Бизнес может быть разный, а проблемы одни и те же

В детстве все было просто: подул на разбитую коленку, приложил подорожник — и вроде уже не так больно. Жаль, что в бизнесе такие методы не работают. Если серьезно, то за последние несколько лет я заметил интересную вещь: компании работают в совершенно разных сферах, от лабораторных исследований на мышах до сети парикмахерских, но проблемы у их руководителей похожие: как выйти из операционки, как прекратить контролировать всех вокруг и как перестать искать кто что сказал в чатах две недели назад. Всем вокруг нужен волшебный подорожник (и магний внутривенно).

Меня зовут Андрей Терёхин, я руковожу маркетингом в системе управления проектами Projecto. И у меня есть три любимых истории, после которых становится понятно: бизнес может заниматься чем угодно — тюнинговать внедорожники, обслуживать инженерные системы или продавать цветы — но управленческие пожары везде выглядят примерно одинаково.

Первая история про компанию из сферы тюнинга, продажи автомобилей и запчастей в Москве и Красноярске. Их клиенты — те самые люди, которым не нравится ездить просто по асфальту и стоять на светофорах. Им надо ездить по барханам пустыни, льду Байкала или подниматься на перевал Дятлова. Поэтому они приходят в компанию и говорят: возьмите мои деньги и увеличьте на машине дорожный просвет, расширьте габариты и поставьте 36-е шины.

Здесь каждый руководитель вел задачи по-своему: кто-то в Excel, кто-то в бумажном ежедневнике, кто-то вообще держал все в голове. В результате вся картина происходящего сходилась только у собственника. Любой вопрос, любое решение, любое согласование в итоге приводили к нему.

Вторая история про компанию, которая занимается обслуживанием инженерных систем объектов в Москве.

Если вы когда-нибудь управляли подрядчиками на нескольких объектах одновременно, то примерно представляете их рабочий день. Один сотрудник на объекте, второй едет на другой конец города, третий созванивается с заказчиком, а четвертый пытается найти последнюю версию документа, которую кто-то прислал неделю назад.

Схема их работы была знакома многим: задачу ставят в рабочем чате, детали обсуждаются в личке, документы отправляют по почте, а через неделю никто уже не помнит, кто что обещал сделать. Обычно руководителю кажется, что это сотрудники стали невнимательными и неисполнительными. Но проблема не в людях: просто невозможно помнить десятки задач, которые живут одновременно в телеграме, почте и звонках.

Третья история — про сеть из 10 цветочных магазинов в Санкт-Петербурге.

Со стороны цветочный бизнес выглядит красиво: букеты, витрины, праздники, довольные клиенты. Но внутри все намного прозаичнее: поставки, закупки, открытие новых точек, персонал, графики, остатки, аренда, реклама и еще сотни мелких вопросов, которые возникают каждый день.

Здесь работа тоже строилась через Excel, звонки и мессенджеры. И каждый день приносил новую пачку срочных задач, которые почему-то нельзя было решить без участия собственника. Сам он сформулировал проблему максимально честно: «Нужно было избавиться от разнузданности».

Мне кажется, многие предприниматели сейчас понимающе кивнули. Когда весь день проходит между звонками, согласованиями и ответами на вопросы сотрудников, развитие бизнеса и открытие новых точек превращается в пункт из списка дел, до которого никогда не доходят руки.

На первый взгляд компании совершенно разные: ну где внедорожный тюнинг с апгрейдами под индивидуальный заказ, а где цветочный ритейл с сетью из нескольких магазинов.

Но проблемы у них оказались одинаковыми:

• Задачи терялись
• Информация была разбросана по разным сервисам
• Руководители занимались микроменеджментом
• Собственники застревали в операционке

И самое интересное — и решение у всех в итоге оказалось примерно одинаковым.

Первая вещь, от которой отказались все три компании, — постановка задач через мессенджеры.

Потому что чат хорош для общения, но плохо подходит для управления работой. Когда задача живет в сообщении, она быстро теряется в потоке переписки и мемов с котиками.

Поэтому компании начали фиксировать задачи в системе: с ответственными, сроками, комментариями и историей изменений. В результате больше не нужно вспоминать, где именно обсуждалась задача и кто обещал ее выполнить.

Появилась возможность планировать, а не только реагировать 

У многих компаний операционка устроена одинаково: день начинается не с плана, а с сюрпризов: кто-то забыл про задачу, где-то сорвали сроки, клиент срочно просит внести изменения. И в итоге команда постоянно работает в режиме реагирования на проблемы.

После того как задачи, проекты и сроки оказались в единой системе, руководители получили возможность смотреть немного дальше сегодняшнего дня. Например, прогнозировать загрузку сотрудников по объектам и проектам.

До внедрения системы собственники фактически работали диспетчерами: напомнить, проконтролировать, уточнить статус, переслать информацию, проверить сроки и вот это вот все.

После того как задачи начали автоматически назначаться исполнителям, а руководители получили общую картину происходящего, необходимость постоянно держать все под личным контролем постепенно исчезла.

Конечно, система управления проектами не решает проблемы бизнеса сама по себе, она не увеличивает продажи и не нанимает сильных сотрудников. Но она убирает хаос, который мешает этим сотрудникам нормально работать. Пожалуй, это и есть тот самый подорожник для бизнеса, который мы все ищем.

А у вас есть процессы, которые держатся на честном слове и памяти одного сотрудника?