Как компании написать письмо о смене реквизитов

В договоре, который заключают ИП или компании, не все можно предусмотреть заранее.

Иногда меняется цена на материалы или по ходу дела выясняется, что на выполнение заказа нужно больше времени, чем подрядчик рассчитывал.

Чтобы не заключать каждый раз новый договор, закон позволяет подписать дополнительное соглашение к исходному. В нем стороны точечно меняют пункты, по которым договоренности изменились. Часто это касается существенных условий договора — предмета, цены, срока исполнения  .

Но бывает, что существенные условия не изменились — просто одна из сторон сменила реквизиты. Например, компания открыла расчетный счет в другом банке на более выгодных условиях или переехала и изменила адрес в ЕГРЮЛ.

В этом случае принято направлять письмо о смене реквизитов, указанных в договоре. Зачастую такое письмо — это не только вопрос делового этикета и удобства взаимодействия, но и обязанность, которую стороны согласовали в договоре.

Под реквизитами понимаются как банковские: расчетный счет, БИК, название банка, так и другие данные, например адрес, телефон или контакты уполномоченного представителя.

Часто компании или ИП отправляют письмо о смене реквизитов, чтобы:

• контрагент перевел оплату на актуальный расчетный счет;
• не заключать дополнительное соглашение и сэкономить время и ресурсы сторон договора.

Если вовремя уведомить другую сторону о том, что реквизиты поменялись, это поможет сохранить деловые отношения и исключить некоторые возможные проблемы с документами, деньгами и налогами.

Например, если компания на ОСН изменила адрес и не направила контрагенту уведомление, а тот указал в счете-фактуре старый адрес, у налоговой могут быть вопросы, когда эта компания захочет получить вычет по НДС  .

По общему правилу, которое Минфин не раз повторял в письмах  , ошибки в счетах-фактурах, которые не мешают идентифицировать налогоплательщика, не должны влиять на принятие налога к вычету. В жизни в вычетах не отказывают, но запрашивают пояснения. А это время и силы, которые можно было бы не тратить.

Или, допустим, подрядчик открыл новый счет в другом банке, так как прочитал в интернете, что его банк могут закрыть, а заказчику реквизиты нового счета не сообщил. Переживал подрядчик не зря — у его предыдущего банка отозвали лицензию, но заказчик уже заплатил за работы в старый банк — потому что так было прописано в договоре.

Теперь подрядчика ждет увлекательный квест по добыче денег: придется обращаться в банк, собирать документы для подтверждения платежа и ждать. А можно было всего лишь вовремя направить уведомление.

Письмо, в котором пишут об изменении реквизитов — юридически значимое сообщение  , то есть устанавливает для сторон правила, по которым они должны сотрудничать дальше. Для того чтобы новые правила начали работать, нужно оформить и отправить письмо с учетом того, о чем я расскажу ниже.

Изменения из письма начинают действовать для сторон со дня получения контрагентом, если в договоре не указано иное. Например, заказчик должен оплачивать работы подрядчика по новым банковским реквизитам с момента, когда получил письмо с ними.

Письмо о смене реквизитов можно направить контрагенту почти всегда, кроме случая, когда в договоре прямо указано: менять любые положения, в том числе реквизиты, разрешено только через дополнительные соглашения.

Но есть и хорошая новость — все меньше контрагентов вставляют такие пункты в договоры. В моей практике это иногда встречается в типовых договорах крупных госкомпаний, которые еще не перестроились на более бизнес-ориентированный подход к работе.

Как прописывать реквизиты и что к ним следует относить — не определено в законодательстве. Можно сказать, что реквизиты — это данные, которые помогают точно идентифицировать стороны договора. Реквизиты сторон обычно указывают в последнем разделе договора перед подписями.

По смыслу реквизиты можно разделить на три категории:

1. Общие: наименование компании или ФИО ИП, организационно-правовая форма компании — ООО, АО и другие, — ИНН, ОГРН или ОГРНИП, КПП организации.
2. Банковские: расчетный счет, наименование банка, БИК и корреспондентский счет банка.
3. Контактные: номер телефона и адрес электронной почты.

Письмом меняют реквизиты в двух случаях:

1. Неправильно внесли данные при заключении договора — тогда можно менять любые реквизиты, по сути, вы исправляете опечатку.
2. Реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.

Есть исключение: письмом нельзя изменить сторону в договоре, например, если фирма-контрагент прекратила деятельность — ликвидировалась.

У меня был случай: контрагент ликвидировал одну организацию и зарегистрировал новую. Клиентов он при этом хотел сохранить — и пытался письмом о смене реквизитов поменять ИНН, ОГРН и наименование компании в договоре.

Но в таких случаях нужно до ликвидации заключить с новым исполнителем или заказчиком, зависит от того, кем выступает первоначальный контрагент, соглашение о замене стороны в договоре. Но прежде получить письменное согласие на это у контрагента по исходному договору  .

Учтите, что соглашение об уступке требования  может не подойти, поскольку подразумевает только передачу прав, но не обязанностей.

Закон не обязывает составлять письмо о смене реквизитов по утвержденному образцу, вы можете написать в свободной форме — или воспользоваться нашим шаблоном.

Вот что я советую указать в письме, чтобы в случае вопросов от налоговой или других ведомств быть готовым к пояснениям:

• причину изменения реквизитов. Например, это может быть техническая ошибка при подписании договора или закрытие счета в одном банке с последующим открытием в другом;
• номер и дату договора, в котором меняются реквизиты;
• новые реквизиты;
• дату, с которой вы просите использовать новые данные;
• подпись уполномоченного лица и печать, если вы ее используете.

Нормативного срока, за который надо рассмотреть письмо о смене реквизитов, нет. Если важно учесть сроки, стороны могут прописать в договоре, в течение какого времени нужно ответить на письмо или подтвердить его получение.

Письмо может составить любой сотрудник компании или ИП по шаблону. Главное — чтобы письмо подписало уполномоченное лицо. Обычно это предприниматель, генеральный директор либо сотрудник, у которого есть доверенность на подписание подобных документов.

Если письмо подписал сотрудник по доверенности, дополнительно укажите ее данные и приложите копию доверенности, когда будете отправлять письмо контрагенту. Так можно предотвратить вопросы о том, есть ли полномочия у подписанта.

Обычно в договоре есть пункт о том, как стороны ведут переписку. Там указывают ФИО контактных лиц с обеих сторон и адреса электронной почты, по которым нужно направлять любые сообщения в рамках договора.

Если такой пункт есть, можно отправить скан письма с новыми реквизитами по указанному адресу. Если вам не придет сообщение об ошибке при доставке письма, то оно будет считаться доставленным, а изменения реквизитов вступят в силу с даты, которую вы укажете в письме  .

Если письмо попало в спам на стороне адресата, это его риск, вы сделали все в соответствии с договором  . Но лучше после отправки письма позвонить контактному лицу и уточнить, получили ли его.

Если контактные лица и адреса для переписки в договоре не указаны, направляйте письмо на адрес компании-контрагента из ЕГРЮЛ  . Его можно найти на сайте ФНС. А вот с ИП так не получится: в стандартной выписке из ЕГРИП адреса не будет. Придется явиться за расширенной выпиской в налоговую лично.

Отправить можно Почтой России заказным письмом с уведомлением или через сервис «Электронные письма» от Почты России — вы получите номер для отслеживания. Вбейте номер на сайте Почты России и следите за статусом письма. Если уведомление привезут на официальный адрес, оно в любом случае считается полученным, даже если контрагент его не забрал.

Но опять же, если вы общаетесь с кем-то из сотрудников контрагента по электронной почте, рекомендуем продублировать письмо о смене реквизитов и туда. Так вы снизите риск того, что контрагент узнает об изменении реквизитов не вовремя и, например, переведет деньги на уже закрытый счет.

В письме указывают дату, начиная с которой применяют новые реквизиты. Формулировка может быть такой: «Изменения действуют с 1 мая 2025» или «Просим оплачивать по новым реквизитам с 1 мая 2025».

Если письмо направлено по правилам, которые указаны в договоре, например по электронной почте или на адрес в договоре, и контрагент его получил — значит, вы взаимодействуете по-новому. Больше ничего делать не надо.

Иногда в договоре предусмотрено, что сторона, получившая уведомление или письмо, должна на него ответить или подтвердить получение в определенный срок. Тогда, как только вы получили уведомление, напишите об этом контрагенту по правилам из договора.

1. Если у бизнеса изменились реквизиты из договора, стоит отправить контрагентам письмо об этом.
2. Письмо о смене реквизитов отправляют, чтобы уведомить другую сторону о том, что в компании или у ИП что-то поменялось, и чтобы следующие платежи контрагента дошли.
3. Письмом меняют реквизиты в двух случаях: если неправильно внесли данные при заключении договора или если реквизиты действительно изменились, а в договоре нет обязанности подписывать дополнительное соглашение.
4. Письмом нельзя изменить сторону в договоре — ИНН, ОГРН или наименование компании либо ФИО, ИНН и ОГРНИП предпринимателя. Чтобы поменять сторону в договоре, нужно заключить новый договор с новым контрагентом или заменить сторону через соглашение об уступке прав требования. Но такое соглашение подразумевает только передачу прав, а не обязанностей.
5. После того как отправили письмо, убедитесь, что оно дошло до адресата: уточните по электронной почте или телефону.