Как расставить задачам приоритеты: 4 способа

Когда наваливается куча задач, не всегда понятно, с какой начать.

С парочкой дел все просто: смотришь, что надо сдать побыстрее, и начинаешь работу. Сложнее, если требуется сделать много всего и есть задача, которая состоит из нескольких поменьше. Справиться с таким хаосом помогают приоритеты — сортировка дел в порядке важности.

Расскажем о нескольких подходах, которые помогут расставить приоритеты и навести порядок в рабочих делах. Этот список — часть курса Учебника Т⁠—⁠Ж о том, как эффективно работать. В курсе учим ставить и выполнять задачи, экологично общаться с коллегами и расти в должности.

Метод подходит, если в вашей команде нет единого менеджера задач или вам нужно отмечать только свои дела. Составьте список дел в обычном гугл-документе, заметках на компьютере или в специальном сервисе — можно даже с указанием времени на каждую задачу.

Создать подобный план можно так:

1. Понять, сколько времени уйдет на задачу, — для этого ее надо оценить.
2. Понять, что на эту задачу влияет. Что нужно сделать, до того как к ней приступить?
3. Понять, на что влияет сама задача.

Разберем чуть подробнее.

Изучите задачу, прежде чем оценивать сроки ее выполнения. Подумайте, что вы знаете о задаче? Что нужно заказчику? Все ли готово, чтобы приступать к работе? Лучше потратить немного времени сейчас, чем в будущем разгребать завал и натыкаться на препятствия.

Разбейте задачу на этапы, если она занимает больше часа. Небольшие дела проще оценить по времени — ошибок в планировании будет меньше. Например, «подготовить страницу к верстке» — не очень понятная задача, но если разбить ее на два этапа — «предложить структуру страницы» и «нарисовать макет по структуре» — станет понятно, что и сколько времени делать.

Обсудите итоги промежуточных этапов. Иначе можете зря потратить время и уйти не в ту сторону. Сверяйтесь с заказчиком: в чате или на полноценном созвоне — это зависит от объема работ.

Не переусердствуйте. Например, не планируйте за восемь часов сделать вообще все — это путь к выгоранию. Сконцентрироваться и не отвлекаться от работы в течение четырех часов в день — уже хороший результат.

Заложите время на непредвиденные обстоятельства. Коллеги могут заболеть, а электричество — отключиться. Повлиять на все нельзя, но можно учесть вероятность события и спланировать работу не впритык.

Учтите занятость в других проектах. Многозадачность — это нагрузка на мозг. Из-за этого выше вероятность, что вы допустите ошибку в работе. Подумайте, не совпадает ли задача по времени с интенсивными этапами на других проектах.

Заложите время на доработку. Если все получится с первого раза — хорошо: вы сдадите задачу раньше. А если нужно что-то доделать, у вас будет на это время.

Выделите время на отдых в течение дня. Спланируйте свой обед и 15 минут перерыва между задачами. Это помогает переключиться и восстановить силы.

Способ работает, если вы работаете в команде над общим проектом и каждый делает свою часть. Чтобы процесс был слаженным и не застопорился, стоит расставить приоритеты: подумайте, что нужно сделать в первую очередь, чтобы передать задачу коллеге.

Например, если команда разрабатывает сайт, цепочка может быть такой: вы готовите структуру сайта, дизайнеры наводят красоту, а разработчики — собирают. Покажите структуру разработчикам до того, как дизайнер приступит к макетам: вдруг у коллег появятся вопросы.

Инструмент подойдет, если у вас в работе несколько одинаковых по важности задач, но непонятно, какую нужно выполнить первым делом.

Посоветуйтесь с руководителем или менеджером проектов. Уточните, какие лучше расставить приоритеты. Круто, если вы не просто опишете ситуацию, но и предложите решение.

Метод придумал президент США Дуайт Эйзенхауэр. Подход поможет, когда задач много, они разные и кажется, что требуется сделать все и сразу.

Чтобы расставить приоритеты, задачи нужно поделить на четыре группы.

Срочные и важные — дела, которые влияют на коллег и другие задачи. Например, нужно написать партнеру или передать макет в печать — сделайте это в ближайшее время. Если что-то непонятно, обсудите процесс с коллегами или разбейте задачу на шаги.

Если в этой группе получается слишком большой список, снова приоритизируйте задачи. Подумайте, действительно ли все нужно сделать сегодня? В идеале стоит держать это поле пустым и работать над важным, но не срочным, чтобы не выгореть.

Несрочные и важные — задачи без срока, которые могут повлиять на что-то в будущем. Например, вы составляете свое портфолио или строите стратегию развития соцсетей. Это то, что нужно запланировать и сделать.

Часто на эти задачи нет времени — не горит же. Но в какой-то момент они станут важными и срочными, поэтому лучше найти время сейчас, чтобы двигаться в спокойном темпе.

Срочные и неважные — рутина, которая кажется бессмысленной. Но она нужна. Например, почистить папку с файлами по завершенному проекту и удалить то, что уже не пригодится. Чтобы не тратить время, задачу можно делегировать, но для этого надо найти того, кому эта задача важна. Если таких коллег нет, придется делать самому.

Несрочные и неважные — это псевдодела, задачи, которые можно и не решать. Например, подготовить формальный отчет или заархивировать на корпоративном диске файлы по завершенному проекту. Который никто не читает. Мир не обрушится, если эта задача так и останется невыполненной.