Как я организовала бизнес-трип в Китай на 40 логистов за 6 000 000 ₽

Сама идея такой поездки для нашей компании не новая: в далекие допандемийные времена мои предшественники уже возили экскурсии на склады в Германии. А к 2024 году мы объездили все возможные роботизированные объекты Москвы и МО. Чтобы прокачивать свою насмотренность дальше, нужно было выезжать за границу. Очевидным направлением, с поправкой на реальность, стал Китай.

Немного вводных:

• Я работаю ивент-менеджером в компании КСЛ и организую конференции по логистике на 1000+ человек.
• Наша компания вообще не занимается турами. Эта идея появилась побочно, после того как мы собрали небольшое сообщество логистов-энтузиастов, для которых остро встал вопрос роботизации их складов.
• У меня, да и вообще ни у кого в команде, не было опыта в организации бизнес-трипов, тем более заграницу.
• ТЗ по самой поездке было размытое.
• Зато были коллеги из компаний-производителей и ритейлеров, готовые вписаться в тур даже без чёткой программы. На тот момент мы им только концептуально рассказали, что хотим посетить в Китае.

Теперь обо всем по порядку.

1. Партнеры. Когда нужно с кем-то познакомиться, самый простой способ — это обратиться к партнерам. Если у вас такие есть, смело пишите им. Многие наши партнеры возят складскую технику из Китая, поэтому потенциально у нас уже были варианты объектов для посещения.

Минусы:

👎🏼 Долго и сложно согласовывать. В нашем случае партнеры обращались к своим китайским партнерам, а те пытались договориться с клиентами, для которых они реализовали проекты.

Схема выглядела примерно так:

👎🏼 Большая вероятность получить отказ. Такая длинная цепочка — всё равно что игра в испорченный телефон: по пути может размыться наш изначальный посыл, и компании просто не поймут, зачем мы хотим к ним приехать.

👎🏼 Партнеры могут повлиять на состав группы. Например, попросить не пускать на экскурсию кого-то из конкурентов. Это усложнит комплектование группы.

Избежать этих минусов можно, если сократить цепочку вот так:

2. Отраслевые выставки. На них можно напрямую обратиться к китайским компаниям, которые заинтересованы в работе с российскими. Заготовьте список российских компаний, которые потенциально могут поехать на объект к китайским коллегам, расскажите немного о себе и обменяйтесь сразу вичатом (приложение WeChat, что-то типа нашего Telegram). У нас этот способ сработал: две недели переписки в вичате, и нам подтвердили объект для посещения.

Минусы:

👎🏼 Вы еще мало знаете друг друга, поэтому придется сначала доказать свою полезность для китайской компании. Мы всегда держали в голове, что согласованный объект может за неделю «отвалиться» и придется чем-то его заменять.

3. Ивент-агентства. Они уже научились организовывать экскурсии куда угодно. Главное, правильно сформировать ТЗ и найти агентство, которое работает с крупным бизнесом. У них наверняка уже есть отработанные связи. Этот способ лишит вас головной боли по согласованию времени и прочих деталей.

Минусы:

👎🏼 Стоит денег.

Можно сказать, что мы готовились к этому моменту полгода: в начале 2024 собрали мини-сообщество по роботизации логистики на 250 человек и раз в две недели проводили вебинары или возили их на склады по Подмосковью. Когда мы анонсировали тур в Китай, долго уговаривать никого не пришлось: мы без рекламы набрали 40 участников, раскидав по нашим чатам информацию о туре.

Нам повезло: наша аудитория настолько лояльна, что ей даже подробного списка экскурсий не нужно, чтобы решиться на поездку с нами.

Если лояльной аудитории нет, то я бы советовала идти по отраслевым чатам и просить партнеров распространять информацию. Причем сами партнеры тоже могут стать участниками вашего бизнес-трипа.

Например, наша аудитория состояла на две трети из компаний, которые сами владеют складами и производством, и на треть — из компаний-интеграторов (наших партнеров). Для партнеров подобные поездки являются не только образовательной историей, но и хорошим инструментом прогрева. Это чистый вин-вин: в поездку едут компании, у которых есть спрос на технологии, а интеграторы как раз готовы их поставлять. При правильной самопрезентации, партнеры в глазах остальных участников экскурсии становились экспертами и полезными контактами.

У нас было якорное мероприятие, вокруг которого все строилось, — отраслевая выставка в Китае по нашей складской тематике. Судя по количеству знакомых, кого мы встретили на выставке, это мероприятие в Китае — довольно популярно у россиян. Поэтому будет супер круто, если вы найдете такое же мероприятие по своей тематике и уже от него построите программу. Так вы закроете сразу несколько потребностей:

• — Участники смогут посмотреть огромное количество технологий на выставке и увидеть их применение на складах.
• — Вы всегда сможете закрыть «дыры» в расписании, когда отвалится какой-нибудь объект.
• — Это придаст вашей программе статусности, как будто вы партнеритесь с международными мероприятиями.
• — Вы и сами соберете еще больше контактов в Китае, чтобы в будущем иметь более обширную базу для согласований объектов.

Приступаем к построению расписания.

• Сначала вносим объекты, которые дали четкую дату и никуда сдвинуться не смогут.
• Желательно самый классный из возможных объектов поставить в начало, чтобы сразу задать тон. К концу тура все уже перезнакомятся настолько, что будет не так важно, куда вы их везете. Шучу, конечно, халтурить не надо, но в конец можно ставить то, что не является топ-3 вашего тура.
• Потом смотрим, кто из оставшихся объектов находится максимально близко по расстоянию к уже согласованным, и пытаемся договориться с ними.
• На свободное время ставим посещение якорного мероприятия.
• Наверняка какие-то из объектов отвалятся или решат перенести дату, так что двигаем на время, запланированное под посещение выставки, или пытаемся передоговориться с остальными.

Что может пойти не так. Если вам удастся с первого раза составить программу так, чтобы не пришлось ничего пересогласовывать, тогда я хочу почитать ваш опыт организации и лайфхаки:) Но кажется, что в 99% подобных мероприятий, пересогласовывать придется, и не один раз. Будьте к этому готовы.

Лайфхак: изначально мы анонсировали шесть объектов в туре, но согласовали на самом деле восемь, а в итоге доехали до семи. Учитывайте риск форс-мажоров у объектов и закладывайте в программу больше, чем обещали.

Спросили у китайских партнеров. Нам посоветовали ивент-агентство, которое привлекают для организации своих бизнес-мероприятий. И вот то ли наши партнеры денег не считают, то ли китайское ивент-агентство решило, что российская компания будет платить нефтедолларами: нам выставили смету на 400 000 ₽ в день. 240 000 ₽ в день — за переводчика, 160 000 ₽ — за автобус.

Спросили у российских партнеров. Они посоветовали ивент-агентство в Китае, которое держат россияне. С ними достичь взаимопонимания удалось гораздо быстрее. И цены демократичнее.

Спросили Google. Чтобы понимать, насколько предложенные агентством цены в рынке, я прошерстила пару местных сайтов и споткнулась об китайский UI: было больно смотреть на интерфейсы в стиле нулевых. Цены мне дали, но начались сложности с взаимопониманием, поэтому комиссия агентства показалась обоснованной.

В итоге ивент-агентством мы закрыли кучу вопросов: по переводчику, автобусам, сопровождению, выбору мест для питания и развлекательной программе. Сопровождение от русскоязычного координатора — хорошая штука для первого визита в Китай, он кратно снижает вероятность факапа.

Еще было удобно платить за все в «одно окно». Я не представляю, как бы мы заранее из России оплачивали рестораны и автобусы.

Ошибка. Одного из подрядчиков я нашла сама — второго переводчика. И сильно об этом пожалела, потому что не проверила его компетентность. Если вы работаете с агентством и выяснится, что кто-то некомпетентен, вы можете потребовать замену. А тут пришлось идти до конца. Мне не хватило духа распрощаться с ним в первый же день.

• — Скачайте вичат. Переписки в других мессенджерах будут затруднены на территории Китая: привычные телеграм и вотсап у них блокируются и доступны только с vpn.
• — Запрашивайте адреса на китайском. Иначе водитель увезет вас не туда. Обязательно перед поездкой еще раз убедитесь, что водитель понимает, куда он должен ехать. Для этого покажите ему адрес объекта перед выездом — думаю, по выражению его лица вы должны сосчитать понимание или недоумение 😅
• — Проверяйте номер автобуса перед выездом. У нас пару раз за поездку внезапно менялся транспорт, а номера мы передавали заранее для пропуска через КПП, так что нужно было оперативно пересогласовать этот момент день в день.

Привычный поиск по карте с поисковым запросом «Еда» не сработал: в Китае Google Maps страшно врут о графике работы и наличии заведений, а местные карты для меня — китайская грамота, буквально.

Я обратилась за помощью с едой к нашим агентам. Конечно они взяли за это денежку, но зато все кафе были расположены удобно: по пути следования автобусов и заранее согласованы.

Если денежку платить не хочется:

• 🔸Заказывайте еду в ланч-боксах в самом отеле. Большинство международных отелей легко снабдят вас едой.
• 🔸Спрашивайте на самих объектах, где обедают их сотрудники. Остерегайтесь дико китайских мест: скорее всего, вам будет остро, жирно и избыточно ароматно.
• 🔸Просите помощи с выбором мест у переводчиков и водителей. Местные лучше знают, где по дороге будет KFC, Старбакс или еще что-то привычное из сетевых кафешек.
• 🔸Пользуйтесь рекомендациями из групп в телеграме.

Ну, тут у нас было колоссальное преимущество: филиал в одной из стран СНГ:) Все международные платежи мы проводим через него.

Однако тур вышел сильно дороже запланированного, денег на счету не хватило, и мне пришлось познакомиться с другими способами оплаты.

1. Везите наличку в Китай. В Москве есть обменники, в которых можно набрать юаней, и это всегда будет выгоднее, чем переводы. Я таким способом оплачивала все обеды в туре.
2. Заведите международную карточку. Если можно платить картой, лучше так и делать. У меня есть казахская карта Freedom Bank, которая сильно выручала, когда я просчитывалась с наличкой. При открытии счета в российском «Цифра банке» переводы на казахскую карту Freedom Bank делать очень просто и быстро (пишу это в ноябре 2024 года, если что).
3. Переводите деньги на Alipay через крипту. ЕЕсть проверенные посредники в телеграме, в одной из групп например, я нашла человека, через которого перевела аж 1,3 млн рублей. Это было очень смело. Но все получилось:)

1. Устройте совместный ужин и небольшую прогулку по городу с гидом. Это поможет перезнакомить участников тура друг с другом. Так они пропитаются лояльностью к вам и друг другу и все дальнейшие «шероховатости» будут восприниматься совсем иначе. Первый вечер мы провели в шикарном ресторане Canton Table. Оставили там кучу денег, но это был классный экспириенс для начала путешествия.

2. Созвонитесь и обсудите организационные моменты до тура. Так вы примелькаетесь участникам, и они смогут найти вас в аэропорту и не будут бояться подойти. Кстати, на подобных созвонах может найтись человек, у которого уже есть опыт поездки в Китай, — он может накидать лайфхаков со своей стороны.

3. Создайте чат участников как можно раньше. Так они не будут чувствовать себя покинутыми, а вам не придется бегать по личным чатам и дублировать всю информацию по сто раз.

4. Сделайте памятку с основными моментами. Так вы и сами для себя структурируете информацию, и закроете половину вопросов от участников.

5. Составьте список рекомендуемых рейсов и гостиниц максимально близких друг к другу. Предупредите участников, что для тех, кто воспользуется этими рекомендация, будут организованы трансферы. Один из отелей должен стать местом сбора группы. Это избавит от необходимости кружить по центру города, в попытке собрать участников, да и самим участникам будет удобно собираться на вечерние посиделки.

Собирать обратную связь даже не пришлось, она сама пришла в наш чат.

Честно, я плакала, когда посчитала: маржа получилась 16%.

Цифры:

• Трансферы участников из аэропорта и в аэропорт — 2 277 $
• Поездки по городу и до объектов — 13 859 $
• Русскоговорящий координатор — 3 553 $
• Переводчик от агентства (5 дней) — 2 946 $
• Переводчик на фрилансе (5 дней) — 1 200 $
• Гид — 508 $
• Переносная точка Wi-Fi — 1 380 $
• Радиогиды — 1 827 $
• Приветственный ужин в ресторане Michelin — 6 332 $
• Подбор ресторанов для обеда на все дни программы — 725 $
• Музыкальное сопровождение ужина на традиционных китайских инструментах (гучжэн и пипа) — 870 $
• Традиционный китайский танец (группа танцовщиц) — 1160 $
• Обеды на все дни — 3 251 $
• Перелет и жилье организаторов — 11 334 $
• Моя работа — отдельно не тарифицировала этот проект, но пусть будет 1 000 $
• Налог — 4 650 $
• Итого расходов — 56 872 $

В заключении хочу сказать, что несмотря на лишние расходы, тур прошел почти идеально в организационном плане. Вот основные моменты, которые можно было бы оптимизировать:

• 🔹Вместе с анонсом тура сразу писать о рекомендациях по рейсам и отелям. У нас были участники, которые сразу бросились бронировать и то, и другое. Пришлось потратить дополнительное время, чтобы скоординировать их по отдельным трансферам и маршрутам до отелей.
• 🔹Искать кафе и рестораны на месте или договариваться о ланч-боксах в отеле. Это оказалось вполне реально.
• Проверять компетентность переводчика заранее. Для этого можно с самым лояльным партнером из Китая устроить созвон на троих, с переводчиком, и попросить их пообщаться.
• 🔹Сэкономить на координаторе. Если у вас достаточно крутой переводчик, а у нас от агентства именно такая девушка и была, то с ним можно закрывать организационные вопросы.
• 🔹Везти больше наличных денег. Мне пришлось оплачивать некоторые услуги через посредника (привет, комиссия), потому что со стороны России и Китая хватает ограничений, и не получается все переводить бесшовно.