Как исправить запись в трудовой

Данные из бумажной трудовой книжки можно внести в ее электронный аналог, ЭТК, который есть у каждого, кто продолжает трудиться после 1 января 2020 года.

Тогда за назначением пенсии можно будет обращаться в СФР без бумажной трудовой. Но если в ней есть ошибки, сначала нужно их исправить и только потом перенести данные. Расскажу, как это сделать. На иллюстрациях в статье изображены трудовые книжки, заполненные по старым правилам, но разница несущественная.

По общему правилу исправления в трудовую книжку вносит работодатель, который допустил ошибку и сделал неточную или неправильную запись.

Ошибки в ЭТК может исправить только работодатель, который внес запись. Для этого он подает в СФР корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Если сотрудник обнаружил неточность после увольнения, новый работодатель не сможет исправить запись. Придется обращаться к прежнему. Если к этому моменту фирма будет ликвидирована или ИП прекратит деятельность, сотруднику самому придется исправлять сведения — через СФР или суд.

В бумажных трудовых на текущем месте работы могут исправить ошибки прежних работодателей  :

1. если есть документ об ошибке от бывшего работодателя, который ее допустил;
2. если бывший работодатель перестал существовать. При этом если компания была реорганизована, записи может исправить организация-правопреемник.

Если ошибочную запись внесли одновременно в бумажную трудовую и ЭТК, недостаточно исправить ее только на бумаге. Нужно откорректировать данные и в ЭТК.

Исправляет записи работник, ответственный за ведение трудовых книжек. Если такого сотрудника нет, это делает директор организации или ИП  .

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель по месту основной работы. Но если сотрудник уже уволился и трудовая книжка у него на руках, изменения вносит работодатель по совместительству. Или новый наниматель — после трудоустройства к нему  .

Законодательная база. В статьях 77—81 и 83—84.1 трудового кодекса говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.

Порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.

Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.

Например, название организации и запись о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не нужно.

Другой пример — даты указали не цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение СФР о зачете периода работы в стаж сотрудника.

Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники СФР могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.

Строго говоря, все это относится к записям в бумажных трудовых. Работодателям нужно передавать в СФР корректные сведения, а если есть ошибки, не забывать исправлять их корректирующими формами подраздела 1.1 ЕФС-1.

Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Иначе могут возникнуть проблемы с оформлением пенсии. Если верные сведения не удастся получить по запросу СФР, работнику придется подать иск к бывшему работодателю.

В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда  .

Ошибка при первичном заполнении. Сейчас если такие ошибки и случаются, то в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, которую подают в том числе при приеме на работу. Чтобы их исправить, нужно подать корректирующую форму.

Исправления на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки можно исправлять и дополнять ранее внесенную информацию.

Бывает, что работник меняет фамилию, например при вступлении в брак или при разводе. Тогда сотрудник, ответственный за ведение трудовых, зачеркивает одной чертой прежнюю фамилию. При этом зачеркнутая фамилия должна остаться читаемой.

Сверху, снизу или рядом на той же строке нужно написать новую фамилию работника. А, например, в трудовых книжках образца 1974 года, которые до сих пор в ходу, есть пустая строка для новой фамилии.

На внутренней стороне обложки делают ссылку на документы, которые послужили основанием для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке, разводе, перемене имени и т. д. Текст заверяют подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью, если она используется в организации.

Запись в строке «Образование» работодатель делает на основании документов об образовании  . Это, например, аттестат о среднем общем образовании, диплом бакалавра и др. В зависимости от того, какое учебное заведение окончил сотрудник, указывают уровень образования: среднее общее, высшее и др.

Когда работник получает новый уровень образования — например, после техникума оканчивает университет, — сведения в трудовой книжке нужно дополнить. При этом ранее внесенные записи работодатель не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.

Если в строке «Образование» не осталось места для новых сведений, то их указывают в этой же строке выше предыдущей записи.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки обычно не делают ссылку на документ, который подтверждает изменение уровня образования.

Бывает, что исправления в трудовой книжке делают неправильно: например, на титульном листе в строке «Образование» зачеркивают запись о первом образовании, а потом указывают образование следующего уровня. В этом случае менять ничего не нужно. Хотя изменение сведений об образовании оформлено неверно, такая ошибка не влияет на действительность стажа и всей трудовой книжки.

А вот если ФИО или дата рождения работника на титульном листе не совпадают с паспортными данными, то это серьезная проблема. Получается, что формально трудовая книжка ему не принадлежит.

Что делать в такой ситуации, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Но это может повлечь для работника серьезные последствия: например, СФР не примет книжку, ссылаясь на то, что она принадлежит другому лицу.

Тут есть несколько вариантов действий со стороны работодателя:

1. посоветовать кандидату обратиться к тому работодателю, который ее оформил. Он внесет исправления по аналогии с изменением фамилии;
2. внести исправления самостоятельно, предварительно получив от прежнего работодателя документ об ошибке. Но исправления в ЭТК нынешний работодатель за бывшего внести не сможет.

Исправление сведений о работе. В отличие от титульного листа, при исправлении записи в разделе «Сведения о работе» нельзя ничего зачеркивать.

Вот, например, как нужно исправлять неверную запись о приеме на работу:

1. После последней записи указать следующий порядковый номер и текущую дату записи.
2. В 3-й графе написать: «Запись за номером таким-то недействительна». И внести правильную запись.
3. В 4-й графе повторно указать дату и номер приказа или другого решения, запись из которого ранее неправильно внесли в трудовую книжку. Либо написать дату и номер приказа или решения, на основании которого делается верная запись.

Все исправления должны точно соответствовать документам, на основании которых они вносятся. В качестве исключения принимаются свидетельские показания, если есть судебное решение и если работодатель массово утратил трудовые книжки сотрудников из-за чрезвычайных ситуаций.

В таком же порядке признаются недействительными записи о переводе на другую постоянную работу и об увольнении. Это необходимо, в том числе если суд признал незаконными перевод или увольнение.

Когда сотрудника восстанавливают на прежней работе, необходимо сделать такую запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». Если изменяют основание увольнения, то указывают новое основание. В четвертой графе нужно сделать ссылку на приказ или решение, которым работодатель восстановил сотрудника на работе или изменил формулировку причины увольнения.

Если в трудовой книжке есть запись об увольнении, впоследствии признанная недействительной, работник вправе вместо исправления записи потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись ответственного и печать при наличии ставится только после записи об увольнении.

Исправление дат. Во всех разделах трудовой книжки даты записывают арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными  . Например, 01.07.2025, а не 1 июля 2025 года.

Если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не нужно. Если дата неверная — например, не тот месяц или год — то ее исправляют в том же порядке, что и другие неверные записи. То есть запись, где допущена неточность, признают недействительной, а затем вносят корректную с правильными датами.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Нужно ли исправлять подобные сокращения, порядок ведения трудовых книжек не разъясняет. Поэтому надо исходить из того, понятен ли смысл записи.

Некорректные реквизиты, например неправильные номера приказов, исправляют так же, как другие неверные записи.

Ошибки в сведениях о награждении. Наиболее частая ошибка в сведениях о награждении — внесение в раздел о них записей о работе. Такие записи необходимо признать недействительными и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш к трудовой книжке, если в разделе о работе закончилось место.

В целом неверные и неточные записи в разделе «Сведения о награждении» исправляют в том же порядке, что и в разделе «Сведения о работе»:

1. После последней записи раздела «Сведения о награждении» нужно указать следующий порядковый номер, дату внесения записи, а в графе 3 сделать запись: «Запись за номером таким-то недействительна».
2. В разделе «Сведения о работе» сделать правильную запись.

Если записи вносят во вкладыш, нумерация продолжает записи из раздела «Сведения о работе».

Ошибки в названии организации. Порядок исправления ошибок в наименовании работодателя не определен. Проблема в том, что такая запись не нумеруется, поэтому стандартная формулировка тут не подходит.

Ошибки во вкладыше. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, делают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет в том же порядке, что и саму книжку. Вкладыш без трудовой недействителен  .

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер на титульном листе. Если на титульном листе трудовой нет места, штамп ставят на титульном листе первого вкладыша.

Специфическая ошибка во вкладыше — начало нумерации записей с «1». Нумерация в трудовой книжке и во вкладыше должна быть сквозной и непрерывной. Поэтому если нумерацию во вкладыше начали с «1», то ее надо исправить.

В разделе «Сведения о работе» вкладыша ответственный сотрудник делает запись под следующим порядковым номером и вносит, к примеру, формулировку: «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1 и 2 считать соответственно записями под номерами 30 и 31».

Несколько ошибок сразу. Если в трудовой книжке сразу несколько ошибок, то при необходимости исправляют каждую из них. Если несколько неверных записей идут подряд, исправить их можно одной записью.

Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.

Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.

Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.

Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:

1. В графе 1 проставить порядковый номер записи.
2. В графе 2 указать дату ее внесения.
3. В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2024 по 01.06.2025».
4. В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».

Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.

В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.

Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.

Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.

Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.

В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование.

Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.

Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись в бумажную трудовую и скорректировал данные в ЭТК. Если тот откажется, работник должен исправить ошибку сам, подав заявление в СФР лично или через госуслуги. Понадобится документ, подтверждающий увольнение, например приказ.

Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись новому работодателю в бумажную книжку нельзя.

Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя  .

Если работник не хочет добиваться актуализации сведений, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.

Если работник просит внести давнюю пропущенную запись об увольнении в бумажной трудовой, это можно сделать по заверенной копии приказа об увольнении или архивной справке. Компания обязана содействовать сотруднику в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.

Несоблюдение правил исправления ведения и хранения трудовых книжек — нарушение законодательства о труде, за которое работодателю грозит административная ответственность  .

Возможные наказания — предупреждение или штраф:

• для малых предприятий  , ИП и руководителей фирм — от 1000 до 5000 ₽;
• для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

1. По общему правилу записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который допустил ошибку. Но если компании больше нет и сохранился документ, подтверждающий верные сведения и ошибку в трудовой, изменения вносят на текущем месте работы сотрудника.
2. Внести изменения в ЭТК может только работодатель, который подал сведения с ошибкой. Попробовать скорректировать их может и сам работник через госуслуги или личное обращение в СФР.
3. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей. Так, если месяц указан прописью, но сама дата правильная, исправлять ее не обязательно.
4. Если неточность допущена на титульном листе трудовой книжки, неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные. Так, например, делают, если работник сменил фамилию.
5. Когда сотрудник получает новый уровень образования, работодатель дополняет эти сведения в трудовой книжке: ранее внесенные записи не зачеркивает, а новую информацию указывает через запятую.
6. Если ошибка в записи о месте работы сотрудника или его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной, после чего внести актуальную информацию.
7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Он ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.
8. За несоблюдение правил ведения и хранения трудовых книжек работодателю грозит штраф.