Этот текст написан в Сообществе, в нем сохранены авторский стиль и орфография
О Сообщнике Про
Основатель консалтингового агентства Axis. Говорю про изнанку растущего бизнеса то, чего не видно в финансовой модели, но напрямую на нее влияет.
Это новый раздел Журнала, где можно пройти верификацию и вести свой профессиональный блог
В моей практике был проект, в котором компания жаловалась на медленные решения. Вопросы согласовывались неделями, отделы перекладывали ответственность, а руководителям приходилось постоянно подключаться, чтобы сдвинуть работу.
Я с командой провела управленческий аудит: мы разобрали оргструктуру, распределение полномочий и порядок принятия решений. Выяснилось, что там, где хватило бы одного уровня согласования, действовали три, а зоны ответственности пересекались.
После пересмотра структуры и полномочий та же команда стала принимать решения быстрее. Этот случай хорошо показывает, почему при задержках стоит разбирать сам порядок работы.
Что помогает упорядочить согласования
Для таких задач можно использовать матрицу согласований. Она определяет, кто участвует в принятии решения, что именно проверяет, какими полномочиями обладает и в какие сроки должен ответить. Эти правила можно оформить в таблице или настроить в CRM, таск-менеджере либо другой внутренней системе компании, где сотрудники уже ведут работу.
Начать я бы предложила с одного процесса, который регулярно тормозит. Например, с закупок. Соберите несколько последних заявок и восстановите их путь: кому направляли, что проверяли, где возвращали на доработку и сколько времени занимало ожидание.
Так станет видно, какие этапы действительно нужны, а какие появились по привычке.
Что включить в матрицу
Опишите условия для каждого типа решения: закупки в пределах бюджета, расхода сверх лимита, работы с новым поставщиком. Затем определите:
▪️ Кто готовит заявку и какие данные предоставляет.
▪️ Кто согласует и что именно проверяет.
▪️ Кто принимает окончательное решение.
▪️ В какой последовательности проходят этапы и сколько времени отводится на каждый.
▪️ Кому передается вопрос при задержке или разногласиях.
Важно разделять проверку и утверждение. Участник может оценивать конкретный риск, при этом окончательное решение остается за руководителем с соответствующими полномочиями.
Разберем на примере закупки
Предположим, подразделению нужно купить оборудование за 80 тысяч рублей. Такая покупка уже предусмотрена бюджетом, а руководитель вправе утверждать расходы до 100 тысяч. Финансовый специалист проверяет, доступны ли средства, и руководитель согласует закупку в пределах своих полномочий.
Если сумма выше лимита или расход не предусмотрен бюджетом, заявка направляется на дополнительное утверждение. При нестандартных условиях договора подключается юрист.
Это условная схема: лимиты и роли зависят от компании. Ее смысл в том, чтобы обычная закупка не проходила тот же маршрут, что и крупный незапланированный расход. Независимые проверки можно проводить параллельно, если их результаты не нужны друг другу.
Как сделать матрицу рабочим инструментом
До запуска согласуйте полномочия с участниками, определите замещение на время отсутствия и требования к комплектности заявки. Иначе сроки будут срываться из-за недостающих данных или отпуска одного согласующего.
Проверьте схему на нескольких реальных решениях и сравните сроки. Посмотрите, где остались повторные проверки и кому по-прежнему приходится искать согласующего вручную.
Если после утверждения матрицы руководитель все равно должен получать дополнительные согласования «на всякий случай», стоит выяснить причину. Возможно, пределы полномочий остались неясными или участники пока не готовы им следовать. Именно это нужно исправить, чтобы установленный порядок действительно работал.
