в ООО началась выездная налоговая проверка, нормальная работа парализована. У «Ромашки» есть дружественное ООО «Василек», которое готово выполнить работы вместо него. Тогда «Ромашка»:
- Запрашивает у АО письменное разрешение на передачу договора «Васильку».
- Получив разрешение, подписывает с «Васильком» соглашение о замене стороны договора.
Просто прислать в АО «Лютик» письмо об изменении стороны в договоре подряда нельзя.
Как правильно составить письмо о смене реквизитов: образец
Закон не обязывает составлять письмо о смене реквизитов по утвержденному образцу, вы можете написать в свободной форме — или воспользоваться нашим шаблоном.
Готовый образец: осталось только внести свои данные
Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:
- причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
- номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
- новые реквизиты;
- дату, с которой вы просите использовать новые данные;
- подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.
Нормативного срока, за который надо рассмотреть письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно ответить на письмо или подтвердить его получение.
Кто составляет письмо об изменении реквизитов
Письмо может составить любой сотрудник компании или ИП по шаблону. Главное — чтобы его подписало уполномоченное лицо. Обычно это предприниматель, генеральный директор либо сотрудник с доверенностью на подписание подобных документов.
В последнем случае дополнительно укажите в письме контрагенту данные доверенности и приложите ее копию. Так можно предотвратить вопросы о том, есть ли полномочия у подписанта.
Кому и куда отправить письмо об изменении реквизитов
Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.
Если такой пункт есть, можно отправить скан письма с новыми реквизитами по указанному адресу. Если вам не придет сообщение об ошибке при доставке письма, то оно будет считаться доставленным, а изменения реквизитов вступят в силу с даты, которую вы укажете в письме .
Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы сделали все в соответствии с договором . Но лучше после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли его.
Если контактные лица и адреса для переписки в договоре не указаны, направляйте письмо на адрес компании-контрагента из ЕГРЮЛ . Его можно найти на сайте ФНС. А вот с ИП так не получится: в стандартной выписке из ЕГРИП адреса не будет. Придется явиться за расширенной выпиской в налоговую лично.
Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением или через сервис «Электронные письма» от Почты России — вы получите номер для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.
Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.
Контрагент получил письмо, что дальше
В письме указывают дату, начиная с которой применяют новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 сентября 2026» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 сентября 2026».
Если письмо направлено по правилам, которые указаны в договоре, например по электронной почте или на адрес в договоре, и контрагент его получил — значит, вы взаимодействуете по-новому. Больше ничего делать не надо.
Иногда в договоре предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. Тогда, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам из договора.
Запомнить
- Если у бизнеса изменились реквизиты из договора, стоит отправить контрагентам письмо об этом.
- Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании или у ИП что-то поменялось, и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
- Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора или если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
- Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через трехстороннее соглашение.
- После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата: уточните по электронной почте или телефону.
Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes
