Для чего нужен приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу — необязательный документ, который подтверждает, что человек принят в штат по трудовому договору.

Правильно оформленный приказ о приеме на работу защищает права и сотрудника, и работодателя. Расскажу, как его составить и чем различаются приказы для разных категорий сотрудников.

Издавать приказ о приеме на работу необязательно, но это может быть удобно работодателю. Этот документ — часть внутреннего кадрового документооборота компании или ИП, основание для внесения записей в трудовую книжку, отчетов в СФР.

С приказа о приеме на работу обычно начинается деятельность сотрудника на новом месте. После того как работодатель подписывает приказ, человека включают в штат, ему показывают рабочее место и дают первые задания.

Бухгалтерия подготавливает документы для начисления зарплаты, ответственные люди проводят инструктаж. Всем ясно, что теперь новый человек в коллективе приступил к работе.

Приказ издают после того, как сотрудник и работодатель подписали трудовой договор. Номер и дату договора работодатель указывает в приказе как основание для его составления.

Чтобы работнику было удобнее, обычно стараются оформить все документы одним днем. Важно все сделать по порядку: сначала ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами, например правилами внутреннего трудового распорядка и положением об оплате труда, потом дать ему подписать трудовой договор, а уже после этого — приказ о приеме на работу  .

Приказ можно оформить по своей форме или унифицированной, то есть типовой. Какую выбрать, решает работодатель.

На практике чаще используют унифицированные формы:

1. Т-1 — когда оформляют отдельный документ на каждого сотрудника.
2. Т-1а — если принимают на работу одновременно двух человек и больше.

В чем различия форм. В унифицированной есть все нужные поля — их можно заполнить, чтобы информация в приказе соответствовала условиям трудового договора. Некоторые работодатели считают, что нужны не все поля, и поэтому создают свою форму. Бывают и те, кто ошибочно полагает, что, если не указать в приказе обязательные по ТК РФ условия, их можно не выполнять. Это, конечно, не так.

Несмотря на то что постановлению Госкомстата РФ «Об унифицированных формах» не обязательно следовать, на мой взгляд, удобнее этих форм ничего не придумали. Если организация или ИП решит создать свою форму приказа о приеме на работу, ее надо утвердить отдельным приказом. Ее положения должны соответствовать условиям трудового договора с работником.

Если решите сделать свою форму, можете ориентироваться на образец приказа, который составила я. В форму нужно вписать реквизиты организации или ИП и проследить, чтобы ничего не упустили.

Например, если берем совместителя, вместо «основная работа» надо вписать «по совместительству». Если работа временная, нужно указать срок: с какого по какое число человек трудится. В примере ниже договор бессрочный, поэтому мы пишем только дату начала работы.

Перевод с одного места работы на другое оформляют приказом о переводе. Тогда приказ о приеме на работу не нужен.

Если сотрудника берут на работу по совместительству, тоже оформляют приказ и указывают это условие в поле «Условия приема на работу».

В документе указывают основные условия найма, которые согласовали стороны при заключении трудового договора.

Обычно в приказе есть:

1. Наименование организации-работодателя или ФИО ИП.
2. ФИО сотрудника.
3. Дата начала работы.
4. Структурное подразделение — отдел, департамент, служба.
5. Должность, профессия или специальность, по которой человек будет работать.
6. Условия приема на работу: основная или по совместительству.
7. Характер работы: постоянно или временно.
8. Размер заработной платы.
9. Испытательный срок, если он предусмотрен трудовым договором.

Еще в приказе должны быть номер и дата, когда его составили, подпись и печать работодателя при наличии и подпись сотрудника, которого берут на работу.

Ошибки обычно связаны с несоответствием условиям трудового договора или с нарушением трудового законодательства.

Несоответствие условиям трудового договора. Например, в приказе прописывают испытательный срок, хотя его нет в договоре, неправильно указывают ФИО сотрудника или дату начала работы.

Нарушение трудового законодательства. Допустим, заключили срочный трудовой договор вместо бессрочного или прописали полный рабочий день тому, кому положено сокращенное рабочее время.

Если допустить эти ошибки, трудовая инспекция может оштрафовать работодателя  :

1. Крупную организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 ₽.
2. Должностное лицо — от 1000 до 5000 ₽.
3. Малый и средний бизнес из реестра МСП, включая ИП, — от 1000 до 5000 ₽.

При повторном нарушении штрафы больше  :

1. Для крупной компании — от 50 000 до 70 000 ₽.
2. Для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽ либо дисквалификация от года до трех лет.
3. Для малого и среднего бизнеса — от 10 000 до 20 000 ₽.

Иногда при оформлении приказа о приеме на работу нужно учесть другие нюансы. Расскажу, на что обратить внимание.

ИП и самозанятые. Если работодатель хочет взять на работу предпринимателя или самозанятого как постоянного сотрудника, он должен нанять его как обычного человека, без оглядки на статус. В этом случае между работодателем и сотрудником возникают трудовые отношения — они регулируются ТК РФ, их нужно подтвердить трудовым договором. Приказ о приеме на работу оформляют как обычно — по желанию работодателя.

Если же бизнес хочет сотрудничать с человеком именно как с ИП или самозанятым, он заключает договор выполнения работ или оказания услуг — тогда трудовой договор и приказ о приеме на работу не нужны  .

Часто работодатели хотят сэкономить на НДФЛ и взносах и не предоставлять работнику гарантии по ТК, поэтому пытаются подменить трудовые отношения гражданско-правовыми. Это запрещено. Такие отношения могут быть переквалифицированы в трудовые, и работодателя могут оштрафовать на сумму от 50 000 до 100 000 ₽, а также доначислить НДФЛ и взносы.

А еще самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения  .

Несовершеннолетние. Для найма несовершеннолетнего сотрудника работодатель по желанию также оформляет приказ. Можно использовать унифицированную форму либо утвержденную в организации или ИП.

Если бизнес хочет нанять несовершеннолетнего, важно помнить:

1. Ему нельзя устанавливать испытательный срок.
2. Ему нельзя поднимать тяжести и работать на вредных и опасных работах.
3. У него сокращенный рабочий день.
4. Если работнику меньше 15 лет, нужно письменное согласие одного из родителей и органа опеки и попечительства.
5. Несовершеннолетние не могут работать по совместительству.

Иностранные граждане. Приказ о приеме на работу иностранца оформляют в обычном порядке с указанием гражданства сотрудника. Копии документов, дающие сотруднику право находиться и работать в России, хранят в его личном деле.

Практиканты. Обычно, когда студент идет на производственную практику, это не оформляют как трудовые отношения. Это просто вид обучения, который не оплачивают, но студент набирает знания и опыт. Но организации и ИП все равно должны как-то оформлять официальное присутствие студента в офисе или на производстве, поэтому для них тоже делают приказ — о прохождении производственной практики.

Чтобы оформить студента, в приказе должны быть:

1. Основание для его составления. Например, дата и номер договора между образовательным учреждением практиканта и бизнесом.
2. ФИО студента, структурное подразделение, где будет проходить практика, ее срок, ФИО и должность руководителя практики со стороны организации или ИП.
3. Подпись руководителя организации или ИП и печать, если она есть.

Приказ о прохождении практики должен соответствовать договору, который бизнес заключил с вузом или колледжем студента. Например, если в этом договоре указаны сроки практики с 1 по 20 апреля, в приказе должны стоять такие же.

Осужденные граждане. В качестве наказания суд может назначить осужденному исправительные или обязательные работы — в первом случае он будет работать за деньги, во втором — бесплатно.

Выполнять исправительные работы осужденный может либо на своем основном рабочем месте, либо там, куда его определит уголовно-исполнительная инспекция. Чтобы оформиться на работу, осужденный приносит предписание и извещение для будущего работодателя.

Вот как проходит процедура трудоустройства:

1. Работодатель заполняет отрывной талон предписания и передает его в уголовно-исполнительную инспекцию.
2. Инспекция передает работодателю копии документов, например решение или постановление суда — в нем определено количество часов, которые должен отработать осужденный.
3. Работодатель оформляет трудовой договор и приказ о приеме на работу. Дату и номер приказа вписывают во вторую часть извещения и передают ее в уголовно-исполнительную инспекцию.

Еще работодателю ежемесячно нужно передавать в уголовно-исполнительную инспекцию данные о количестве часов, которые отработал осужденный, его зарплате и удержаниях с нее  .

При оформлении трудового договора важно помнить:

1. Осужденному полагается ежегодный оплачиваемый отпуск — 18 рабочих дней.
2. Трудовой договор заключают только срочный. Можно использовать такую формулировку: «Срок — до отбытия наказания в виде исправительных работ, установленного приговором суда N от такой-то даты».

Если осужденный решит уволиться по собственному желанию, ему нужно обратиться в уголовно-исполнительную инспекцию за разрешением.

Работодателю стоит убедиться, что такое разрешение человек получил, и сослаться на него в приказе о расторжении трудового договора. Если разрешения нет и работник уволился по собственному желанию, к работодателю может прийти прокуратура.

С обязательными работами порядок немного другой:

1. Уголовно-исполнительная инспекция также выдает осужденному направление для работодателя. Работодатель заполняет вторую часть документа и передает ее обратно в инспекцию, после чего инспекция отправляет работодателю копию приговора суда или выписку из него, заверенную начальником инспекции.
2. Работодатель издает приказ о приеме осужденного на работу на безвозмездной основе. Потом знакомит работника с правилами внутреннего трудового распорядка и техники безопасности.
3. Работодатель заводит работнику табель, где нужно учитывать количество ежедневно отработанных часов, и еженедельно информирует уголовно-исправительную инспекцию о количестве отработанных часов.

Если человек уже отбыл назначенное наказание и решает устроиться на другую работу, работодатель может попросить у него справку о наличии или отсутствии судимости — чтобы убедиться, что кандидату по закону можно работать на этом месте.

Например, закон запрещает работать с детьми лицам с судимостью за преступления против жизни, здоровья, чести и достоинства личности, семьи, здоровья населения, общественной безопасности  .

Если судимость есть, но не мешает работе, сотрудника оформляют в обычном порядке: с трудовым договором и приказом. Справку о наличии или отсутствии судимости работодатель должен хранить в личном деле сотрудника.

1. Приказ о приеме на работу — необязательный документ, который подтверждает, что человек принят в штат организации или ИП как работник.
2. Приказ оформляют после того, как работник ознакомился с локальными нормативными актами и подписал трудовой договор.
3. Работодатель сам решает, какую форму приказа о приеме на работу использовать: унифицированную или собственную.
4. Приказ о приеме на работу должен соответствовать условиям трудового договора и не нарушать трудовое законодательство.
5. Приказ о приеме на работу можно оформить, если между работником и работодателем возникают трудовые отношения. В других случаях он не нужен.