Опоздания офисных сотрудников: мое решение — яблоки

Опоздания - актуальный вопрос работы многих офисов.

Кто-то приходит на 5 минут позже, кто-то на 15. А потом эти же сотрудники говорят: «Я же задерживаюсь на работе! На час, на два! Неужели нельзя закрыть глаза на утро?»

В моей компании (52чел) это было не так часто, и я просто пустил этот вопрос на самотек. Но, время пришло…

Город Томск. Это географический центр России (запад-восток). У нас есть клиенты на Дальнем Востоке, когда у них уже обед — у нас только утро. И есть клиенты на Западе, когда у них завтрак — у нас обед.

Задача была простой и вроде однозначно понятной. Офис (менеджеры, юристы, бухгалтерия, все, кто сопровождает сделки) должны быть на местах вовремя.

Ведь если одного нет, другой не знает, кому звонить, третий ждет документы, и т.д. Система дает сбой.

Долгое время дисциплина держалась на исключениях и "понимании истории опоздавшего".

Но появился сотрудник, который стал опаздывать хронически. На 15–20 минут каждое утро. При этом он реально задерживался после работы, но утром — просто «не мог».

Этот сотрудник и стал тем катализатором, который заставил меня понять: нужно наводить порядок технологично, прозрачно, но и без фанатизма. Это как?

Как технарь с инженерным образованием, я начал к этому вопросу подходить системно. Ниже, описываю свои шаги в этом направлении.

Первое, что мы сделали — настроили фиксацию и документирование опозданий.

• Сотрудник заходит в офис, включает компьютер, логинится в системе. Система автоматически фиксирует время прихода.
• Если есть отклонение от контрольного времени, у сотрудника всплывает на ПК окно с уведомлением об опоздании. Он должен написать причину опоздания.
• Уведомление уходит прямому руководителю. Опоздавший получает первое воздействие — разговор со своим руководителем, — объяснения и обещания там разные.
• Руководитель сотрудника ставит свою резолюцию (объективно опоздание было или нет, критично или нет).
• После этого у HR в автоматическом режиме формируется Акт опоздания. В нем: дата, время, причина (словами самого сотрудника), комментарий руководителя.
• Сотрудник подписывает у HR (опять разговор…) этот акт — по сути, фиксирует факт нарушения. Все знают и понимают: по Трудовому кодексу три опоздания — уже повод для серьезного разговора, вплоть до увольнения.

Мне не нужна охота на ведьм. Но сама процедура говорила: «Относись к этому серьезно. Документ, есть документ».

В коридоре у нас висели списанные когда-то мониторы. На них в режиме реального времени выводилась разная оперативная информация: план продаж, текущие сделки, результаты «соц.соревнования» между сотрудниками.

Если утром кто-то опаздывал — на этих мониторах автоматически появлялась его фотография, время опоздания и указанная им причина.

Все сотрудники это видели и с интересом знакомились с "отмазками деканату".

Нюанс.

Когда ты пишешь причину опоздания, зная, что ее увидят коллеги — писать «пробки» или «проспал» становится просто неловко. Приходится быть честным. А еще лучше — не опаздывать.

Самый важный момент. Штрафовать — не моя история. Но и спускать опоздания нельзя.

Мы сделали так: время опозданий суммируется и обнуляется ежемесячно. Если набралось больше 20 минут опозданий (суммарно, неважно за сколько раз), на мониторе опять появляется фотография сотрудника, а под ней надпись:

"Фруктовый спонсор дня"

Что это означало? В обед сотрудник идет в магазин (рядом с офисом) и покупает 2кг яблок.

После обеда, всех сотрудников офиса ждет "фруктовый десерт" от сонсора…

Коллектив, конечно, выражает благодарность. С юмором, с подколами, — «О, сегодня у нас яблочки будут! А завтра, может, персики? Давай, не подводи!».

В итоге, разработанная Система не штрафует деньгами, но создает эмоциональное и публичное последствие. Тратишь свои деньги не на себя, а на коллег. Слышишь в свой адрес не критику коллег, а «дружеские» пожелания от коллектива. И это работает гораздо сильнее.

А критику ты и так с утра получил от своего руководителя и HR.

Тот самый сотрудник, который постоянно опаздывал, понял, что проще заплатить за такси (пусть и дороже, чем 2 кг яблок), но приехать вовремя и не быть "фруктовым спонсором". Эмоциональные издержки слишком высоки. становится просто неуютно и некомфортно перед коллегами.

К тому-же, всегда есть коллеги, готовые прямо и открыто высказать свое "фи" по отношению к твоему опозданию.

Он перестал опаздывать через 2 недели.

Всего, за первые три месяца работы правила, «спонсорами» стали 4 человека. Еще через пару месяцев такие инциденты стали исключением.

Мы внесли это правило в нашу Корпоративную Политику (фактически — в правила внутреннего распорядка). Система учета опозданий и «спонсорство» стала работать в фоновом режиме постоянно.

Если вдруг кто-то переступает порог (суммарно более 20 минут опозданий за текущий месяц), система просто срабатывает автоматически.

И неважно, как я к этому сотруднику отношусь. Важно, что нарушены правила, и по правилам ты становишься «фруктовым спонсором».

Правило, есть правило…

Что я получил в итоге:

1. Четкую систему учета — опоздания документированы, сотрудник сам их подтверждает.
2. Публичность - опоздания видны всем, это дисциплинирует гораздо сильнее, чем разговор с глазу на глаз.
3. Неденежное, но ощутимое последствие — не штраф в кассу, а трата на коллектив. И эмоциональная реакция коллег.
4. Повод для диалога — даже если опоздания единичны, акты остаются. Это аргумент при обсуждении повышения оклада или премии: «Смотри, у тебя есть вот эти факты».

Разработанная Система — вроде с юмором, но при этом однозначно — показала свою эффективность.

Рекомендую тем, кто устал от утренних опозданий, но не хочет превращать офис в казарму.

P. S. Важно: все меры были согласованы с сотрудниками и закреплены во внутренних документах. Это не «карательная» система, а инструмент для общей эффективности.

Делитесь в Комментариях своим опытом борьбы с офисными опозданиями. Задавайте вопросы, с удовольствием отвечу, — если мои знания и опыт это позволят.