Как заполнить акт приема-передачи оборудования

Акт приема-передачи оборудования — это первичный документ, который подтверждает получение актива от контрагента.

Его оформляет компания или ИП во время покупки или аренды оборудования, например двигателя для автомобиля  . Акт составляют в двух экземплярах, форму можно разработать свою или взять унифицированную.

Для акта можно использовать унифицированную форму № ОС-14 либо разработать свою. В любом случае главное, чтобы в документе были обязательные реквизиты  :

1. Наименование документа и дата.
2. Названия получателя и поставщика оборудования.
3. Данные об оборудовании — название, марка, производитель, серийный номер, вид упаковки, количество, стоимость.
4. Должность человека, ответственного за оформление акта, его ФИО и подпись.

В учетной политике надо указать, какую форму акта применяете. Если свою — отдельно приложите ее к учетной политике, а если унифицированную — укажите ее название.

Акт составляют тем числом, когда покупатель или получатель оборудования закончил осмотр — то есть проверил комплектность, отсутствие внешних повреждений и дефектов, а затем подписал документ.

Если потом, во время монтажа, наладки или испытания оборудования, обнаружите дефекты, нужно будет составить другой документ — по форме № ОС-16 — «Акт о выявленных дефектах оборудования».

Если на склад поступило много оборудования и качественно провести приемку невозможно, составляют предварительный акт приема-передачи на основании наружного осмотра. Если потом обнаружите расхождения в количестве или в качестве — об этом нужно составить отдельные акты.

Как правило, акт оформляет комиссия из минимум трех человек. Ее формирует руководитель компании или ИП для приемки основных средств. В комиссию обычно входят:

• представители администрации бизнеса;
• технические специалисты — инженеры, строители, энергетики, механики, наладчики. У таких людей есть специальные знания и опыт, они могут оценить состояние оборудования, проверить его работоспособность и готовность к эксплуатации;
• другие специалисты — например, экономисты, технологи, начальники производств, которые могут планировать и просчитывать экономические выгоды от использования оборудования;
• работники бухгалтерии, знающие правила документирования, оценки и учета ОС.

Возглавляет комиссию председатель, которым может быть любой работник организации или ИП.

Утверждает акт руководитель, предприниматель или иное уполномоченное ими лицо.

Оформляйте два экземпляра акта — один для получателя, другой для поставщика. Каждый экземпляр надо заверить подписями сотрудников, ответственных за приемку, и доверенных лиц от поставщика.

К акту приложите копии технической документации, чтобы можно было определить срок полезного использования оборудования.