Как хранить файлы на Айфоне, чтобы не было хаоса

На Айфоне можно навести порядок.

С помощью системного приложения «Файлы» удобно организовывать документы, хотя многие пользователи не знают о полезных функциях этого проводника. Расскажу, как с его помощью организовать хранилище на телефоне.

По умолчанию на Айфоне есть два места для хранения файлов — память устройства и облако. И речь не только о iCloud: приложение «Файлы» позволяет работать и с другими сервисами вроде Dropbox и «Гугл-диска». Первый шаг в организации документов — решить, какие файлы будут храниться на устройстве, а какие в облаке.

Если на Айфоне включена синхронизация, файлы на устройстве будут автоматически загружаться в облако — так они будут доступны на всех устройствах одного аккаунта Apple, а место на устройстве освободится.

Файлы из iCloud будут подгружаться на Айфон сразу после нажатия на них. В облаке удобно хранить большие документы, которыми вы пользуетесь не очень часто. Например, семейный видеоархив или фильмы. Файлы на устройстве также легко перенести в iCloud: нужно нажать на файл → «Переместить» и выбрать iCloud.

В нижнем меню приложения «Файлы» есть три вкладки: «Недавние», «Общие» и «Обзор». В первой находятся последние просмотренные файлы в хронологическом порядке. Во второй — документы, которыми вы делитесь с другими пользователями Apple. В третьей — основные места хранения файлов: «На iPhone», iCloud Drive и «Недавно удаленные».

В этот раздел еще можно добавить другие скачанные приложения со своими хранилищами, например «Гугл-диск», «Почту Mail» и «Яндекс Диск». Для этого нужно нажать три точки в правом верхнем углу → «Изменить» → включить тумблеры необходимых сервисов. Инструменты для организации файлов в любом случае общие — это папки и теги.

Приложение «Файлы» позволяет управлять как локальными файлами, так и содержимым облачных сервисов и других совместимых приложений. Технически для организации есть всего два инструмента.

С помощью папок. Чтобы создать папку, в выбранном хранилище нужно нажать на три точки в верхнем правом углу и выбрать «Новая папка». Есть другой способ — нажать на нужный файл и в появившемся меню выбрать «Новая папка с 1 объектом». Так документ сразу окажется в новой папке.

Чтобы переместить несколько файлов в папку, вам нужен режим «Выбрать». Его можно найти, нажав на три точки в верхнем правом углу. Отмечаете нужные документы и в нижнем меню выбираете центральную кнопку в виде папки — откроется уже знакомый обзор приложения «Файлы», где останется найти нужную папку.

С помощью меню папки, которое открывается при долгом нажатии, можно добавить ее в «Избранное» — тогда она появится в соответствующем разделе во вкладке «Обзор».

С помощью тегов. Второй инструмент для организации — теги. Через меню «Обзор» можно быстро открыть все файлы с определенным тегом. По дефолту Айфон предлагает теги по цветам радуги, а также теги «Работа», «Личное» и «Важное», но можно добавить свои.

Чтобы переименовать тег, во вкладке «Обзор» нажмите на три точки в верхнем правом углу и выберите «Изменить». Либо зажмите и удерживайте нужный тег, пока не появится всплывающее меню с опцией «Переименовать». Точно так же можно удалить ненужные вам теги и поменять их местами.

Чтобы присвоить файлу тег, нужно нажать на документ и удерживать его до появления всплывающего меню, перейти в «Теги…» и далее выбрать существующий или добавить новый. Рядом с названием файла появится кружочек с цветом тега. У файла может быть неограниченное количество тегов.

Снять тег можно там же, просто убрав галочку у выбранной опции.

Есть несколько лайфхаков.

🟡 Чтобы сэкономить на подписках, задействуйте несколько облачных хранилищ. Например, в iCloud можно сложить файлы, которые нужны под рукой на любом устройстве — документы, сканы, выписки. В «Гугл-диске» — отправить большие медиа вроде PDF, длинных влогов, фото и видео с отпуска. А в «Яндекс Диск» можно закинуть небольшие архивы.

Так у вас получится 25 Гб бесплатного хранилища суммарно: 5, 15 и 5 Гб соответственно. Если нужно больше места и не хочется тратить деньги на премиум, рассмотрите другие облачные хранилища.

🟠 Используйте готовые методы организации. Например, PARA. В основе способа — разделение на четыре категории:

1. Проекты (Projects): вещи, над которыми вы работаете прямо сейчас и к определенной дате, — заказ на фрилансе, диссертация, пакет документов для визы.
2. Области (Areas): долгосрочные обязательства и проекты без дедлайна — материалы курса по английскому.
3. Ресурсы (Resources): справочные материалы и просто ваши интересы, к которым вы обращаетесь время от времени, — инструкции и чек-листы, коллекция манги в PDF.
4. Архивы (Archives): файлы из других категорий, которые уже не в работе.

Чтобы распределение работало, нужно регулярно просматривать и перераспределять содержимое папок.

🟣 Меняйте название файлов. Придумайте систему для имен, которые будете использовать для каждого документа без исключения. Название должно включать ключевые слова: содержание, фамилии, место требования или выдачи. Например, установим формулу «проект + содержание». Так, вместо «диплом1» и «диплом2» получатся «универ_диплом» и «конкурс_диплом» — не придется открывать файл, чтобы найти нужный.

🔴 Для быстрого доступа добавьте папку в «Избранное». Нажмите и удерживайте папку до появления меню, где выберите опцию «Добавить в избранное» — так папка появится в соответствующем разделе на обзорном экране.

🔵 Ограничьтесь пятью уровнями вложенных папок. Дробить большие проекты на части — нормально, но слишком сложная структура приведет к путанице. Для удобства используйте названия с ключевыми словами.

🟢 Используйте теги для обозначения приоритета. Цветные кружочки — отличный инструмент, позволяющий обозначить важность документа, тем более что в приложении «Файлы» доступна сортировка по тегам.

Есть несколько способов — каждый подойдет для определенного типа документов.

Отсканировать. Айфон позволяет сканировать документы, доступ к этой функции есть прямо в приложении «Файлы» и в любом другом месте хранилища. Для этого нажмите на три точки → «Отсканировать документы». После устройство предложит переименовать файл, выбрать, куда сохранить документ, и присвоить теги. Если вам привычнее использовать для этого «Заметки», оттуда тоже можно отправить скан в «Файлы».

Загрузить из браузера или приложения. Чтобы сохранить файл в нужное место, в меню выбранного файла нажмите «Поделиться» → «Сохранить в Файлы». Тогда откроется проводник, где можно переименовать документ, присвоить тег и выбрать хранилище и папку назначения.

Чтобы посмотреть, какие приложения сохраняют данные в облако, нужно перейти в «Настройки» → «Аккаунт Apple» → iCloud → iCloud Drive → «Приложения, которые синхронизируются с iCloud Drive». Здесь с помощью тумблера можно отключить приложение от облака.

Прежде чем нажать кнопку «Сохранить» и добавить файл в хранилище, не поленитесь и поменяйте название, закиньте его именно в ту папку, в которой он должен находиться согласно вашей системе.

Как вариант, можно складывать все новое в специальную папку или в «Загрузки» в iCloud. Но главное — не превратить ее в склад, в который вы никогда не заглядываете, а очищать и распределять файлы по другим директориям.

В «Файлах» для этого есть несколько способов.

С помощью строки поиска. В хранилищах есть строка поиска, которая поможет быстро найти нужный документ по названию. Можно как напечатать имя файла, так и воспользоваться голосовым вводом.

С помощью сортировки. Если вы еще не успели присвоить файлу тег и поместить его в папку, то быстро найти его поможет сортировка — она доступна в конкретном хранилище «На iPhone» или «iCloud Drive». С помощью меню, которое откроется при нажатии на три точки в правом верхнем углу, можно организовать файлы по имени, по дате, размеру и типу документа. В последнем случае сначала будут идти все папки, затем PDF-файлы, изображения и другие форматы.

В категории «Загрузки». Здесь по умолчанию хранятся файлы, загруженные из браузера и других источников. Папку легко найти в меню «Обзор».

Во вкладке «Недавние». Подойдет, если вы уже открывали этот файл на устройстве или сохранили его недавно. Тогда он будет в истории обращения к документам.

За чистотой хранилища нужно следить так же, как и за вашим физическим окружением. Для этого периодически проводите ревизию. Например, раз в год.

Оценивайте систему хранения. Проверяйте, осталась ли текущая система папок и тегов актуальной для вашей жизни. Особенно это касается периодов изменений — окончания университета, смены работы. Может быть, появились новые проекты и в названии файлов теперь нужны еще какие-то ключевые слова — фамилии, города, страны.

Избавляйтесь от ненужного. Возможно, стоит отпустить школьные рефераты и студенческие курсовые спустя 10—15 лет. А важные, но не нужные сейчас файлы лучше убрать в архив в облаке.

Дублируйте важную информацию. Если документы важно не потерять, на всякий случай делайте копии и храните их на разных носителях. Например, в облаке и на жестком диске.