5 шагов, которые помогут справиться с паникой от нава­лившихся дел

Планировать дела — полезно. Но даже в идеальном на первый взгляд плане что-то может пойти не так.

Когда человек составляет план, он рассчитывает, что будет решать задачи одну за другой. Но вот начальник назначает экстренную встречу, плюс на задачу от заказчика ушло больше времени, чем планировалось. А еще заболел ребенок и нужно срочно забирать его из садика. В результате растет огромный снежный ком из дел.

В такой ситуации запросто можно впасть в панику, начать метаться от одной задачи к другой и усугубить проблему. Рассказываем, что можно сделать в такой ситуации, чтобы позаботиться еще и о себе.

Часто человек винит себя за то, что неверно спланировал день, не учел риски, отвлекся. Не исключено, что вы действительно ошиблись. Но об этом можно подумать на недельном или месячном ревью. Сейчас же основная задача — успокоиться.

Чтобы снять напряжение, можно сделать небольшую зарядку или дыхательную практику, например по технике коробочного дыхания. Это поможет справиться с паникой и собраться с мыслями.

Вот подробная инструкция:

1. Примите удобную позу. Расслабьтесь и закройте глаза.
2. Начните с медленного и глубокого вдоха на 4 секунды. В этой практике важно дышать только через нос.
3. Задержите дыхание на 4 секунды.
4. Медленно и равномерно выдохните через нос, считая до 4.
5. Задержите дыхание на 4 секунды перед следующим вдохом.
6. Повторяйте этот цикл — вдох, задержка дыхания, выдох, задержка дыхания — в течение нескольких минут или сколько вам будет комфортно.

Сосредоточьтесь на ощущениях. Почувствуйте, как ваши легкие наполняются воздухом при вдохе, как задержка дыхания создает спокойствие, а выдох снимает напряжение.

Когда напряжение спадет, вспомните, что продуктивность — это не гонка на скорость, а умение правильно распределять свое время, внимание и энергию. Дайте себе время осмыслить ситуацию: 5—10 минут всегда найдутся, даже когда кажется, что все вокруг горит. Сформулируйте проблему, например: «Нужно сдать проект до конца дня, а у меня встреча на полтора часа, еще и к зубному записан — задержаться никак не могу».

Если кто-то ждет результат вашей работы, материалы, сообщение, план действий или что-либо еще, скажите, что не успеваете, и предложите другое решение. Лучше честно признать проблему, чем пропасть на неопределенное время, а потом появиться с результатом как ни в чем не бывало.

Например, можно написать такое сообщение:

Так вы сможете выиграть немного времени, чтобы обдумать ситуацию и найти решение.

Возможно, что-то получится сразу отменить или перенести. Например, перезаписаться к стоматологу или парикмахеру, а занятие по английскому или тренировку отменить — и сегодня больше об этом не думать.

Иногда мы стараемся закончить работу в срок, очень спешим и сдаем все в последнюю минуту. И тут же узнаем, что руководитель очень загружен и будет разбираться с результатом наших трудов только через неделю. Так что постарайтесь оценить, действительно ли дедлайн так важен и какие последствия могут вас ждать, если вы опоздаете.

Внимательно посмотрите на список задач и сконцентрируйтесь на тех, что приведут к самым негативным последствиям, если их не сделать. Например, если не закончить презентацию до конца дня, компания не получит контракт, а значит, останется без денег на следующие полгода.

Посмотрите, в какой точке вы сейчас находитесь и как можно прийти к цели в намеченный срок. Может быть, от части задач можно отказаться? Например, отдать презентацию без красивого оформления, но с идеально отредактированным текстом. А может, стоит потратить на проект больше денег? Например, увеличить гонорар дизайнера, чтобы тот оформил презентацию за ночь. Или можно все-таки перенести дедлайн?

Теперь, когда вы видите, где реально находитесь, сможете принять решение из этой точки, а не из состояния паники.

Когда нужно подключить других людей, важно запустить диалог, чтобы задача не зависла на вас. Образно говоря, перекинуть мяч на другую сторону. В кризисной ситуации важно заметить эти мячи на своей стороне и отдать собеседнику, чтобы он тоже начал работать.

Например, вы отвечаете за всю презентацию, но ее текст обязательно должен вычитать корректор. Пока задача застряла на вас, корректор сидит без работы.

Вернитесь к собеседнику с четким планом действий. Объясните, что предлагаете предпринять, чтобы исправить ситуацию, и предложите передоговориться. Например, так:

Если никакого собеседника у вас нет, зафиксируйте новый план действий для себя — это поможет удерживать фокус и заметить ошибки в планировании при следующем недельном или месячном ревью.

Заваривайте кофе, устраивайтесь поудобнее и беритесь за работу. Чтобы дела не наваливались как снежный ком, нужно наладить систему: научиться распределять задачи, отличать важное от неважного, понимать, где трудно, проводить ревью.

А еще не забывайте, что помимо работы важно делать личные дела и отдыхать. Как создать такую систему, рассказываем в бесплатном курсе Учебника Т⁠—⁠Ж «Тайм-менеджмент: как планировать дела с заботой о себе».