Этот текст написан в Сообществе, в нем сохранены авторский стиль и орфография
Проверку транспортных расходов я начинаю не со счёта. Со склада.
Был кирпичный завод, который платил за доставку глины по тонно-километрам. Ставка 5 ₽ за т·км, среднее плечо 120 км, счета аккуратные, подписи на месте. А когда я привёл начисленные т·км к тоннам и сравнил с закупкой глины, между ними оказалось 35%. В деньгах — 48 млн ₽ завышения, подтверждённого документами.
Сразу оговорюсь: это найденная сумма, а не вернувшаяся. Завышение подтверждено документами — под каждой спорной строкой стоял закупочный документ, акт приёмки или путевой лист. А что собственник сделал с ней дальше, я не рассказываю: это его переговоры с перевозчиком, не мой результат.
О Сообщнике Про
Финансовый директор с опытом более 15 лет. Бывший Country CFO международной FMCG-группы. Сейчас работаю как независимый финансовый директор с малым и средним бизнесом. Помогаю понять, почему прибыль есть, а денег нет.
Это новый раздел Журнала, где можно пройти верификацию и вести свой профессиональный блог
Если коротко
- Счёт сверяется с закупкой и приёмкой сырья, а не сам с собой.
- Расстояние и ставка проверяются по разным документам.
- Пока нет документа, у отклонения остаётся несколько объяснений.
- Собственник принимает реестр и стоп-действия. Таблицу за него собирает финансист.
Эти пять сверок отделяют доказанный разрыв от правдоподобной версии. На кирпичном заводе они дали те самые 35% и 48 млн ₽ завышения. Всё остальное — разговоры.
1. Сначала тонны, потом рубли
Счёт умеет подтвердить начисление. Физический объём он не подтверждает — вот в чём штука.
На том заводе закупка знала тонны, перевозчик — тонно-километры, производство — принятую массу. Три реестра, три ответственных, между ними никто ничего не сводил. Арифметика в счёте могла быть верной при любом объёме.
И вот здесь ловушка, из-за которой такие счета годами не проверяют. Тонно-километр — это не тонна и не километр, а их произведение. В счёте стоит семизначное число, и с ним ничего нельзя сделать: со складом его не сравнить, потому что склад считает тонны.
Я делаю простую вещь — делю тонно-километры на подтверждённое плечо и получаю тонны. Скажем, миллион двести тысяч т·км при плече 120 км — это десять тысяч тонн, которые перевозчик предъявил к оплате. А закупка с приёмкой дают шесть с половиной. Вот разница, и она уже в тоннах, которые видно на складе.
«Ожидаемые расходы = закупленные тонны × фактическое расстояние × ставка»
Я подставил в формулу закупку. Получилось на 35% меньше, чем в счетах.
2. Закупка и приёмка — две разные цифры
Заказ поставщику — это намерение, а не факт. Влажность, недовоз, возврат, ошибка в накладной: принятая масса легко расходится с закупленной.
Поэтому дальше я связываю закупку с приёмкой производства. Когда две цифры не сходятся, я не выбираю ту, что удобнее для вывода. Оставляю обе и запрашиваю документ, который объясняет разницу. Я видел, как такая разница объяснилась до обидного просто: глину взвесили после дождя, и часть массы оказалась водой.
3. Расстояние отдельно, ставка отдельно
При плече в 120 км даже небольшая систематическая накрутка маршрута расползается на весь объём и превращается в миллионы.
Ставка и маршрут — разные параметры, и документы у них разные. Ставка живёт в договоре, расстояние — в маршруте и путевых листах. Смешаешь цену с объёмом — и источник тех же 35% уже не найдёшь.
4. Отклонение — ещё не вина
35% могли объясняться возвратными рейсами, другой точкой разгрузки, перевалкой, неполными данными закупки. Я держал все версии, пока не появлялся документ.
Ровно здесь финансовая проверка расходится с поиском виноватого. Спорная сумма получает стоп-действие, человек — возможность объясниться проверяемо. Мне важнее вторая часть: я разбирал случаи, где «очевидное» объяснение через неделю рассыпалось об один путевой лист.
5. Где заканчивается мой вывод
По итогам проверки — 48 млн ₽ завышения и три введённых контроля: объёма, ставки и отклонений. Вернулись ли эти деньги на счёт и прошёл ли следующий месяц чисто, я здесь не рассказываю: это уже переговоры собственника, а не результат проверки.
Значит, и вывод у меня заканчивается там же, где документ. Повторный тест на следующем закрытом месяце обязателен: каждая оплаченная строка связывается с принятым объёмом, маршрутом и договорной ставкой. Без него это разовая находка, а не работающий контроль.
6. Что я приношу собственнику
Массив рейсов собственнику не нужен — он его не прочитает, и правильно сделает. Один собственник честно сказал мне про выгрузку на 900 строк: «Я в это не полезу». Нужен короткий реестр: сумма, документ, причина, ответственный, решение. На постановку задачи и приёмку такого вывода уходит около двух часов.
Поручение финансовому директору я формулирую так:
«Проверьте один закрытый месяц перевозок основного сырья. Подготовьте по каждой поставке единую строку: поставщик, дата, масса по документу закупки, масса по приёмке, маршрут, подтверждённое расстояние, ставка, тонно-километры перевозчика и сумма счёта. Сопоставьте итог с бухгалтерским начислением и оплатой банка. Верните реестр расхождений с документом-основанием, альтернативным объяснением, ответственным за ответ. Первый проход ограничьте одним сырьём и одним месяцем; срок — пять рабочих дней. Если источники не стыкуются за этот срок, покажите, где именно разрывается цепочка.»
Проверял всё это летом 2025-го. Ставки и плечи с тех пор могли поменяться, а порядок сверок — вряд ли.
