Как вести журнал учета движения трудовых книжек

Когда человек с бумажной трудовой книжкой устраивается на работу, он должен передать ее работодателю.

Тот организует ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них. Книжки хранятся как документы строгой отчетности, обычно — в сейфе.

Серии и номера трудовых книжек, принятых от сотрудников при поступлении на работу, а также вкладышей в них нужно указывать в специальном журнале.

Утвержденной формы такого журнала нет. Работодатели разрабатывают ее сами.

Журнал учета трудовых книжек всегда ведут на бумаге. Электронный кадровый документооборот к нему не применяют. Бумажный журнал нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью директора компании или работодателя-ИП, а также печатью, если она есть.

Также не установлен период ведения журнала, по истечении которого можно закончить его вести и начать новый. Работодатели определяют его по своему усмотрению. Это может быть как квартал, так и год.

В графе «Особые отметки» можно, например, делать запись о том, что бумажную трудовую отдали человеку в связи с переходом на электронную. Вот формулировка от Минтруда: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО работника) о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».

Как правило, работодатель приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Обычно это сотрудник отдела кадров, а в маленьких фирмах — сам директор.

Если работодатель — ИП, он может вести журнал сам без дополнительных документов. Или так же, приказом, поручить это сотруднику.

За неведение журнала возможны предупреждение либо штраф от трудовой инспекции  :

• от 1000 до 5000 ₽ — для малых предприятий, ИП и должностных лиц;
• от 30 000 до 50 000 ₽ — для средних и крупных компаний.