Как я организовала корпоратив за 127 000 ₽

Сейчас бизнес переживает тяжелое время, и многие компании оптимизируют бюджет. В первую очередь сокращают расходы на корпоративы, потому что часто их воспринимают как дорогое удовольствие: зал, подрядчики, ведущий, банкет — и кажется, что без серьёзных вложений хорошего результата не будет.

Мы с командой решили развеять этот миф.

У нас 10+ лет в организации мероприятий, и мы знаем рецепт проведения корпоратива в соотношении "бюджет к результату". Иногда достаточно щепотки креатива, горсти вовлечённости и правильного настроя команды, как в хорошем рецепте, чтобы праздник превратился в событие, которое надолго останется с людьми.

Речь пойдет о 23 февраля и 8 марта в одном мероприятии.

Перед нами стояло несколько целей:

💠поздравить коллег с праздниками;

💠 поддержать сотрудников в нестабильное время;

💠 вовлечь команду;

💠 инвестировать в поднятие морального духа и мотивации сотрудников.

Важно: мы отталкивались не от бюджета, а от задачи.

Что придумали?

На фокус-группе выбрали формат игры «Что? Где? Когда?». Он подошёл нам по стилю и оказался понятен и интересен всем: от бумеров до зумеров.

Основной темой стал кинематограф. Между раундами команды готовили сценки по мотивам известных фильмов в корпоративной интерпретации. Был написан сценарий, по которому все участники работали.

Ключевые решения, которые повлияли на результат:

1. Формат участия

Изначально провели опрос. Каждый выбрал комфортную для себя степень вовлечённости и активности:

✔️ игроки за столом;

✔️ авторы вопросов;

✔️ зрители и болельщики;

✔️ участники, предсказывающие исход игры;

✔️ актеры.

Это сняло напряжение, давление и запустило творческий режим ребенка.

Отдельно подключили удалённых сотрудников: игра транслировалась онлайн, а текущий счёт выводился на экран. Это помогло сохранить ощущение общего пространства даже несмотря на разный формат присутствия.

Поэтому даже пассивные сотрудники участвовали, вовлекались и чувствовали свою сопричастность.

2. Вовлекли команду ещё на этапе подготовки

Идея мероприятия родилась на фокус-группе, в которую вошли руководители и рядовые сотрудники, чтобы посмотреть на мероприятие с разных сторон.

Команда включилась в подготовку: помогала с идеями, вопросами и деталями. В итоге люди приходили на событие, к которому уже были причастны.

3. Использовали внутренние ресурсы, за счет чего сэкономили бюджет:

• сценарий написали сами;
• ведущий из команды;
• брендинг;
• покупка атрибутики мероприятия, реквизита;
• провели мероприятие в офисе;
• использовали внутреннюю валюту М-coin в качестве приза за активное участие. На эту валюту сотрудники могут приобрести внутренний мерч и подарки из внутреннего магазина сувенирной продукции;
• фуршет, алкоголь: выбрали лёгкие закуски вместо более затратных форматов.

Всего на 35 человек было потрачено 127 100 руб., которые распределились следующим образом:

4. Креативные идеи, которые создали атмосферу:

• подача бокалов в стиле театра: «безымянная рука» в бархатной перчатке вручает игристое;

• задание с созданием кинозарисовок в мини-командах;

• стилистика старого Голливуда: билеты, реквизит, детали:

Отдельное внимание уделили деталям: ажурные золотые ножницы, бархатные перчатки, волчок, конверты с вопросами как в игре, кинохлопушка, бабочки для мужчин.

Все эти элементы недорогие, но именно они создают ощущение «настоящего события».

В результате

Все прошло так, как мы и задумали изначально.

90% сотрудников были вовлечены в процесс. Даже те, кто не участвовал активно, чувствовали свою причастность, вовлекались и были частью команды. Это сплотило нас еще больше.

Мы смогли создать ощущение заботы, поддержки и показать, что компании не фиолетово на сотрудников в это непростое время.

После мероприятия получили искреннюю обратную связь:

«Теперь я больше люблю офисные мероприятия, чем ресторанные»

«Это было мегакруто! Когда повторим?»

«Я рассказываю знакомым, они в шоке, что так бывает»

«Давайте сделаем лигу “Что? Где? Когда?”»

Любой бизнес может провести корпоратив с минимальными затратами. Маленькие радости в совокупности дают больше радости и ощущения счастья, чем один крупный корпоратив. Это подтверждено исследованиями.

Поэтому корпоратив — это не столько вопрос бюджета, сколько вопрос подхода и участия команды. Даже за 127 000 на 35 человек можно сделать мероприятие, которое объединяет, вовлекает и остаётся с командой надолго.