Я записал 37 рабочих созвонов и понял, какие из них можно было отменить

Я работаю над продуктом, поэтому созвоны у меня бывают почти каждый день: обсуждаем задачи, правки, пользователей, баги, планы, тексты, интерфейсы и еще десяток вещей, которые в моменте кажутся срочными.

Проблема в том, что после многих встреч оставалось странное ощущение: вроде поговорили продуктивно, но через день никто уже точно не помнит, что решили. В чате появляются сообщения: «А кто это должен был сделать?», «Мы точно договорились так?», «А можешь еще раз скинуть, что в итоге?»

В какой-то момент я решил провести эксперимент: месяц записывать все рабочие созвоны, делать по ним короткие конспекты и смотреть, какие встречи реально помогали работе, а какие можно было заменить сообщением.

За месяц у меня получилось 37 созвонов общей длительностью около 29 часов.

Я не пытался сделать научное исследование. Просто завел таблицу и после каждого созвона отмечал несколько вещей:

• сколько длилась встреча;
• была ли у нее понятная цель;
• появился ли после нее список задач;
• были ли назначены ответственные;
• пришлось ли потом что-то уточнять повторно;
• можно ли было заменить встречу сообщением, документом или коротким голосовым.

Еще я делал расшифровку встречи и короткое резюме: решения, задачи, спорные вопросы и то, к чему нужно вернуться позже.

Важный момент: я записывал только рабочие встречи, где сам участвовал, и предупреждал собеседников. Личные разговоры и чувствительные обсуждения в эксперимент не включал.

До эксперимента я думал, что хорошая встреча — это та, где все активно обсуждают тему. Оказалось, это не главный признак.

Для себя я сформулировал проще: хорошая встреча после окончания оставляет след. Не эмоциональное «классно поговорили», а конкретный результат.

Например:

• приняли решение;
• назначили ответственного;
• выбрали один вариант из нескольких;
• нашли блокер;
• договорились о следующем шаге;
• поняли, что задачу пока делать не нужно.

Если после встречи нельзя было написать три строки итогов, скорее всего, это была не встреча, а коллективное размышление вслух.

Иногда это тоже полезно. Но не всегда стоит 40 минут времени нескольких человек.

Из 37 созвонов:

• 14 закончились понятным решением или списком задач;
• 9 помогли разобраться в сложной теме, но не требовали всех участников;
• 8 можно было заменить сообщением или документом;
• 6 вообще не имели понятного результата.

Больше всего меня удивили не бесполезные встречи, а встречи «почти полезные». На них вроде обсуждалось что-то важное, но не было финального шага: кто делает, что делает и к какому сроку.

Такие встречи создают иллюзию прогресса. Все поговорили, все кивнули, все разошлись. А через пару дней задача снова всплывает в том же виде.

Лучше всего работали созвоны, где нужно было быстро снять неопределенность.

Например, когда есть три варианта решения и нужно выбрать один. Или когда разработчик, дизайнер и человек со стороны бизнеса по-разному понимают задачу. В таких случаях переписка часто растягивается на день, а созвон на 20 минут действительно экономит время.

Еще полезными оказались короткие встречи по спорным вопросам. Если два человека уже написали друг другу по пять сообщений и все равно не договорились, лучше созвониться. Но только с одной целью: принять решение, а не «обсудить вообще».

Самый эффективный формат выглядел так:

• заранее понятно, зачем встреча;
• участвуют только нужные люди;
• длительность 15—25 минут;
• в конце есть короткий список решений;
• кто-то сразу отправляет итоги в чат.

После таких встреч почти не было повторных уточнений.

Больше всего времени съедали встречи без повестки.

Обычно они начинались словами: «Давайте быстро синхронизируемся». Это звучит безобидно, но часто означает: никто не сформулировал, что именно нужно решить.

За месяц я заметил несколько типов встреч, которые почти всегда можно было заменить текстом.

Первый тип — статусные созвоны. Когда каждый по очереди рассказывает, что сделал. Если нет обсуждения блокеров, это спокойно живет в чате или таск-трекере.

Второй тип — встречи ради передачи информации. Например, один человек 20 минут рассказывает то, что можно было оформить в пять пунктов.

Третий тип — созвоны, где нужен один человек, но пригласили всех «на всякий случай». В записи это особенно заметно: половина участников молчит всю встречу.

Четвертый тип — обсуждения без права принять решение. Все понимают проблему, но нужного человека на встрече нет. В итоге участники просто проговаривают варианты и договариваются «потом уточнить».

Самое неприятное, что такие встречи субъективно не кажутся бесполезными. Во время разговора есть ощущение работы. Но если смотреть на итог, результата почти нет.

Расшифровки оказались полезны не потому, что я перечитывал встречи целиком. Почти никогда не перечитывал.

Польза была в другом: из разговора можно было вытащить сухой остаток. После встречи я получал короткий список:

• что решили;
• какие задачи появились;
• кто за них отвечает;
• какие вопросы остались открытыми.

И вот этот список сразу показывал качество встречи.

Если в итогах было три конкретные задачи, встреча, скорее всего, была нормальной. Если в итогах получались фразы вроде «обсудили варианты», «подумать над решением», «вернуться позже», значит, мы просто поговорили.

Еще расшифровки помогли увидеть, как часто решения теряются в середине разговора. Кто-то говорит: «Тогда давайте сделаем так», остальные соглашаются, потом тема уходит в сторону. Через час уже не очевидно, было это решением или просто предложением.

После эксперимента я начал в конце встречи специально проговаривать: «Давайте зафиксируем, что мы решили». Это звучит немного бюрократично, зато экономит кучу времени.

Я пробовал делать конспекты автоматически, и это оказалось полезно, но не идеально.

ИИ хорошо справлялся с общим смыслом: выделял темы, кратко пересказывал обсуждение, находил явные задачи. Но были ошибки.

Например, он мог принять идею за решение. Кто-то говорил: «Можно попробовать сделать так», а в конспекте появлялось: «Решили сделать так».

Иногда путались ответственные. Особенно если на встрече несколько людей обсуждали одну задачу и перебивали друг друга.

Еще ИИ плохо понимает рабочий контекст, который не проговаривается вслух. Для людей очевидно, что «это надо отдать ему» относится к конкретному человеку, потому что все знают проект. Для автоматического конспекта это уже туман.

Поэтому я не стал воспринимать ИИ-конспект как финальный документ. Для меня это черновик, который нужно быстро проверить. Но даже так он экономит время: исправить готовые итоги проще, чем писать их с нуля.Сколько времени это сэкономило

Один из инструментов которые я использовал Micmiky. В статье не буду подробно рассказывать о нем, потому что эксперимент был не про сервис, а про то, помогают ли конспекты встреч меньше терять договоренности.

Главная экономия появилась не на самих встречах, а после них.

Раньше после созвона я часто тратил 10—15 минут на то, чтобы восстановить в голове итоги и написать сообщение в чат. Иногда не писал вообще, и тогда договоренности жили только в памяти участников.

Во время эксперимента итог появлялся почти сразу. Я быстро проверял конспект, убирал лишнее и отправлял в чат.

В среднем на одну встречу это занимало 3—5 минут вместо 10—15. На 37 встречах экономия получилась примерно 4—6 часов.

Но важнее другое: стало меньше повторных обсуждений. Когда в чате есть короткое резюме, проще вернуться к нему через неделю и понять, почему мы приняли именно такое решение.

Я не стал полностью отказываться от созвонов. Это было бы странно: иногда встреча действительно быстрее переписки.

Но я ввел несколько правил.

Во-первых, если у встречи нет цели, я стараюсь ее не проводить. «Синхронизироваться» — не цель. «Выбрать один из двух вариантов оплаты» — цель.

Во-вторых, я чаще заменяю созвон коротким сообщением. Особенно если нужно просто передать статус или собрать обратную связь.

В-третьих, в конце встречи я всегда фиксирую итоги. Даже если это три пункта.

В-четвертых, я стал внимательнее относиться к составу участников. Если человек не принимает решение и не дает важный контекст, ему не обязательно сидеть на встрече.

В-пятых, я перестал считать, что длинная встреча важнее короткой. Часто наоборот: чем лучше сформулирован вопрос, тем меньше времени нужно на обсуждение.

Теперь перед встречей я задаю себе пять вопросов:

1. Что мы должны решить?
2. Почему это нельзя решить в чате?
3. Кто реально нужен на встрече?
4. Какой результат должен появиться в конце?
5. Что будет, если эту встречу не проводить?

Если на эти вопросы нет ответов, встречу лучше не назначать.

За месяц я понял, что проблема не в самих созвонах. Проблема в том, что у многих встреч нет результата.

Из 37 созвонов примерно треть можно было отменить или заменить текстом. Еще часть можно было сделать короче, если заранее сформулировать цель и в конце записать решения.

Запись и конспекты помогли увидеть это со стороны. Пока участвуешь во встрече, кажется, что работа идет. Когда смотришь на сухой итог, все честнее: либо после разговора что-то изменилось, либо нет.