Бизнес обязали подписывать электронные накладные для доставок: как не получить штраф
С 1 сентября 2026 года компании и предприниматели обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде.
Перейти в онлайн обязаны все, кто платно отправляет, перевозит, получает или сопровождает грузы. Рассказываем, как подготовиться к переходу самостоятельно.
Что такое электронная транспортная накладная
Электронная транспортная накладная для бизнеса, или ЭТН, — это фактически та же транспортная накладная, только электронная. Она выглядит как несколько файлов, которые с помощью электронной цифровой подписи подписывают участники всех этапов перевозки груза — от отправки до итогового получения.
Перевести в онлайн нужно и экспедиторские документы. В законе есть три вида утвержденных форм:
- Поручение экспедитору — содержит перечень и условия оказания экспедитором клиенту услуг в рамках договора.
- Экспедиторская расписка — подтверждает факт получения груза экспедитором от клиента либо от указанного им грузоотправителя.
- Складская расписка — подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение.
Кроме того, есть и другие понятия: электронных заказ-нарядов, сопроводительной ведомости, договора фрахтования, путевого листа, заказа, заявки, экспедиторских документов — весь документальный процесс перевозки с 1 сентября переводится в цифру.
При перевозке за плату по договору оформляют ЭТН. Если компания везет собственный груз, оформляют путевой лист. Остальные документы используют по необходимости — например, если в договоре предусмотрели оформление заявки или заказа на перевозку.
Электронные документы недостаточно просто подписать — их нужно передавать в сервис ГИС ЭПД через операторов — их реестр ведет Минтранс России. Оформлять накладные задним числом не выйдет.
Кого затронут новые правила
Обязанность вести электронный документооборот возложили на всех участников платных перевозок автомобилями, поездами, самолетами: грузоотправителей, получателей, перевозчиков и экспедиторов.
В пресс-службе ГК «Деловые Линии» в разговоре с автором Т—Ж заметили, что более 90% перевозок грузов между терминалами компании уже переведены на электронный документооборот. Летом организация планирует приступить к массовому тестированию с клиентами электронной заявки на услуги перевозки и экспедиторских документов — поручения и экспедиторской расписки. В компании добавили, что часть клиентов уже работает с ними в цифровом формате, но рынку нужна дополнительная подготовка.
Если груз доставляют бесплатно, например стоимость доставки входит в стоимость товара, оформлять ЭТН и передавать ее в ГИС ЭПД не обязательно. Но нужно оформить путевой лист. Электронным лист нужно делать, если перевозите алкогольную продукцию , в остальных случаях достаточно бумажного.
Новые правила не касаются доставки силами поставщика или подрядчика — например, если вы изготавливаете мебель и доставляете ее клиентами на своем транспорте или делаете ремонт офисов и привозите отделочные материалы до клиента самостоятельно. В этих случаях оформлять ЭТН не нужно.
Как оформлять ЭТН
Оформлять ЭТН надо в электронном виде по требованиям, описанным в приказе ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@. Делают это в своей учетной программе, если она поддерживает ЭТН, или через интерфейс оператора ГИС ЭПД из перечня ФНС.
ЭТН состоит из нескольких разделов — их называют титулы. Титулы создают и подписывают участники перевозки. Обязательных титулов четыре: исходные сведения о перевозке, погрузка, перевозка, получение груза.
Пошагово оформление ЭТН в мобильном приложении оператора может выглядеть так:
- Логист или диспетчер грузоотправителя создает ЭТН и заполняет сведения о грузе, маршруте, машине и водителях. Сохраняет документ, подписывает его УКЭП .
- Водитель в мобильном приложении подписывает ЭТН простой электронной подписью — так он подтверждает, что знает о предстоящей перевозке.
- Логист или кладовщик направляет ЭТН оператору, а тот — в ГИС ЭПД. В ответ получает QR-код, где зашифрованы данные ЭТН, и направляет его водителю. Машина готова к отправке.
- Менеджер или кладовщик грузополучателя принимает груз, заполняет ЭТН в своей части и подписывает УКЭП. Если грузополучатель — физическое лицо, для получения можно использовать простую электронную подпись, например через приложение перевозчика.
- Водитель подписывает ЭТН еще раз, после этого она отправляется компании-перевозчику. ЭТН подписывает руководитель перевозчика или тот, кому передали право подписи по доверенности.
На этом оформление ЭТН завершено.
Как подготовиться к электронному документообороту с 1 сентября
Важно проанализировать процессы в организации, выбрать оператора, объяснить принципы работы задействованным сотрудникам. Пошагово задача может выглядеть так:
- Выбрать оператора ГИС ЭПД и подключиться к нему.
- Настроить учетную систему или личный кабинет.
- Зарегистрировать электронные подписи, оформить машиночитаемые доверенности всем работникам, участвующим в оформлении документов.
- Обучить работников создавать, подписывать и принимать ЭТН.
- Подписать дополнительные соглашения с контрагентами о переходе на электронный документооборот в части транспортных документов.
Сергей Майдебура, директор по цифровой трансформации бизнеса транспортной компании «Байкал-Сервис ТК», в комментарии Т—Ж заметил, что компания уже подключилась к одному оператору ЭПД, в планах — подключение к еще одному, на случай технических проблем у первого. Партнерам организации разослали рекомендацию — подключиться к операторам заранее, выпустить подписи сотрудникам, встроить модули в свои информационные системы или использовать готовые решения от операторов ГИС ЭПД.
Какая предусмотрена ответственность
Отсутствие ЭТН на груз с 1 сентября 2026 года будет приравниваться к перевозке без документов. За это сотрудники ГАИ могут запретить дальнейшее перемещение груза и оштрафовать. Водителя за отсутствие ЭТН оштрафуют на 500 ₽ . Остальные штрафы зависят от вида груза.
Например, за перевозку древесины без ЭТН грозит штраф :
- для должностных лиц — от 20 000 ₽ до 40 000 ₽;
- для малых предприятий и ИП — от 100 000 ₽ до 200 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — от 200 000 ₽ до 400 000 ₽.
За перевозку без документов опасных грузов, например бензина, могут наложить штраф :
- на водителя — от 1 000 ₽ до 1 500 ₽;
- на должностных лиц — от 5 000 ₽ до 10 000 ₽;
- на малые предприятия и ИП — от 750 000 ₽ до 125 000 ₽;
- на средние и крупные компании — от 150 000 ₽ до 250 000 ₽.
Самое интересное про бизнес — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes
