Что такое воркшоп и как его проводить

Воркшоп — это интенсивное занятие, посвященное отработке практических навыков.

Расскажу, как его подготовить и провести: выбрать тему, эксперта, площадку, составить программу и расписание. В пример буду приводить случаи из своего опыта работы с международными экспертами в сфере образования, науки и искусства.

Гайд будет полезен как начинающим организаторам, так и тем, кто любит учиться и хочет получать больше пользы от мероприятий.

Воркшоп переводится с английского как «рабочая мастерская». Это формат обучения с упором на практическое закрепление знаний.

Такое занятие длится от нескольких часов до нескольких дней. Оно рассчитано на подготовленную аудиторию: людей с похожими профессиональными интересами и задачами, объединенных одной сферой деятельности или должностью.

Отличительная черта воркшопа — практическая ориентированность. Участники собираются, чтобы прокачать навык, попробовать новую методику, решить конкретную проблему на реальных примерах, рассмотреть кейсы.

Результат воркшопа известен заранее: это может быть черновая бизнес-модель стартапа, прототип, финансовый план, перевод отрывка художественного текста или написанное эссе. Все это — с комментариями эксперта и обратной связью от других участников.

На воркшопе есть эксперт, менеджер и ведущий:

1. Эксперт отвечает за содержание и наполнение воркшопа.
2. Менеджер занимается организационными вопросами. Например, ищет эксперта под заданную компанией тему обучения или проводит опрос потенциальных участников воркшопа, чтобы узнать их ожидания.
3. Ведущий представляет эксперта, модерирует беседу с участниками.

Эти роли могут быть совмещены. Например, в моей практике эксперт был одновременно и ведущим.

Чем отличается от других форматов. Воркшоп короче мастерской, поэтому не дает возможности отслеживать динамику группы, долго следить за развитием участников. Но и дольше мастер-класса: участники успевают наладить тесный контакт как с экспертом, так и друг с другом.

В противовес университетским семинарам на воркшопах меньше теории и больше конкретики: участники пытаются решить какую-то задачу.

У участников воркшопа должны быть общие рабочие интересы. Но я не советую пытаться собрать максимально похожих в профессиональном отношении людей. Чем более разноплановый опыт у участников, тем лучше: получится взглянуть на проблему с разных сторон, расширить контакты, вместе придумать что-то необычное на стыке разных дисциплин и областей.

Количество участников зависит от формата. Обычно воркшопы предполагают работу в команде, оптимально — от 4 до 6 человек. В группах больше сложно обсуждать идеи или работать над проектом.

Команд может быть несколько. Число зависит от многих факторов: площадки, бюджета мероприятия, возможностей эксперта удерживать внимание и давать качественный фидбэк. Если участников много, воркшоп могут вести сразу двое преподавателей.

Тема и аудитория тесно связаны друг с другом. Есть два пути определиться:

1. Найти аудиторию под тему. Пример из моего опыта: компания Morris Hargreaves McIntyre придумала методику культурного сегментирования для исследования клиентского опыта в арт-маркетинге. Чтобы протестировать этот инструмент в России, мы с коллегами провели семинары для сотрудников городских музеев, концертных залов, театров, библиотек.
2. Придумать тему под аудиторию. Ключевой момент здесь — предложить то, что действительно поможет решить конкретные рабочие задачи. Допустим, вы хотите собрать группу фаундеров, которые планируют расширение бизнеса. Можно провести воркшоп про делегирование и управление командой.

В моем случае первичной всегда была целевая аудитория: профессионалы культурного сектора — менеджеры, кураторы, художники, маркетологи, руководители творческих институций.

Угадать с темой практически невозможно, особенно если вы не находитесь внутри индустрии: как понять, что нужно музыкальным промоутерам, если вы не промоутер? С какими трудностями сталкиваются основатели цифровых стартапов? В чем специфика работы культурных учреждений в Татарстане? Помогут опросы, интервью, исследования рынка — их можно либо провести самостоятельно, либо заказать в компаниях, которые на этом специализируются.

Эксперт воркшопа — это действующий практик, причем достаточно опытный и авторитетный, чтобы выступать в роли тренера для участников воркшопа.

По моему опыту, эксперту нужно уметь хорошо вовлекать участников в работу и быть достаточно энергичным и харизматичным, чтобы удерживать внимание нескольких десятков человек. Иногда эксперты работают в паре, дополняя друг друга по компетенциям и распределяя нагрузку: часть сессий ведет один, часть — другой.

Еще важны гибкости и адаптивность, чтобы вносить коррективы в программу воркшопа на этапе подготовки или в процессе. Эксперт должен чутко реагировать на особенности групповой динамики, быть готовым к форс-мажорам, в том числе организационным.

Часто на определенном этапе карьеры эксперты начинают параллельно с основной деятельностью преподавать, работать менторами или коучами, выступать с лекциями или как-то еще передавать опыт коллегам.

Площадка сама может стать объектом для применения практических навыков участников.

Еще один вариант — выбрать площадку, связанную с темой воркшопа или сферой деятельности участников. Музейщиков логично позвать в современный и технологичный музей, модельеров — в просторное ателье, переводчиков — в литературную студию или институт, режиссеров — во ВГИК или Московскую школу кино.

Тематически близкие площадки хорошо оснащены, в них по умолчанию может быть то, что понадобится для практической работы. Например, в Британской высшей школе дизайна есть и манекены, и швейные машинки, и планшеты для эскизов, и мольберты, и расходные материалы.

Позвать всех в какое-нибудь вдохновляющее место — тоже хорошая идея. Для этого отлично подходят междисциплинарные площадки, такие как Хлебозавод № 9, Дом культуры «ГЭС-2», Музей современного искусства «Гараж», Дом творчества «Переделкино». Можно выбрать и экстремальный вариант: некоторые воркшопы проводят во время яхтенных регат либо в прямом смысле «в полях», как мы делали в арт-парке «Никола-Ленивец» накануне фестиваля «Ночь новых медиа».

В любом случае нужно помнить о том, что у площадки должно быть все необходимое, чтобы принять воркшоп. Иначе об этом придется думать организаторам: планировать трансфер для группы и экспертов, при необходимости — проживание и питание, везти технику и расходные материалы.

Для онлайн-воркшопов тоже нужна удобная платформа, которая не только даст техническую возможность для общения участников, но и обеспечит максимальное погружение в контекст. Я сама работала в «Зуме», но опыт не всегда был удачным: там неудобно показывать видео, проводить виртуальные туры, устраивать опросы, викторины или квизы, вместе редактировать документы — для всего этого приходилось использовать дополнительные ресурсы.

Стандартная структура воркшопа — это чередование:

• теории в виде мини-лекций или презентаций;
• групповой работы;
• представления промежуточных либо финальных результатов с последующим обсуждением.

Вводная часть. В начале воркшопа участники знакомятся с экспертом и друг с другом.

Разогрев помогает снять напряжение, которое возникает в незнакомой компании, задает динамику воркшопа, настраивает участников на творческий и позитивный лад.

Второй обязательный элемент вводной части — проговорить основные организационные моменты: как устроено расписание, где находятся туалеты, когда задавать вопросы или как пользоваться чатами на онлайн-воркшопе.

Теория. Прежде чем участники приступят к конкретным действиям поодиночке или в командах, эксперт знакомит их с основными инструментами и методиками, вводит в контекст, приводит примеры. Этот блок можно разбить на несколько частей и равномерно распределить по всему воркшопу, например по полтора часа в начале каждого дня.

Есть разные способы подать теорию: презентация на экране, распечатки с матрицами, графиками и таблицами, показ видео. Важно, чтобы люди могли задать уточняющие вопросы.

Исследование. Бывает, что участникам для работы нужно собрать материал, причем не только заранее, при подготовке к воркшопу, но и во время него: провести интервью с фокус-группой, пройти экскурсию по площадке и ее окрестностям, изучить и подсчитать статистику, снять пробы почвы или воды.

Лучше проводить этот этап после теории, но и не откладывать на конец дня, когда все уже устали.

Практика и фидбэк. После теории и сбора материала пора давать участникам практические задания — индивидуальные или командные.

Задачи эксперта на этом этапе — отслеживать динамику, отвечать на возникающие в процессе вопросы, давать обратную связь. Он либо делает это параллельно с работой команд, поочередно подходя к каждой, либо проводит отдельную сессию с презентацией промежуточных результатов и обсуждением.

Подведение промежуточных итогов. Это обязательный этап воркшопа. Если занятие длится несколько дней, в конце каждого дня эксперт должен обозначить, в какой точке рабочего процесса находится группа.

Перечисленные выше блоки можно повторять на протяжении воркшопа. Обычный рабочий день с 10:00 до 18:00 включает в себя один такой цикл с учетом кофе-брейков, обеда и подведения итогов.

Следующий день стоит начать с описания плана, чтобы участники понимали основные задачи.

Финальные презентации. Могут проходить как в закрытом формате, так и публично. Если речь о розыгрыше грантов, финал — это защита проектов перед жюри или потенциальными инвесторами.

Итоги воркшопа могут быть интересны и более широкой аудитории: студентам, молодым специалистам, коллегам. Тогда открытая презентация становится кульминацией воркшопа и плавно переходит в неформальную вечеринку.

Параллельно с воркшопом могут проходить открытые лекции эксперта или экспертов, доступные не только участникам рабочей группы, но и всем желающим. Такие мероприятия лучше не смешивать с сессиями, а устраивать их в конце дня, вечером.

Расписание насыщенное. Чтобы темп работы не снижался, нужно обязательно делать перерывы, например на обед и кофе, а также чередовать спокойные и динамичные этапы. Задача эксперта — соблюдать тайминг и следить за группой, чтобы при необходимости скорректировать расписание.

Предложенная структура не универсальна, форматы воркшопов зависят от задач и участников.

Как и любой проект, воркшоп нужно не только грамотно подготовить и провести, но и правильно из него выйти. Полезно проанализировать отзывы участников о прошедшем мероприятии. Фидбэк бывает двух видов:

1. Моментальный. Его собирают по горячим следам, сразу после воркшопа, например раздают бумажные анкеты. Участников просят написать общее впечатление, что понравилось или не понравилось, пожелания на будущее для эксперта и организаторов.
2. Отсроченный. Его собирают через месяц или два, рассылкой по почте или онлайн-опросом. Он проверяет пользу воркшопа для каждого участника: пригодились ли знания, что именно человек использует в своей практике, реализовал ли идеи.

Если воркшоп прошел успешно, люди, скорее всего, не захотят терять связь друг с другом. Но все могут не успеть обменяться контактами. Организатор может разослать почты или соцсети участников, предварительно уточнив у каждого, не против ли он/она поделиться контактами. Можно создать общий чат или группу в соцсетях — но, как показывает мой опыт, если группу не модерировать и не постить регулярно что-то интересное, в течение пары месяцев общение затухает.

Иногда участники просят рабочие материалы — таблицы, матрицы, презентации и другие инструменты, которые использовал эксперт. С его разрешения можно поделиться этими данными.

1. Воркшоп — это практический интенсив, чтобы отточить определенный навык, освоить методику, найти решение конкретных рабочих задач.
2. Участники воркшопа связаны общими профессиональными интересами, но у них может быть разный бэкграунд, функционал и должности.
3. Тема воркшопа зависит от запросов и потребностей аудитории. Чтобы их выяснить, можно провести интервью с представителями индустрии или исследовать рынок.
4. Эксперт воркшопа — это действующий практик, при этом харизматичный и внимательный ведущий.
5. Структура воркшопа чередует теорию, практические упражнения и презентации с фидбэком.
6. По итогам воркшопа лучше собрать обратную связь от экспертов и участников, разослать полезные материалы и — при общем согласии — поделиться списком контактов.