Почему дедлайны полезны и как использовать их с умом
Давайте признаемся: мало кто любит дедлайны.
А почти 40% россиян и вовсе называют их главной причиной рабочего стресса. Но ученые и психологи считают, что дедлайны нужны и даже полезны. Главное — научиться их правильно ставить и соблюдать. Рассказываем, как это можно сделать.
Почему полезны четкие временные рамки
О том, что важно ставить дедлайны, заговорили еще в середине 20 века. В 1955 году британский военно-морской историк Сирил Паркинсон опубликовал в журнале The Economist эссе, в котором сформулировал свой знаменитый закон: «Работа заполняет все время, отпущенное на нее». То есть если человек решит заниматься задачей один день, то приложит усилия и быстро справится. А если даст себе три дня — будет работать все это время, не слишком торопясь и часто отвлекаясь.
Впоследствии ученые обнаружили и доказали, что у дедлайнов действительно немало плюсов. Вот они.
Дедлайны побуждают действовать. Возможно, если бы не дедлайны, многие задачи так никогда и не были бы выполнены. Ведь если непонятно, когда дело должно быть закончено, то непонятно, когда его начинать, поэтому работу можно откладывать до бесконечности. Но дедлайн как бы освобождает нас от необходимости делать выбор, когда именно приступать к работе, и не позволяет откладывать выполнение задач на неопределенное будущее.
Однажды Национальный научный фонд США отменил сроки подачи заявок для ученых, желающих получить гранты на исследования в области наук о Земле. По идее, это должно было помочь ученым, которые много работают: так они могли бы не подстраиваться под строгие дедлайны, а готовить заявки в комфортном им темпе. А еще в фонде хотели разгрузить своих сотрудников: множество заявок поступало в одно и то же время, и специалисты едва успевали их рассматривать.
В результате количество заявок, полученных фондом, снизилось на 59%: большинство исследователей так и не заставили себя подготовить и отправить документы. Как отмечают в фонде, хотя многим ученым это нововведение понравилось, нашлись и недовольные: они написали, что не могут работать без четких временных рамок. Таким заявителям предложили изменить свое отношение к дедлайну подачи документов: не думать, что его нет вообще, а поставить его себе самостоятельно.
Дедлайны помогают структурировать задачи. Для одного эксперимента (сайт недоступен из РФ) студентов поделили на две группы и предложили сделать письменное задание. У первой группы был фиксированный дедлайн, а участники из второй сами определяли, когда сдать работу. Оказалось, испытуемые, для которых были установлены четкие временные рамки, распределяли работу более разумно, чем те, у кого их не было.
Дедлайны не дают отвлекаться и прокрастинировать. Авторы одного исследования подсчитали, насколько растет вероятность завершения задачи в зависимости от срока дедлайна. Ученые присылали случайным людям письмо с просьбой пройти онлайн-опрос, а за это обещали перечислить 10 долларов на благотворительность. Одной группе поставили короткий срок, второй — длинный, а третьей не ставили сроков вообще. В результате меньше всего ответов пришло от людей, у которых было максимальное количество времени.
Авторы исследования объясняют это так: когда дедлайн далеко, люди думают, что у них еще много времени, потому откладывают выполнение задачи или вовсе забывают про нее. А когда дедлайн близко, у человека нет ощущения, что у него в запасе еще много времени, и это стимулирует закончить дела поскорее.
Кроме того, много ответов поступило от людей, которым не ставили сроки вообще. Ученые считают, что при отсутствии дедлайнов обычно срабатывают другие факторы — например, насколько важной кажется обещанная награда. Потому участники эксперимента, для которых было важно поддерживать благотворительные проекты, тоже заполнили опросник быстрее.
Дедлайны заставляют прикладывать больше усилий. Наверняка в студенческие годы многие учились по такой схеме: в начале семестра можно было не слишком напрягаться и уделять больше внимания развлечениям, а не книгам и лекциям. Зато ближе к концу семестра веселая студенческая жизнь постепенно сходила на нет: приходилось посещать все пары, делать домашние задания, отвечать на семинарах. А максимум усилий нередко нужно было прикладывать непосредственно в ночь перед экзаменом.
Исследование немецких ученых подтвердило: такое поведение вполне типично. В течение семестра авторы исследования наблюдали за студентами, измеряя их мотивацию и учебные усилия в разные периоды. Оказалось, что по мере приближения экзамена студенты становились гораздо более прилежными и продуктивными.
В 2006 году исследователи поведения Пирс Стил и Корнелиус Кениг предложили темпоральную теорию мотивации. Согласно этой концепции, мотивация — динамический процесс, который зависит от четырех факторов: ожидания успеха, ценности результата, импульсивности самого человека и задержки — времени, оставшегося до получения результата или до дедлайна. Чем ближе во времени награда, тем сильнее будет мотивация. Следовательно, можно стимулировать человека действовать активнее и стараться больше, если приблизить дедлайн.
Хотя зависимость приложенных усилий и того, насколько близка или далека цель, обсуждали и раньше. В 1932 году психолог-бихевиорист Кларк Халл провел эксперимент на крысах: грызуны должны были бежать по прямому коридору к кормушке с едой, а исследователь замерял скорость передвижения на каждом участке. Халл обнаружил закономерность: чем ближе еда — тем быстрее крыса бежит. Ученый назвал этот психологический феномен эффектом градиента цели.
Впоследствии выяснилось, что люди действуют похожим образом: чем ближе человек к достижению цели, тем больше усилий он прилагает для ее реализации. Например, понимая, что до финиша осталось совсем немного, спортсмены ускоряют бег. А покупатели начинают чаще приобретать товары, когда почти накопили нужное количество бонусов по программе лояльности.
Возможная причина такого поведения в том, что ценность награды возрастает, когда она становится ближе по времени и кажется более достижимой, а следовательно, люди начинают прилагать больше усилий для ее получения. А еще по мере приближения к цели человек сильнее фокусируется на ней, вытесняя из своего поля зрения конкурирующие желания и отвлекающие факторы. Например, покупатель заходит только в определенный магазин, обещавший награду по программе лояльности.
В случае с рабочими и учебными дедлайнами подстегивающим действием обладает еще и стресс. Когда срок выполнения задачи подступает, у многих людей возникает тревога, которая, в свою очередь, запускает в организме реакцию стресса. Ученые отмечают: стресс действительно может повысить концентрацию и другие когнитивные функции.
Но важно понимать: полезным бывает только умеренный и краткосрочный стресс. Это подстегивает работоспособность и помогает не откладывать дела на потом. А интенсивный стресс, наоборот, будет только мешать: он может снижать когнитивные функции — ухудшать память и концентрацию, — негативно влиять на продуктивность и способность принимать рациональные решения.
Как научиться соблюдать дедлайны
Чтобы дедлайны не мешали и не заставляли переживать, а работали на вас, стоит следовать некоторым правилам.
Планируйте реалистично. К сожалению, люди довольно плохо рассчитывают, сколько времени и усилий потребуется, чтобы выполнить определенную задачу. Студенты обещают себе выучить все билеты за ночь, а сотрудники собираются сделать отчет, на который давали неделю, за пару дней до дедлайна. Но, наверное, самый известный пример — это Сиднейский оперный театр: его планировали построить за четыре года, но в итоге для этого потребовалось в три с половиной раза больше времени — 14 лет.
Так что важно заранее реалистично определить, сколько времени займет работа над задачей. При планировании учитывайте свой индивидуальный рабочий ритм — когда вы наиболее продуктивны, а когда энергия и концентрация падают. Так, кому-то может быть тяжело поддерживать продуктивность в начале рабочей недели, а кто-то с трудом справляется с обязанностями летом из-за жаркой погоды.
Кроме того, стоит честно оценить сложность дела, а не только его конечный объем. К примеру, сами по себе задачи в рабочем проекте могут быть понятными и выполнимыми. Но только на финальном этапе согласования придется иметь дело с невыносимым коллегой, встреча с которым потребует от вас дополнительных внутренних ресурсов.
Также не забывайте о внешних факторах, способных повлиять на ход работы: это могут быть внезапно появившиеся дополнительные задачи, задержка информации от коллег или технические неполадки. Все это отнимает время, которое вы не закладывали в первоначальный план. Потому лучше иметь такой временной буфер на случай непредвиденных обстоятельств, а если они не произойдут, можно будет просто передохнуть.
Правильно расставляйте приоритеты. В 2019 году американские ученые описали эффект кажущейся срочности: когнитивное искажение, при котором люди предпочитают сначала выполнить срочные и не слишком приоритетные задачи, а не более важные, но отложенные во времени. Например, вместо работы над долгосрочным проектом человек весь день отвечает на письма.
Возможно, это происходит потому, что благодаря срочности задача воспринимается как более конкретная. А важные задачи размыты во времени — значит, их можно сделать «когда-нибудь потом». К тому же, выполнив что-то несложное, человек все равно получает внутреннее вознаграждение за каждую поставленную галочку.
Поэтому при планировании старайтесь реалистично оценивать приоритет задач: допустим, важнее заняться крупным проектом, а на письма можно и вовсе не отвечать. Расставить приоритеты помогут специальные техники, например матрица Эйзенхауэра: она предлагает распределить задачи на четыре группы — важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Делите задачу на несколько маленьких шагов. Такой подход снижает ощущение перегруженности и позволяет отслеживать прогресс. Например, приступая к генеральной уборке, лучше поделить процесс на блоки: стирка штор и покрывала, разбор шкафов, мытье полов и окон.
Если вам предстоит подготовить объемный отчет, лучше разделить работу на несколько этапов: первые дни выделить на сбор и структурирование информации, следующие — на написание основного текста и согласование, последний — на правки и оформление. А чтобы улучшить мотивацию, можно стимулировать себя каким-нибудь вознаграждением после завершения каждого этапа.
Найдите баланс между «нужно» и «хочу». Если большая часть жизни состоит из обязанностей, а не удовольствия, это может влиять и на нашу продуктивность: мы неосознанно саботируем работу и дедлайны, например отвлекаясь на соцсети. Если вы испытываете этот эффект на себе, стоит скорректировать образ жизни: найти в своем графике время для фитнеса, хобби или просто пеших прогулок.
Откажитесь от перфекционистского мышления. Перфекционизм часто становится причиной срыва дедлайнов: человеку может быть сложно начать работу из-за того, что установка «сделать все идеально» вызывает сильную тревогу. Он прокрастинирует, пытаясь успокоиться, и откладывает дела на потом. Или же человек излишне фокусируется на деталях, доводя их до совершенства.
Если вы замечали за собой такое поведение, признайте, что стремление к недостижимому идеалу только снижает вашу продуктивность. Наверняка работодателю, начальнику и коллегам гораздо важнее не то, что вы довели малейшие детали до совершенства, а то, что вы сдали работу в срок. Даже если результат не идеальный, а просто хороший.
Измените отношение к дедлайнам. На самом деле стресс не так уж вреден. Часто намного хуже на нас и наше здоровье влияет то, как мы его воспринимаем. Чтобы это выяснить, в США провели масштабное исследование: ученые сопоставили данные из отчетов о смертности и из опросов, в которых люди рассказывали о количестве стресса в их жизни и отношении к нему. Оказалось, что регулярный стресс действительно увеличивал риск преждевременной смерти. Но только для людей, которые были уверены, что стресс им вредит. А для тех, кто не считал стресс таким уж опасным, риск преждевременной смерти оказался достаточно низким.
Психолог Келли Макгонигал в книге «Преимущества стресса» объясняет, что не стоит объявлять его своим врагом. Вместо этого она советует менять свое отношение к стрессу — воспринимать его как нормальную, а иногда даже полезную реакцию организма на волнительные ситуации.
Именно это и помогло участникам одного эксперимента: некоторым из них сказали, что реакции тела на стресс — учащенное сердцебиение и дыхание — помогают лучше справляться с заданиями. Так мозг получает больше кислорода, сердце перекачивает больше крови, а следовательно, все органы, в том числе и мозг, работают на максимуме. Узнав об этом, люди чувствовали себя увереннее и испытывали меньше тревоги. С заданиями они тоже справились лучше, чем участники из второй группы, которые были уверены, что стресс им только вредит.
Стоит изменить и свое восприятие дедлайнов: пускай они вызывают стресс, но он полезен, так как помогает нам сосредоточиться и приложить больше усилий для выполнения задачи. Думайте о них как о рабочем инструменте, благодаря которому можно быть более организованным и показывать высокий результат.
Знания о психологии и работе мозга, которые помогут выжить в этом безумном мире, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_dopamine
